Dieci consigli per organizzare una riunione

Il guardian raccoglie in un decalogo i pareri di manuali ed esperti su come organizzare una riunione, se proprio non se ne può fare a meno

1)è necessario?
Prima di indire una riunione chiedersi perchè lo si sta facendo. Se la risposta è: perchè lo ci si riunisce ogni lunedì mattina, allora non farlo

2)agenda
Gli esperti consigliano di tenere un'agenda della riunione e condividerla con i partecipanti, prima di iniziare la riunione. Inviare a tutti un ordine del giorno con i punti che si vogliono discutere e l'obiettivo che si vuole raggiungere

3)pochi ma buoni
Tenere il numero di partecipanti il più basso possibile. L'ideale sarebbero sei persone, al massimo perchè sia davvero utile si puó arrivare a dieci

4)avere uno "scriba"
Anche i migliori manuali consigliano di avere qualcuno addetto a prender nota, riassumere e ricordare agli altri ciò di cui si è parlato in riunione, e che poi si ricordi di inviare il tutto al resto dei partecipanti

5)niente tavola rotonda
Evitare il sistema di interventi tipo "tavola rotonda", in cui, sui dieci presenti, uno alla volta tutti prendono la parola per riferire quello che stanno facendo. Significa che, in ogni momento della riunione, almeno nove partecipanti non hanno niente da fare

6)orari
Cominciare la riunione in orario e finirla all'ora prefissata

7)durata
Mai più di un'ora, e questo è già il limite massimo

8)togliere le suonerie ai cellulari
Evitare le distrazioni, telefonini e blackberries spenti, e niente pc per controllare nevroticamente le email

9)ruotare
Non sedersi mai nello stesso posto. Cambiare posizione, secondo gli esperti contribuisce a mantenere viva l'attenzione

10) concentrazione
Cercare di mantenere l'attenzione su quello che viene detto. Non è cosa semplice, anche se sembra il consiglio più banale