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Con l’avvento delle fatture elettroniche, che hanno soppiantato quelle cartacee, la loro archiviazione non può certo più avvenire soltanto in polverosi e ingombranti faldoni che stipano scaffali rubando spazio. E che tuttavia assicuravano la presenza fisica del documento, subito rintracciabile al bisogno. Come ci si comporta invece con delle fatture “immateriali”? 

Le fatture elettroniche ormai vengono emesse verso ogni tipo di fornitore, non solo la pubblica amministrazione ma anche aziende private. Queste possono scegliere almeno tre modi per archiviarle. La prima, indicata dal provvedimento dell’Agenzia delle Entrate 89757 del 30 aprile 2018, dovrà comunque essere adottata entro il prossimo anno. Si tratta di conservare elettronicamente le fatture ricevute dal Servizio di interscambio (Sdi) utilizzando il servizio gratuito messo a disposizione dall’Agenzia delle Entrate. Occorre però aderire all’accordo di servizio pubblicato nell’area riservata sul sito web dell’Agenzia. L’accesso dovrebbe essere consentito al singolo contribuente oppure mediante il commercialista, o comunque un intermediario abilitato alla trasmissione telematica delle dichiarazioni fiscali (articolo 3 Dpr n. 322/1998) o qualunque altro soggetto autorizzato. La delega deve essere fornita utilizzando l’apposito modello da trasmettere sia telematicamente che manualmente all’Agenzia delle Entrate.

Il secondo modo per conservare le fatture elettroniche è indicato dalla circolare 13 del 2 luglio 2018, secondo la quale i soggetti passivi Iva possono conservare anche copie informatiche delle fatture elettroniche dopo averle convertite in formato pdf, jpg, txt, che utilizzano anche per le proprie fatture.

La terza modalità riguarda le fatture elettroniche non ricevute da fornitori di carburanti o subappaltatori, per cui sussiste un obbligo dal 1 luglio del 2018. Per costoro, se la fattura non è stata ricevuta dal destinatario in formato cartaceo, occorrerà inviarla per posta oppure telematicamente in formato pdf, perché il destinatario possa conservarla secondo gli usi che ne dovrà fare.

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