Guida alla prima nota contabile: cos'è e come si compila

Nella gestione di un’attività, sia essa una piccola impresa o un’azienda di grandi dimensioni, è fondamentale gestire con cura e attenzione la contabilità. Ciò è possibile grazie a diversi strumenti di rilevazione, tra i quali troviamo anche la prima nota contabile. Quest’ultima è un registro contabile utilizzato per annotare tutte le operazioni finanziarie giornaliere che si verificano all'interno di un’azienda.

La prima nota contabile potrebbe sembrare uno strumento semplice, ma si deve conoscere a fondo, visto che svolge un ruolo cruciale nella gestione della contabilità e nella corretta tenuta dei libri contabili. Come si compila correttamente una prima nota contabile e come utilizzarla?

Cos’è la prima nota contabile?

La prima nota contabile è uno strumento essenziale per qualsiasi impresa e la sua compilazione accurata permette di tenere traccia di tutte le operazioni economiche e di garantire la trasparenza necessaria per le autorità fiscali, rivelandosi utile anche per la corretta tenuta dei registri obbligatori nella contabilità semplificata.

Nel dettaglio, la prima nota contabile è un registro in cui vengono annotate in ordine cronologico tutte le operazioni contabili di un’impresa, come incassi, pagamenti, acquisti, vendite e altre transazioni economiche. Questo documento contabile offre un aiuto per la redazione dei bilanci e per la corretta gestione fiscale e serve di preparazione alla compilazione di altre scritture e alla stesura del libro giornale. 

La prima nota contabile consente di annotare tutti i movimenti relativi alle entrate e alle uscite e può essere suddivisa in due categorie: prima nota cassa e prima nota banca. In entrambe sono registrati i flussi di denaro in ingresso e in uscita, ma le due tipologie differiscono in base al mezzo utilizzato per il pagamento o l’incasso. Nella prima nota cassa trovano posto solo le movimentazioni in contanti, mentre nella prima nota banca confluiscono le operazioni realizzate tramite bonifici, assegni e cambiali. 

La prima nota di cassa è obbligatoria?

Non esiste allo stato attuale alcuna legge che imponga l’utilizzo della prima nota di cassa, che quindi non è obbligatoria, ma è altamente consigliabile, visto che permette di avere sotto controllo la situazione finanziaria delle aziende, specie per quelle che operano in regime di contabilità ordinaria. 

C’è da dire però che esiste un caso particolare in cui è prevista l’obbligatorietà della prima nota di cassa, secondo quanto indicato dall’articolo 24 del D.P.R. 633/1972. Il riferimento è ai commercianti al minuto “che tengono il registro in luogo diverso da quello in cui svolgono l'attività di vendita”. Questi soggetti “devono eseguire le annotazioni prescritte, anche in un registro di prima nota tenuto e conservato nel luogo o in ciascuno dei luoghi in cui svolgono l'attività di vendita, secondo le modalità stabilite con decreto del ministro delle Finanze”.

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Prima nota contabile: dare e avere

Nella prima nota contabile si applica il metodo della partita doppia, quindi ogni singola operazione è registrata contemporaneamente in due diversi conti: una in “Dare” di un conto e una, dello stesso importo, in “Avere” di un altro conto. Gli importi sono inseriti in due sezioni: quella di sinistra e quella di destra, tenendo presente che convenzionalmente la prima prende il nome di “Dare” e la seconda di “Avere”.

Come si compila una prima nota?

Dal momento che la prima nota contabile non è obbligatoria, non ci sono regole già definite da seguire per la sua compilazione, motivo per cui un’azienda può decidere liberamente le operazioni che intende valutare, in ragione delle quali varierà poi il numero di informazioni da inserire. Si prende come riferimento una tabella, nella quale a ciascuna operazione corrisponde una riga, segnandole in ordine cronologico. Di seguito riportiamo le principali informazioni da inserire relativamente all’operazione:

• descrizione: ogni movimento deve essere identificato, specificando se si tratta di un incasso o di un pagamento, di un acquisto o di una vendita;
• data: è necessario registrare la data in cui è avvenuto il movimento;
• importo: si deve indicare l’ammontare nella voce “entrate” o “uscite” di cassa, a seconda del tipo di operazione, ossia se si tratta di un addebito o di un accredito;
• conto corrente: segnare il numero di conto su cui è avvenuta la transazione;
• riferimento al documento contabile: evidenziare un elemento del documento fiscale, ad esempio il numero della fattura;
• saldo finale: dopo ogni operazione si deve indicare il saldo, ossia la somma che resta.

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Come si registra una fattura in prima nota?

La registrazione di una fattura in prima nota è una delle operazioni più frequenti nella gestione contabile di un’azienda e dipende dal tipo di fattura, avendo cura di distinguere tra acquisto e vendita. Quando l’impresa riceve una fattura, ad esempio per un acquisto dal fornitore Rossi, per un importo di 1.000 euro + IVA al 22%, quindi per un totale di 1.220 euro, in prima nota si andrà a registrare in un rigo l’acquisto da Rossi, inserendo 1.000 euro nella colonna “dare” e in un’altra riga si scriverà “IVA a credito”, per 220 euro nella colonna “dare”. In un’altra riga si annoterà “debiti verso fornitore”, scrivendo 1.220 euro nella colonna “avere”.

Nel caso di una fattura di vendita con gli stessi dati, l’importo totale sarà inserito nella colonna “dare”, indicando nella descrizione “crediti verso cliente”, mentre in un’altra riga si scriverà “ricavi da vendite”, distinguendo nella colonna “avere”, l’importo e l’IVA in due righe differenti. 

Prima nota contabile: come si registrano gli stipendi

Gli stipendi dei dipendenti devono essere registrati nella prima nota contabile in modo accurato, dato che rappresentano un’importante voce di costo per l’impresa. La registrazione avviene solitamente nel mese in cui vengono effettivamente pagati, indicando alla voce “dare” il costo lordo per il personale, così come i contributi previdenziali, le ritenute Irpef e le varie addizionali, mentre alla voce “avere” sarà segnato il debito verso i dipendenti, verso l’INPS e l’erario. 

Un esempio di prima nota contabile

Per avere le idee più chiare su quanto esposto fino a ora, ecco un esempio di prima nota contabile, rappresentata nella tabella di seguito, utilizzata per registrare in modo cronologico i movimenti finanziari di un'azienda, con la descrizione di ognuno, l’indicazione della data, del numero di documento e del saldo progressivo dopo ogni operazione.