Per garantire la massima trasparenza e la corretta informazione di tutti i proprietari, ogni convocazione deve contenere un elenco chiaro degli argomenti da trattare. Il documento è fondamentale per la validità delle deliberazioni e per evitare futuri contenziosi. Nello specifico, l'ordine del giorno dell'assemblea condominiale (OdG) è l'elenco delle tematiche sottoposte a votazione.
Secondo quanto prevede il Codice Civile, l'agenda va inserita nell'avviso da far pervenire a tutti gli aventi diritto almeno cinque giorni in anticipo rispetto alla data di prima convocazione. Deliberare su temi non in elenco comporta l'annullabilità delle decisioni ai sensi dell'articolo 1137 c.c.
Ordine del giorno assemblea condominiale, che cos'è
L'ordine del giorno rappresenta lo strumento attraverso il quale ogni condòmino viene messo in condizione di partecipare consapevolmente alla discussione dell'assemblea e alla relativa votazione. Per questo motivo, è importante sapere quando deve essere dettagliato.
A tal proposito, l'articolo 66 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile disciplina le tempistiche di consegna dell'avviso di convocazione. La norma impone all'amministratore di condominio - il quale spesso si affida alla convocazione dell'assemblea condominiale via mail, tramite PEC, perché più sicura e affidabile - di calcolare i cinque giorni di preavviso tenendo a mente che:
- il conteggio si effettua a ritroso, partendo dal giorno antecedente alla riunione;
- la data in cui si terrà la prima convocazione viene esclusa dal calcolo, applicando la regola giuridica del dies a quo non computatur in termino;
- il cronometro legale scatta solo nel giorno in cui il condòmino riceve materialmente l'avviso o la notifica di giacenza;
- la data di spedizione della raccomandata da parte dello studio amministrativo non ha alcun valore ai fini della validità dell'adunanza.
Chi decide l'ordine del giorno dell'assemblea condominiale
Di regola, chi decide concretamente di cosa si parlerà in assemblea è l'amministratore. Spetta a lui, infatti, stilare la lista degli argomenti, inserendo d'ufficio le questioni imposte dalla legge, come l'approvazione del bilancio preventivo e consuntivo. Eppure, il suo potere decisionale non è assoluto.
Il Codice Civile, infatti, mette a disposizione dei residenti uno strumento per orientare il dibattito. Se almeno due comproprietari, in grado di rappresentare insieme un sesto del valore millesimale dell'edificio (pari a un minimo di 166 millesimi), presentano una richiesta formale, l'amministratore è obbligato per legge a inserire quel tema specifico all'interno del primo avviso utile.
Come inserire l'ordine del giorno di un'assemblea condominiale
Nella stesura dei punti in discussione, l'amministratore deve attenersi al criterio della comprensibilità stabilito dalla giurisprudenza con la sentenza n. 10865/2016. L'avviso di convocazione deve mettere ogni condòmino nelle condizioni di valutare in anticipo la portata economica e gestionale delle decisioni da votare. Per prevenire contestazioni legali, la compilazione dell'elenco deve quindi garantire che:
- il linguaggio utilizzato sia semplice, diretto e privo di ambiguità;
- allegati e preventivi possono essere inviati in anticipo solo quando la complessità tecnica del tema lo richieda.
Quali regole devono seguire i condomini
Affinché la richiesta di inserimento di punti all'ordine del giorno di un'assemblea condominiale vada a buon fine, è necessario agire per tempo. Una comunicazione inviata all'ultimo minuto da un singolo proprietario non vincola, in alcun modo, l'amministratore. Senza i necessari quorum, infatti, la proposta si riduce a un semplice suggerimento. Per evitare di incassare un rifiuto, il condòmino deve muoversi con strategia, ricordando che:
- l'istanza va inoltrata con largo anticipo rispetto alla materiale spedizione degli avvisi, poiché una domanda recapitata a ridosso dei cinque giorni sarà inevitabilmente respinta;
- l'amministratore non ha l'obbligo giuridico di accogliere le istanze isolate se non sono supportate dai millesimi richiesti dalla legge (pari a un sesto del valore dell'edificio);
- la comunicazione deve sempre avvenire attraverso canali tracciabili (come PEC o raccomandata), in modo da conservare una prova inoppugnabile dell'avvenuta richiesta.
Come si integra l'ordine del giorno in un'assemblea di condominio
Quando in assemblea non si raggiunge l'unanimità dei presenti, l'iter per modificare le materie in discussione cambia. Per effettuare l'integrazione dell'ordine del giorno di un'assemblea, Codice Civile alla mano, l'amministratore deve attenersi a quanto disposto dal citato articolo 66. La norma impone che l'avviso, contenente l'elenco specifico e completo degli argomenti, debba essere comunicato a tutti i condòmini almeno cinque giorni prima dell'adunanza.
Pertanto, di fronte alla necessità di aggiungere nuovi punti all'ultimo minuto, esiste un'unica soluzione legale che è quella di revocare formalmente la vecchia convocazione. L'amministratore dovrà, quindi, emettere e spedire un nuovo avviso con l'elenco aggiornato, avendo cura di far decorrere nuovamente da zero i cinque giorni di preavviso per tutti i residenti, a garanzia della piena regolarità della nuova assemblea.
Assemblea condominiale per la nomina dell'amministratore
Alcune voci della scaletta possono nascondere insidie legali in grado di esporre il palazzo al rischio di contenziosi. Nella redazione dell'ordine del giorno dell'assemblea condominiale, ad esempio, i punti relativi alla nomina e alla conferma dell'amministratore esigono la massima precisione formale. L'articolo 1129, comma 14, del Codice Civile stabilisce, infatti, che l'assenza del preventivo rende nulla la delibera.
Si tratta di un principio ribadito con fermezza anche dalla Corte di Cassazione attraverso l'ordinanza n. 12927/2022. Per questo motivo, non basta indicare il nome del professionista. L'avviso deve obbligatoriamente esplicitare, invece, le condizioni economiche e il compenso richiesto per l'incarico.
Lo stesso rigore normativo interviene quando si predispone un ordine del giorno nell'assemblea condominiale per l'esecuzione di lavori. Una dicitura generica impedisce ai comproprietari di valutare la spesa e di esprimere un voto consapevole.
Il documento di convocazione deve chiarire, in modo inequivocabile, se l'intervento è di natura ordinaria o straordinaria. Inoltre, occorre sempre specificare l'area esatta dell'edificio interessata dalle opere, come nel caso della sostituzione della caldaia o del rifacimento del tetto.
Quali sono le cause di nullità e annullabilità di una delibera condominiale
Se l'assemblea approva un argomento non inserito nell'avviso di convocazione, si incorre in un vizio formale. Nel diritto immobiliare, parlare di nullità dell'ordine del giorno di un'assemblea condominiale rappresenta un errore tecnico. Le Sezioni Unite della Cassazione hanno stabilito, infatti, che l'omissione di un punto in scaletta genera l'annullabilità della delibera, non la sua nullità. La distinzione produce tre conseguenze giuridiche, ovvero:
- il difetto di convocazione si sana definitivamente se nessun avente diritto presenta ricorso nei tempi normativi;
- i condòmini assenti o dissenzienti hanno a disposizione un termine perentorio di 30 giorni per impugnare la decisione in tribunale;
- il condòmino presente a una votazione fuori programma deve sapere come comportarsi in un'assemblea, esigendo l'espressa verbalizzazione del proprio dissenso per garantirsi il diritto al ricorso.
Cosa significa 'varie ed eventuali' nell'ordine del giorno
Infine, è utile ricordare che l'espressione "varie ed eventuali" dell'ordine del giorno dell'assemblea condominiale deve sottostare ad alcuni vincoli, in quanto il suo contenuto:
- non offre alcuna copertura legale per assumere delibere o approvare spese vincolanti per i residenti;
- risulta utile e consentita solo per raccogliere suggerimenti o per ascoltare le comunicazioni orali dell'amministratore;
- rende immediatamente invalida e impugnabile qualsiasi votazione effettuata sfruttando in modo improprio lo spazio riservato.
Esempio di ordine del giorno di assemblea condominiale
Per redigere una convocazione formale senza errori, la scelta migliore è quella di affidarsi a un testo preimpostato. Si fornisce, di seguito, un fac simile di un ordine del giorno di un'assemblea condominiale da cui prendere spunto, progettato per guidare l'interessato nella stesura e per non dimenticare alcun elemento chiave. Nella compilazione della cartella, è necessario assicurarsi di:
- riportare l'intestazione, specificando il luogo, la data e l'orario della seduta;
- elencare i punti in modo schematico e chiaro, delineando una singola riga a ogni specifica materia di discussione;
- inserire sempre e in modo esplicito la voce dedicata alla nomina o alla conferma dell'amministratore, con relativo compenso;
- limitare la sezione "varie ed eventuali" alla chiusura del documento, destinandola ad accogliere eventuali comunicazioni a voce.
Modello Fac Simile da usare per ordine del giorno
Oggetto: convocazione di Assemblea [Ordinaria/Straordinaria] del Condominio "[Nome Condominio]"
Ai signori Condòmini
Loro Sedi
Con la presente, i signori Condòmini sono convocati in Assemblea [Ordinaria/Straordinaria] che si terrà:
- In prima convocazione il giorno [Data], alle ore [Ora], presso [Luogo/Indirizzo]
- In seconda convocazione il giorno [Data], alle ore [Ora], presso [Luogo/Indirizzo]
Per discutere e deliberare sul seguente:
ORDINE DEL GIORNO
- Nomina del Presidente e del Segretario dell'Assemblea;
- Approvazione del rendiconto consuntivo relativo alla gestione dell'anno [Anno] e del relativo piano di riparto delle spese;
- Approvazione del preventivo per l'anno [Anno] e del relativo piano di riparto delle spese;
- Nomina o conferma dell'Amministratore di condominio, con esplicita presentazione e approvazione del preventivo relativo all'offerta economica e al compenso professionale richiesto (ai sensi dell'art. 1129, comma 14, c.c.);
- Discussione ed eventuale approvazione di lavori [Ordinari/Straordinari]: [Descrivere in modo inequivocabile l'intervento e l'esatta porzione dell'edificio interessata, es. "Rifacimento della guaina impermeabilizzante del lastrico solare" o "Sostituzione della caldaia condominiale"] e valutazione dei relativi preventivi di spesa;
- Varie ed eventuali: comunicazioni informative dell'amministratore e suggerimenti verbali da parte dei residenti (spazio non valido per l'assunzione di delibere o per l'approvazione di spese vincolanti).
Si ricorda che, qualora un comproprietario fosse impossibilitato a partecipare fisicamente, potrà farsi rappresentare da una persona di sua fiducia (con l'esclusione dell'Amministratore) compilando l'apposito modulo di delega in calce.
Cordiali saluti,
[Luogo e Data]
L'Amministratore
[Nome, Cognome e Firma]
(Sezione da ritagliare, compilare e consegnare al delegato)
DELEGA DI PARTECIPAZIONE
Il/La sottoscritto/a [Nome e Cognome], proprietario/a dell'unità immobiliare sita in [Scala/Piano/Interno], delega il/la Sig./Sig.ra [Nome e Cognome del Delegato] a rappresentarlo/a nell'Assemblea del Condominio "[Nome Condominio]" convocata per il giorno [Data della riunione in cui si presume di partecipare, es. in seconda convocazione].
Al delegato viene conferito ogni più ampio potere di discussione e di espressione del voto in merito a tutti gli argomenti indicati all'ordine del giorno, dichiarando fin da ora di ratificare e ritenere valido il suo operato.
[Luogo e Data]
Firma del delegante:
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