Chi sceglie i fornitori del condominio, tra assemblea e amministratore

Al fine di gestire le parti comuni in modo efficace, lo stabile condominiale deve spesso avvalersi di soggetti esterni qualificati: professionisti che intervengano per le operazioni di pulizia, imprese edili per le necessità di ristrutturazione, operatori di mercato per le utenze. Ma chi sceglie i fornitori del condominio? La decisione spetta normalmente all’assemblea, deliberando a maggioranza, mentre l’amministratore ha autonomia solo per la manutenzione ordinaria o, ancora, la realizzazione di lavori urgenti. Tuttavia, il condominio può decidere di delegare la preparazione della scelta anche a un apposito comitato.

Chi sono i fornitori di un condominio

Per soddisfare le esigenze collettive, è più che normale che il condominio si avvalga delle più svariate figure esterne. Ma quali sono i fornitori di uno stabile condominiale? In linea generale, si tratta di professionisti o aziende che sono in grado di garantire sia servizi quotidiani - come, ad esempio, la pulizia delle parti comuni - che interventi straordinari, quali il rifacimento di impianti. In linea generale, fra i più comuni fornitori condominiali, si elencano:

• le imprese di pulizia per scale, cortili e aree esterne;
• le aziende specializzate nella manutenzione di ascensori, impianti termici, idrici ed elettrici;
• i giardinieri o le ditte specializzate per la cura delle zone verdi condominiali;
• i fornitori di gas, luce, acqua e altri gestori di servizi;
• le imprese edili per opere straordinarie come il rifacimento di facciate, tetti o balconi;
• i tecnici e i consulenti per la sicurezza antincendio, l’accessibilità e le certificazioni normative;
• le compagnie assicurative e gli studi professionali per la gestione di polizze e pratiche amministrative.

Ogni categoria opera secondo modalità e accordi diversi. Ad esempio, i contratti possono essere ricorrenti - l’impresa di pulizia può avvalersi di un contratto annuale, da rinnovare con il parere positivo dell’assemblea - oppure una tantum, come nel caso di interventi specifici e limitati nel tempo.

Chi sceglie i fornitori del condominio

Proprio poiché i soggetti esterni che possono interagire con lo stabile condominiale sono i più disparati, è utile comprendere chi proceda alla loro selezione. Molto dipende dalla tipologia di interventi da realizzare o, ancora, dalle esigenze da risolvere:

• per la manutenzione ordinaria o le piccole spese, di solito procede in autonomia l’amministratore, nell’ambito delle attribuzioni e del preventivo approvato e ai sensi dell’articolo 1130 del Codice Civile;
• per la manutenzione straordinaria, la scelta dei fornitori del condominio spetta all’assemblea, con le maggioranze previste dall’articolo 1136 del Codice Civile: in prima convocazione, la maggioranza degli intervenuti e almeno 500 millesimi del valore dello stabile. Per le innovazioni, si applicano però maggioranze potenziate.

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Nella pratica, quando si rende necessario il parere dell’assemblea:

• l’amministratore raccoglie i preventivi e redige un capitolato tecnico dettagliato;
• viene convocata l’assemblea con ordine del giorno specifico sulla scelta del fornitore;
• si procede alla discussione e all’approvazione della delibera;
• la delibera viene verbalizzata e resa accessibile a tutti i condomini, per eventuali impugnazioni.

L’assemblea può inoltre decidere di delegare la preparazione della scelta del fornitore a un apposito comitato di condomini, purché ne vengano definiti limiti e poteri.

Quando l’amministratore può scegliere in autonomia

In base ai poteri attribuiti dall’articolo 1130 del Codice Civile, l’amministratore può provvedere alle spese ordinarie, senza una preventiva autorizzazione assembleare, purché nei limiti delle attribuzioni e del preventivo approvato.

In questi casi, sarà quindi lo stesso professionista a scegliere a quali fornitori affidarsi, sempre nell’interesse del condominio e, in ogni caso, senza conflitti d’interesse o vantaggi personali. Di solito, l’amministratore procede in autonomia per:

• la manutenzione ordinaria delle parti comuni;
• l’esercizio di servizi ricorrenti, come le pulizie, il giardinaggio, la verifica degli impianti;
• la stipula di contratti ricorrenti già previsti nel bilancio annuale approvato, entro i limiti del preventivo e delle decisioni assembleari;
• la gestione di forniture essenziali, entro i limiti di spesa preventivati dall’assemblea.

In condizioni di estrema urgenza, al fine di evitare danni imminenti o gravi problemi allo stabile, l’amministratore può procedere anche per manutenzioni e interventi straordinari, ai sensi dell’articolo 1135 del Codice Civile. Dovrà poi informare l’assemblea alla prima riunione utile, conservando tutta la relativa documentazione.

Se l’amministratore di condominio firma contratti senza chiedere ai condomini, nelle situazioni che impongono un’esplicita delibera assembleare, può essere esposto a responsabilità e, in caso di gravi irregolarità, alla revoca dal suo ruolo ai sensi dell’articolo 1129 del Codice Civile.

Quali sono i criteri di selezione dei fornitori

Ma come si valuta un fornitore, quali criteri devono orientare la scelta del condominio? La selezione non può unicamente ridursi al prezzo più basso, ma deve tenere in considerazione le esigenze del condominio nel suo complesso: la professionalità, la sicurezza, la sostenibilità nel tempo.

Sia l’assemblea che l’amministratore, quest’ultimo per la manutenzione ordinaria o gli interventi urgenti, godono di una certa discrezionalità, purché si rispettino le norme vigenti e, soprattutto, non si proceda guidati da conflitti d’interesse. In linea generale, bisognerà prendere in considerazione criteri quali:

• la qualità del servizio offerta e l’adeguatezza tecnica rispetto alle esigenze condominiali;
• l’esperienza nel settore di riferimento ed eventuali referenze positive;
• la regolarità fiscale, contributiva e il rispetto delle norme di sicurezza vigenti;
• le garanzie post-vendita o post-servizio, nonché le polizze assicurative per inadempienze o errori;
• la sostenibilità nel tempo dell’intervento e la convenienza economica complessiva.

Per garantire il massimo della trasparenza, è prassi confrontare almeno tre preventivi mettendo a disposizione dei condomini tutta la documentazione, affinché possa essere analizzata profondamente, riducendo il rischio di contestazioni future.

Come scegliere il preventivo più adatto

Anche la scelta del miglior preventivo non deve essere effettuata alla leggera, perché vi sono diversi parametri da prendere in considerazione. L’obiettivo è infatti identificare la proposta che meglio possa equilibrare qualità, costi e affidabilità nel medio-lungo periodo. Solitamente, è utile verificare:

• il rispetto dell’offerta rispetto al capitolato tecnico predisposto;
• il rapporto qualità-prezzo, considerando anche esperienza e garanzie fornite;
• le referenze presso altri condomini e la solidità dell’impresa;
• i tempi d’esecuzione stimati, gli oneri accessori e le condizioni per la revisione dei prezzi in itinere.

Per facilitare l’operazione, è utile predisporre una relazione dettagliata con i pro e i contro di ogni preventivo, affinché l’assemblea possa disporre di una visione d’insieme il più possibile completa, prima di procedere a votazione.

Il peso della contabilità condominiale nella scelta dei preventivi

Non si può però negare che la contabilità condominiale abbia un peso fondamentale nella scelta dei preventivi, proprio perché ogni decisione deve essere sostenibile rispetto al bilancio approvato e alle disponibilità economiche del condominio. Non a caso, l’articolo 1135 del Codice Civile impone all’amministratore di redigere il bilancio preventivo annuale e di costituire il fondo speciale per i lavori straordinari.

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Nell’ottica di una scelta equilibrata, andranno perciò considerati elementi contabili quali:

• l’impatto sul rendiconto annuale e sulla ripartizione millesimale;
• la necessità di costituzione o di utilizzo di fondi speciali per opere straordinarie;
• la possibilità di rateizzazione dei pagamenti e d’accesso a eventuali contributi pubblici;
• il rischio di conguagli elevati o di morosità tra i condomini.

Come si cambia il fornitore di gas in un condominio

Infine, per comprendere al meglio il processo è utile far riferimento a un esempio ben più pratico e comune, quale la necessità di cambiare il fornitore di gas del condominio. Come si procede, in questi casi?

I primi passi spettano all’amministratore, che procede a verificare la scadenza del contratto con l’attuale fornitore e raccogliere le offerte più competitive fra quelle disponibili sul mercato. A questo punto:

• convoca l’assemblea specificando l’ordine del giorno;
• presenta un confronto tra tariffe, servizi inclusi e costi di passaggio o attivazione.

Verificata tutta la documentazione disponibile, compresi eventuali preventivi, l’assemblea:

• approva a maggioranza la delibera, secondo i quorum dell’articolo 1136 del Codice Civile:
• autorizza l’amministratore alla disdetta del precedente contratto e alla stipula del nuovo.

Non appena il passaggio al nuovo fornitore di gas sarà completato, l’amministratore comunicherà al condominio l’avvenuto cambio. È inoltre utile ricordare che la delibera approvata può essere impugnata entro 30 giorni - dalla votazione in assemblea per i presenti, dalla ricezione del verbale per gli assenti - secondo i criteri previsti dall’articolo 1137 del Codice Civile.