Come gestire le questioni condominiali quando l’amministratore di condominio va in ferie: istruzioni e consigli utili
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Amministratore in ferie
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L’incarico dell’amministratore è valido per un anno intero e non consente interruzioni. Questa figura opera come un libero professionista e non come un lavoratore dipendente, di conseguenza, legalmente, non avrebbe diritto alle ferie. Nonostante questo, però, l’assemblea condominiale, può concedergli un periodo di riposo. Ma come occorre comportarsi in questi casi? Sapere chi dovrebbe essere incaricato a sopperire agli obblighi dell’amministratore nel caso in cui sia assente, è fondamentale per garantire una gestione efficiente del complesso immobiliare. Scopriamo insieme come comportarsi nel caso di amministratore di condominio in ferie, come e quando nominare un eventuale sostituto e quali accortezze seguire per non commettere alcun errore. 

Quando l’amministratore di condominio può richiedere le ferie?

La durata in carica di un amministratore di condominio è solitamente annuale, con la possibilità di rinnovo tramite delibera dell'assemblea condominiale. Durante questo arco di tempo, il libero professionista in questione, non essendo dipendente del condominio, non ha diritto legale alle ferie. Il mandato non prevede interruzioni, tuttavia, durante il periodo estivo o in caso di particolari esigenze, l’amministratore può richiedere ai condomini l’autorizzazione per un periodo di riposo. 

Per ottenere tale concessione, il soggetto è tenuto a informare con largo anticipo l’assemblea in merito alle date in cui sarà assente e alle motivazioni, specificando anche la modalità di gestione di eventuali urgenze. Questo implica la designazione di un sostituto temporaneo o la predisposizione di un piano di continuità per garantire che tutte le attività condominiali continuino ad essere svolte senza interruzioni.

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Quali sono gli obblighi da adempiere prima di andare in ferie?

Dato che le ferie non sono regolamentate ma concesse volontariamente da parte dell’assemblea condominiale, l’amministratore è comunque tenuto a rispettare dei precisi obblighi al fine di consentire una gestione efficiente e continua del condominio durante la sua assenza. In un complesso immobiliare, gli imprevisti sono all’ordine del giorno: diverbi, guasti agli impianti, allagamenti e malfunzionamento degli ascensori sono solo alcune delle situazioni alle quali può essere necessario far fronte. 

Proprio per questo motivo è importante che, prima di concedersi un periodo di pausa, l’amministratore dovrebbe:

  • verificare che tutti gli impianti siano funzionanti;
  • saldare bollette in scadenza e pagamenti dovuti ai fornitori;
  • fornire un elenco completo dei recapiti di fornitori e professionisti da contattare in caso di emergenze o guasti improvvisi. 

Inoltre, nel caso di amministratore di condominio in conflitto di interessi, sarebbe opportuno risolvere tale situazione prima di partire per le ferie, in modo da evitare qualsiasi forma di disaccordo o malinteso durante il periodo di assenza. Queste misure aiutano a mantenere la fiducia dei condomini e assicurano un clima sereno nell’intero condominio. 

Obbligo di reperibilità dell’amministratore

Una volta accordate le ferie da parte dell’assemblea, l’amministratore può concedersi un periodo di riposo, durante il quale però, è comunque tenuto a rimanere reperibile. Tra i suoi doveri rientrano quelli relativi alle attività di gestione ordinaria e straordinaria; di conseguenza, in caso di urgenza, i condomini devono poter contattare l’amministratore e richiedere il suo intervento. 

Come previsto anche dal Codice civile, gli inquilini devono quindi disporre della cosiddetta targa di reperibilità, contenente generalità, domicilio e recapiti, anche telefonici, dell’amministratore o del suo sostituto, affissi in un luogo di accesso al condominio o di maggior uso comune. 

Adeguata gestione dei documenti

Un altro aspetto da non tralasciare ha a che fare con i documenti condominiali: è importante che l’amministratore regolarizzi tutta la documentazione che potrebbe servire durante la sua assenza, mantenendola aggiornata, organizzata e facilmente accessibile. 

Tra i documenti più importanti da rivedere prima di concedersi un periodo di pausa: 

  • registri contabili;
  • contratti con i fornitori;
  • documentazione legale: regolamento condominiale, verbali di assemblea, atti notarili.

Predisporre un riepilogo dettagliato delle attività in corso, delle scadenze imminenti e dei contatti di riferimento permette di evitare l’insorgenza di spiacevoli problematiche e contribuisce a mantenere un clima di fiducia e trasparenza all’interno della comunità condominiale.

Amministratore in ferie
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Amministratore in ferie: la nomina del sostituto

Secondo la legge, è possibile nominare un sostituto dell’amministratore di condominio nel caso in cui quest’ultimo vada in ferie o sia assente per altri motivi. In questo modo è possibile garantire che le attività ordinarie e straordinarie del condominio non subiscano interruzioni significative e che eventuali emergenze possano essere gestite tempestivamente.

L’art. 1717 del Codice civile italiano stabilisce che la nomina del sostituto non può avvenire in modo autonomo da parte dell’amministratore, ma deve essere autorizzata dall’assemblea condominiale e deve risultare necessaria per l'adempimento dell'incarico. In alcuni casi è possibile che i condomini autorizzino l’amministratore a farsi sostituire da un terzo, senza specificare la persona.

Quali sono i doveri del sostituto dell’amministratore?

Quando si nomina un sostituto dell’amministratore di condominio è importante chiarire sin da subito, in modo chiaro e preciso, le responsabilità e le competenze richieste. Generalmente al soggetto in carica, seppur temporanea, è richiesto di assumere tutte le funzioni previste normalmente dall’incarico

Nel caso in cui la sostituzione non era stata prevista e/o autorizzata dall’assemblea, l’amministratore condominiale è ritenuto responsabile di eventuali problemi insorti durante la sua assenza. 

Perché sarebbe meglio rimandare le questioni meno urgenti e aspettare il ritorno dell’amministratore?

Nel caso di situazioni importanti da gestire sarebbe bene attendere il rientro dell’amministratore dal suo periodo di riposo in quanto egli possiede una conoscenza più dettagliata del condominio e delle sue dinamiche interne. In questo modo è possibile evitare decisioni affrettate o non ben ponderate e far sì che eventuali problematiche siano affrontate con competenza e nel rispetto delle normative vigenti. 

L’amministratore, grazie alla sua esperienza, è in grado di valutare le situazioni sotto diversi punti di vista, considerando gli interessi di tutti i condomini e garantendo una gestione equilibrata e trasparente. In questo modo è possibile promuovere un ambiente armonioso e ben organizzato oltre che una maggiore fiducia nei confronti dell’operato del soggetto in carica. 

 

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