Assemblea condominiale da remoto: come farla e le regole da seguire

In un’era sempre più caratterizzata dalla digitalizzazione, le tecnologie virtuali entrano a pieno titolo anche nei contesti condominiali. Ad esempio, grazie alle modifiche normative introdotte dalla Legge 126/2020, è possibile organizzare un’assemblea condominiale da remoto, sfruttando le possibilità della videoconferenza. Affinché le delibere della riunione condominiale siano valide, è però indispensabile seguire alcune precise regole, sia nella convocazione dell’assemblea che per il suo svolgimento. Ma cosa sapere?

Cos’è l’assemblea condominiale da remoto

Innanzitutto, qual è il significato di assemblea condominiale da remoto? Come facile intuire, si tratta della possibilità di condurre una riunione condominiale sfruttando mezzi telematici, come ad esempio la videoconferenza, senza che vi sia la compresenza dei partecipanti in un preciso luogo fisico. Introdotta per rispondere alle necessità della recente pandemia, questa opzione si è consolidata nel tempo.

Secondo l’attuale normativa sull’assemblea condominiale online - principalmente definite dall’articolo 66 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile, modificato dalla Legge 126/2020 - la riunione da remoto è valida solamente se approvata a maggioranza dai condomini o, ancora, se modalità espressamente prevista dal regolamento condominiale. In caso vi fossero condomini privi di tecnologie idonee al collegamento, è buona prassi per l’amministratore di condominio garantire delle alternative, quali la partecipazione telefonica.

Cosa si intende per assemblea condominiale mista

Rispetto alla riunione esclusivamente da remoto, è più frequente che venga convocata un’assemblea condominiale mista, in videoconferenza e in presenza. Senza troppe sorprese, si tratta della fusione di una riunione tradizionale con una da remoto:

• alcuni condomini si trovano in presenza, nel luogo designato per l’assemblea;
• altri partecipano alla stessa in videoconferenza.

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In questo caso, in sede di comunicazione dell’assemblea, l’amministratore dovrà fornire istruzioni sia per la partecipazione dal vivo - ad esempio il luogo e l’orario - nonché per quella online. Inoltre, deve assicurare che i diritti di tutti i condomini siano rispettati, pertanto chi partecipa in presenza deve avere la possibilità di interagire con chi si trova da remoto, ad esempio con schermi e sistemi audiovisivi condivisi.

Come fare un’assemblea condominiale da remoto

Sapere come fare un’assemblea condominiale da remoto è di fondamentale importanza sia per l’amministratore di condominio che per i condomini, affinché vengano rispettati i requisiti di legge previsti e le delibere siano formalmente valide. Ma quali passaggi è necessario seguire?

Quale maggioranza per un’assemblea online?

Il primo fattore da prendere in considerazione sono le maggioranze per l’assemblea condominiale da remoto. È infatti necessario, così come precedentemente accennato, che vi sia una specifica autorizzazione all’uso della modalità online, a meno che la stessa non sia già prevista da regolamento condominiale.

Come stabilito dall’articolo 66 delle Disposizione di Attuazione del Codice Civile, è necessario raggiungere la maggioranza dei condomini, quindi pari al 50%+1 degli stessi. Non serve, invece, una precisa rappresentazione in millesimi, tuttavia può essere utile predisporre un modulo di consenso per l’assemblea condominiale online, così da ottenere il parere scritto di ogni condomino. Se, invece, si vuole aggiungere la modalità online all’interno del regolamento assembleare, in base all’articolo 1136 del Codice Civile, bisogna raggiungere:

• la maggioranza degli intervenuti in assemblea;
• purché rappresentino almeno 500 millesimi del valore dell’edificio.

Se, tuttavia, si rende necessaria la modifica del regolamento contrattuale, bisognerà raggiungere l’unanimità. Naturalmente, i quorum deliberativi per gli argomenti discussi nel corso di un’assemblea online - ad esempio, l’approvazione di una manutenzione straordinaria, come il rifacimento del tetto dello stabile - rimangono invariati rispetto a un’assemblea classica, secondo le maggioranze previste sempre dall’articolo 1136 del Codice Civile.

È bene ricordare che, in caso di inerzia dell’amministratore che non provveda alla convocazione entro 10 giorni dalla richiesta, è possibile l’autoconvocazione dell’assemblea condominiale: sempre in base all’articolo 66 sopracitato, possono farlo almeno due condomini, purché rappresentino almeno un sesto dei millesimi. Anche in questo caso, bisognerà specificare se la riunione sia dal vivo, online oppure mista.

Quale piattaforma per assemblee condominiali

In merito alle piattaforme ammesse per un’assemblea online, non vi sono particolari limitazioni a livello legislativo: è sufficiente utilizzare software che siano in linea con la normativa sulla privacy e la protezione dei dati, in altre parole che siano conformi alle disposizioni della GDPR.

Di conseguenza, tutti i più conosciuti software di videoconferenza - da Google Meet a Zoom, passando per Microsoft Teams - sono più che validi a questo scopo. L’amministratore di condominio deve però verificare che:

• tutti i partecipanti abbiano medesime possibilità d’accesso e interazione;
• è utile fornire alternative, come ad esempio la partecipazione telefonica, per coloro che non possono utilizzare le ultime tecnologie, ad esempio perché sprovvisti di dispositivi idonei o di connessione sufficientemente veloce.

Per queste ragioni, è sempre utile testare la piattaforma con qualche giorno d’anticipo rispetto all’assemblea stessa.

Come deve essere comunicata un’assemblea condominiale

Come facile intuire, anche per le riunioni da remoto occorre rispettare le consuete disposizioni sulle modalità di convocazione. Ma per un’assemblea online, quali sono le regole per non sbagliare?

Sempre in base all’articolo 66 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile, la convocazione deve essere inviata ai condomini almeno 5 giorni prima della riunione, tramite raccomandata, PEC, fax o consegna a mano. Inoltre, dovrà includere delle specifiche indicazioni, quali:

• giorno e orario dell’assemblea;
• piattaforma utilizzata, con link ed eventuali credenziali d’accesso;
• luogo, se l’assemblea è mista, seguendo la normativa vigente su dove si possono svolgere le riunioni;
• ordine del giorno.

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Non è necessario che l’avviso sia particolarmente prolisso, purché includa le necessarie informazioni. Un fac-simile di convocazione di assemblea condominiale online potrebbe essere il seguente:

“OGGETTO: convocazione dell’assemblea condominiale da remoto

Si comunica che l’assemblea si terrà il [DATA] alle [ORA] attraverso la piattaforma [NOME PIATTAFORMA], accessibile a questo indirizzo [LINK], con le seguenti credenziali. L’ordine del giorno è [ARGOMENTO]. Per assistenza tecnica, informazioni ed eventuali altre necessità, si consiglia di contattare l’amministratore telefonicamente al [NUMERO] oppure scrivendo a [MAIL]”

Il voto nelle assemblee condominiali online

Ma come avvengono le operazioni di voto, in un’assemblea condotta da remoto oppure mista? È importante che il parere dei singoli condomini venga correttamente considerato, di conseguenza si può procedere:

• con gli strumenti eventualmente integrati nella piattaforma, come pulsanti di voto;
• per alzata di mano visibile, se tutti i partecipanti sono collegati in video;
• tramite appello nominale, con comunicazione verbale del voto;
• per messaggio in chat o via mail, purché se ne tenga traccia e le volontà vengano espresse contestualmente alla riunione, non dopo. 

L’amministratore è chiamato a contare i voti nel modo più trasparente possibile, registrandoli poi nel verbale. Eventuali deleghe possono essere inviate via mail o PEC, purché scritte e firmate. Ancora, il presidente verifica le presenze all’inizio, notando assenti e delegati e, in caso di improvvise disconnessioni, è consigliato sospendere le operazioni di voto, per riprenderle quando tutti saranno effettivamente collegati.

L’impugnazione di un’assemblea condominiale online

Infine, è utile ricordare che le consuete modalità di impugnazione di un’assemblea condominiale rimangono valide anche se quest’ultima è condotta virtualmente. In base a quanto definito dall’articolo 1137 del Codice Civile, un condomino dissenziente può contestare la delibera entro 30 giorni dalla data della deliberazione, mentre un condomino assente entro 30 giorni dalla comunicazione del verbale, che decorre dal momento in cui il verbale è messo a disposizione.

Fra i motivi più comuni per la possibile impugnazione, si elencano:

• la convocazione irregolare, ad esempio a meno di 5 giorni dalla riunione o in assenza di dettagli sulla piattaforma utilizzata;
• l’esclusione dall’assemblea per problemi tecnici non imputabili al condomino;
• mancata autorizzazione preventiva dell’assemblea online, se non già prevista da regolamento;
• mancato raggiungimento dei corretti quorum deliberativi.

In caso di dubbi, è utile contattare l’amministratore per eventuali spiegazioni e, ancora, il proprio legale di fiducia.