Anagrafe condominiale: gli obblighi dell’amministratore nella gestione

Quella dell'amministratore di condominio è una figura importante, anche nella corretta gestione del registro dell’anagrafe condominiale: gli obblighi dell’amministratore previsti dalla legge rispondono a precise esigenze di trasparenza. Non solo il professionista dovrà accertarsi che le informazioni riportate siano sempre aggiornate, ma anche che la stessa gestione avvenga nel pieno rispetto dei requisiti di riservatezza. Ma quali sono le richieste di legge a cui l’amministratore deve rispondere?

Come funziona il registro dell'anagrafe condominiale in un condominio

Il registro dell’anagrafe condominiale è un documento indispensabile per la gestione trasparente del condominio. Introdotto dalla Legge 220/2012, cioè la Riforma del Condominio, nasce per tenere traccia di informazioni di base fondamentali quali:

• le generalità di chi risiede nello stabile o dispone di diritti reali e personali sulle unità immobiliari. Può quindi comprendere i proprietari, gli usufruttuari, gli inquilini e i comodatari;
• i dati catastali sia dello stabile che dei singoli appartamenti;
• le informazioni di base sulla sicurezza delle parti comuni dell’edificio.

La gestione dell’anagrafe condominiale obbligatoria spetta all’amministratore, così come prevede l’articolo 1130 del Codice Civile, allo scopo di garantire il massimo della trasparenza e dell’operatività nel condominio. È possibile trovare un fac-simile di anagrafe condominiale sui portali delle principali associazioni di amministratori di condominio o sui siti delle amministrazioni pubbliche: ad esempio, l’ATER di Gorizia ne rende disponibile una versione PDF.

Gli obblighi generali dell’amministratore per l’anagrafe condominiale

Affinché l’amministratore possa garantire il massimo della correttezza e della trasparenza nella gestione dell’anagrafe condominiale, l’articolo 1130 del Codice Civile definisce gli obblighi generali a cui il professionista dovrà adeguarsi. Nel dettaglio, l’amministratore dovrà occuparsi:

• della raccolta dei dati, richiedendo ai condomini e agli altri titolari di diritti le informazioni necessarie per la compilazione del registro come le generalità, il codice fiscale e i dati catastali. Dovrà inoltre recuperare tutti i dati utili per confermare la sicurezza delle parti comuni, ad esempio quelle relative alla conformità edilizia;
• dell’aggiornamento nel tempo del registro, prendendo nota di tutte le variazioni - come ad esempio locazioni, decessi e successioni - che i condomini devono comunicare entro 60 giorni;
• del sollecito ai condomini o ai titolari di diritti per inadempienze, come la mancata o incompleta comunicazione dei dati. In questo caso, il professionista può inoltrare una richiesta tramite raccomandata e, dopo 30 giorni, procedere in autonomia al recupero dei dati, addebitando i costi ai responsabili;
• della conservazione del registro in un luogo comunicato ai condomini;
• della predisposizione dell’accesso gratuito al registro, in base a quanto previsto dall’articolo 1129 del Codice Civile;
• del rispetto della privacy dei condomini e dei titolari di diritti, in base alla GDPR, trattenendo solo le informazioni pertinenti e indispensabili.

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Questi compiti sull’anagrafe si aggiungono ai normali obblighi dell’amministratore per i condomini superiori a 8 unità. Nei condomini con 8 o meno condomini, dove la nomina di un amministratore non è obbligatoria ai sensi dell’articolo 1129 del Codice Civile, la gestione del registro è affidata ai condomini stessi, delegandola eventualmente a un condomino facente funzioni amministrative.

Quali sono gli obblighi di comunicazione dell’amministratore di condominio

Fra le tante necessità di legge definite per la corretta gestione dell’anagrafe condominiale, vale di certo la pena di soffermarsi sugli obblighi di comunicazione da parte dell’amministratore. Questi rappresentano infatti gli elementi chiave per la corretta tenuta del registro e, come accennato nei precedenti paragrafi, si distribuiscono su diverse fasi.

Gli obblighi nella raccolta dei dati

In termini di comunicazione, uno degli obblighi principali riguarda la raccolta dei dati, che l’amministratore deve avviare al momento della nomina per compilare l’anagrafe. Come già visto, il professionista dovrà raccogliere:

• le generalità e i codici fiscali dei condomini e dei titolari di diritti reali o personali sugli immobili;
• i dati catastali delle singole unità immobiliari;
• le informazioni di sicurezza sulle parti comuni.

Per farlo, l’amministratore può inviare una comunicazione scritta agli stessi condomini, fornendo un modello precompilato, dove inserire le informazioni mancanti. Affinché l’adempimento sia confermato, la stessa comunicazione deve avvenire preferibilmente tramite raccomandata o PEC.

Le necessità di aggiornamento e la gestione delle inadempienze

Ogni volta che si rende necessario un aggiornamento del registro, l’amministratore deve procedere inserendo tutte le variazioni necessarie. In genere, la modifica è indispensabile se:

• viene venduta un’unità immobiliare all’interno del condominio, in questo caso bisognerà registrare i dati dei nuovi proprietari;
• viene sottoscritto un contratto di locazione, quindi sarà necessario aggiornare il registro con i dati degli inquilini;
• si verifica il decesso di un titolare dei diritti, sarà quindi indispensabile registrare le generalità degli eredi, a seguito dell’accettazione dell’eredità.

Per procedere a eventuali variazioni del registro, i titolari hanno tempo 60 giorni per inoltrare la relativa comunicazione. Qualora si verificassero intoppi nell’ottenimento delle nuove informazioni, ad esempio perché il titolare non le fornisce in toto o parzialmente, il professionista deve:

• inoltrare una raccomandata con un sollecito per la tempestiva consegna di tutti in dati necessari;
• se, dopo 30 giorni, il titolare non ha dato seguito alla richiesta, o fornisce dettagli parziali, l’amministratore può procedere autonomamente nel recupero delle informazioni, addebitando poi eventuali costi ai responsabili.

È fondamentale che l’amministratore agisca tempestivamente per l’aggiornamento del registro, poiché informazioni non recenti possono causare problemi operativi nella gestione del condominio. Ad esempio, un’errata convocazione dell’assemblea potrebbe portare all’impugnazione delle delibere, in base all’articolo 1137 del Codice Civile.

L’obbligo di consultazione e d’accesso

Infine, uno degli obblighi di comunicazione riguarda il luogo e le modalità di consultazione del registro: l’amministratore dovrà informare tutti i titolari dei diritti, per il massimo della trasparenza. È utile ricordare che, in base all’articolo 1129 del Codice Civile:

• l'amministratore deve sempre garantire il diritto d’accesso al registro;
• la consultazione del registro deve essere gratuita.

In caso fossero richieste copie o altri servizi, il professionista può però addebitare eventuali rimborsi dei costi di riproduzione ai richiedenti. Ancora, l’accesso al registro deve essere concesso ai titolari dei diritti, reali o personali, mentre inibito a soggetti terzi che non dispongono di simili privilegi di consultazione.

Cosa rischia l’amministratore che non esibisce il registro dell’anagrafe condominiale

Se l’amministratore non dovesse mantenere fede ai suoi obblighi di gestione e comunicazione del registro dell’anagrafe condominiale, o dovesse impedirne l’accesso a chi ne ha diritto, rischia di imbattersi in gravi conseguenze.

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Innanzitutto, la mancata tenuta o aggiornamento del registro rappresenta una grave irregolarità, in base all’articolo 1129 del Codice Civile. Ciò può comportare la revoca giudiziale dell’amministratore che, in base all’articolo 64 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile se uno o più condomini ricorrono in tribunale.

Ancora, bisogna tenere presente che la mancata gestione può esporre l’amministratore a responsabilità civili, con la richiesta di risarcimento danni, poiché:

• come già spiegato, dati erronei o non aggiornati impediscono la corretta costituzione delle assemblee e, di conseguenza, espone le delibere a impugnazione;
• la mancata registrazione delle informazioni di sicurezza sulle parti comuni può comportare sanzioni amministrative per il condominio, in presenza di violazioni normative.

Inoltre, quando l’amministratore non esibisce il registro agli aventi diritto:

• i condomini possono indire un’assemblea straordinaria per discutere della revoca dell’amministratore, in base all’articolo 66 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile;
• vi possono essere conflitti tra i condomini, che compromettono la fiducia verso lo stesso amministratore, ad esempio nella gestione delle spese condominiali o negli interventi di manutenzione sulle parti comuni.

Infine, va ricordato che l’amministratore rischia di doversi farsi carico di sanzioni variabili, anche di entità ingente, in caso violasse la privacy dei titolari, comunicando dati a terzi che non ne hanno diritto, in base al Regolamento UE 679/2016 sull GDPR e alle linee guida del Garante della Privacy. Lo stesso se il professionista richiede un monte di informazioni maggiore a quanto strettamente necessario per le finalità del registro.

Eventuali dubbi o preoccupazioni sulla gestione dell’anagrafe devono essere espresse allo stesso amministratore e, se necessario, può essere utile vagliare il parere del proprio legale di fiducia.