Anagrafe condominiale: a cosa serve e come funziona il registro

Per una gestione il più possibile trasparente del condominio, il registro dell’anagrafe condominiale rappresenta uno strumento di fondamentale importanza. Introdotto con la Legge 220/2012, questo documento raccoglie informazioni essenziali sui condomini, le unità immobiliari e le condizioni di sicurezza dell’edificio. Ma quali sono le funzioni di questo strumento, in che modo deve essere consultato e chi può consultarlo?

Cosa si intende per anagrafe condominiale

Il registro dell’anagrafe condominiale è un documento obbligatorio, introdotto con la già citata Legge 220/2012 - la nota Riforma del Condominio - e regolato dall’articolo 1130 del Codice Civile. Si tratta di uno strumento, gestito e aggiornato dall’amministratore di condominio, che ha lo scopo di offrire un quadro il più possibile completo su:

• chi risiede nel condominio o vanta diritti reali sulle singole unità immobiliari, come proprietari, usufruttuari, inquilini e comodatari;
• dati tecnici relativi ai singoli appartamenti;
• informazioni generali sulla sicurezza dell’edificio, relativamente alle parti comuni dello stabile.

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Come già specificato, la normativa sull’anagrafe condominiale impone l’obbligo di dotarsi di questo importante documento, poiché essenziale per garantire il massimo della trasparenza e dell’organizzazione nella gestione dello stesso condominio.

È importante sottolineare che l’assenza o il mancato aggiornamento dell’anagrafe condominiale non prevede sanzioni pecuniarie dirette per i condomini. Tuttavia, per l’amministratore, tale omissione costituisce una grave irregolarità, in base all’articolo 1129 del Codice Civile, che può comportarne la revoca giudiziale su richiesta di uno o più condomini.

Le informazioni raccolte nell’anagrafe condominiale

Specificate le caratteristiche del registro dell’anagrafe condominiale, e le sue principali utilità, è più che lecito chiedersi quali siano gli obblighi dell'amministratore di condominio per la gestione dell'anagrafe condominiale e le informazioni che devono essere raccolte e inserite nel documento.

Secondo quanto definito con la Riforma del Condominio, il registro deve riportare innanzitutto le generalità dei titolari dei diritti reali e personali sull’immobile. Sono perciò compresi:

• nome, cognome e codice fiscale dei titolari degli stessi diritti;
• l’indirizzo di residenza degli stessi titolari e la loro qualifica in termini di titolarità sull’immobile, come ad esempio proprietari, usufruttuari, inquilini o comodatari.

Dopodiché, sarà necessario anche includere:

• i dati catastali sulle unità immobiliari, come la sezione urbana, il foglio, il subalterno e il Comune;
• le informazioni sulla condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio, come le certificazioni di conformità edilizia, i libretti degli ascensori e via dicendo. Non è invece obbligatorio registrare dati sulla sicurezza delle singole unità immobiliari, come previsto dalla Legge 9/2014, in base al precedente Decreto Destinazione Italia.

È utile sottolineare che il registro dell’anagrafe condominiale non è un documento statico, ma deve essere costantemente aggiornato da parte dell’amministratore. Sempre in base all’articolo 1130 del Codice Civile, ad esempio, ogni variazione - come la vendita di un’unità immobiliare, l’avvio di un nuovo contratto di locazione, il decesso di un proprietario - deve essere prontamente registrata, in modo che il documento sia sempre aggiornato e possa, così, facilitare le operazioni dell’assemblea e l’amministrazione delle spese condominiali. 

Di conseguenza, tra gli obblighi del proprietario per l’anagrafe condominiale, così come di altri soggetti titolari, è utile elencare che:

• i singoli titolari hanno 60 giorni di tempo per comunicare ogni modifica all’amministratore;
• in caso di omessa o incompleta comunicazione, l’amministratore richiede i dati necessari tramite lettera raccomandata. Decorsi 30 giorni senza risposta o con risposta incompleta, lo stesso amministratore può acquisire autonomamente le informazioni necessarie, addebitandone il costo ai responsabili.

Esempi di aggiornamento dell’anagrafe condominiale

Per comprendere al meglio la procedura specificata nel precedente paragrafo, è utile ricorrere ad alcuni semplici esempi. Il primo riguarda gli obblighi per l’anagrafe condominiale dagli eredi di un titolare. Questi ultimi dovranno:

• comunicare all’amministratore la morte del titolare;
• entro 60 giorni, fornire i dati necessari per l’anagrafe, come generalità, codice fiscale e dati catastali, come previsto dall’articolo 1130 del Codice Civile;
• se gli eredi non procedono spontaneamente o non forniscono i dettagli necessari, l’amministratore richiede i dati tramite lettera raccomandata e, decorsi 30 giorni senza risposta o con risposta incompleta, può acquisire autonomamente le informazioni, addebitandone il costo ai responsabili.

Altro caso comune è quello del proprietario che decide di affittare il proprio appartamento a terzi. In questo caso, lo stesso proprietario dovrà avvisare l’amministratore:

• fornendo i propri dati personali e quelli catastali dell’immobile;
• garantendo l’aggiornamento dell’anagrafe condominiale per l’inquilino, consegnando all’amministratore anche i dati del conduttore.

In entrambi i casi, ci si può servire di modelli precompilati per la comunicazione delle variazioni. Se si fosse alla ricerca di un esempio del registro dell’analisi condominiale e del relativo documento di variazione, l’ANACI propone un comodo fac-simile in PDF.

Tra anagrafe condominiale e privacy

La presenza di un’anagrafe condominiale obbligatoria può sollevare, più che comprensibilmente, alcuni dubbi sulla riservatezza dei dati raccolti. In materia di privacy, il Regolamento UE 679/2016 - ovvero la GDPR - e le linee guida del Garante della Privacy stabiliscono che l’amministratore:
 

• può raccogliere esclusivamente le informazioni necessarie per la gestione condominiale, come l’identificazione dei condomini e delle unità immobiliari;
• non può richiedere dati aggiuntivi non pertinenti, come la copia dell’atto di compravendita, in quanto eccedenti rispetto alle sue funzioni. 

Per la stessa ragione, a seguito della già citata Legge 9/2014, è obbligatorio registrare solo le condizioni di sicurezza delle parti comuni dell’edificio, non quelle delle singole unità immobiliari.

Come posso consultare l’anagrafe condominiale

La consultazione dell’anagrafe condominiale è un diritto riconosciuto a tutti i condomini e a coloro che vantano un diritto reale o personale sull’immobile, come previsto dall’articolo 1130 del Codice Civile e, ancora, dal principio generale di trasparenza nella gestione condominiale sancito dagli articoli 1129 Codice Civile. In generale:

• l’amministratore deve disporre una modalità di consultazione gratuita del registro;
• i condomini possono richiedere copie del registro, con eventuale rimborso delle spese sostenute dall’amministratore, tenendo presente che l’autenticazione formale non è prevista come obbligo esplicito da normativa, salvo casi specifici come le esigenze giudiziarie. 

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L’accesso all’anagrafe condominiale è vietato a terzi che non dispongono di specifici diritti sull’immobile. Tuttavia le autorità amministrative - come il Comune o l’Agenzia delle Entrate - possono richiedere all’amministratore informazioni tratte dal registro nell’ambito delle loro funzioni, ad esempio per il contrasto all’evasione fiscale, pur non avendo un diritto automatico di consultazione diretta.

Come posso richiedere l’accesso all'anagrafe condominiale

Per poter accedere al registro dell’anagrafe condominiale, è necessario seguire una procedura specifica, seppur con qualche piccola diversità a seconda del condominio. Di solito, serve:

• contattare l’amministratore, preferibilmente in forma scritta, specificando il motivo della consultazione, ad esempio il controllo delle informazioni di sicurezza;
• indicare il proprio status, per confermare di essere in possesso di un diritto reale o personale sull’immobile.

A questo punto, l’amministratore deve garantire l’accesso entro un termine ragionevole o, ancora, esplicitare il proprio rifiuto motivato. Come già specificato, in caso si rendano necessari servizi aggiuntivi - come la produzione di copie - potrebbe essere addebitato il rimborso delle spese sostenute dal professionista.

È perciò sempre utile informarsi preventivamente sulle modalità di consultazione previste e, in caso di difficoltà, chiedere spiegazioni allo stesso amministratore o un parere al proprio legale di fiducia.