Antiriciclaggio per l’agenzia immobiliare: tutti gli obblighi di legge

La crescente complessità del mercato immobiliare richiede misure rigorose, al fine di garantire il massimo della sicurezza e della trasparenza nelle transazioni. Per questa ragione, si applica la disciplina antiriciclaggio anche alle agenzie immobiliari, le quali sono soggette a precisi obblighi. È infatti indispensabile identificare i clienti, conservarne i documenti, analizzarne il profilo di rischio e segnalare operazioni sospette, soprattutto per pagamenti oltre i 15.000 euro. 

Ancora, è essenziale che il fascicolo del cliente venga compilato già al momento dell’incarico, mantenere il registro delle operazioni per almeno 10 anni e, fatto non meno importante, formare adeguatamente il personale. Dei compiti decisamente complessi, che tuttavia possono essere facilitati grazie a comodi strumenti, come il servizio antiriciclaggio di Regold.

La normativa antiriciclaggio per le agenzie immobiliari

Innanzitutto, è necessario analizzare quali siano i principali riferimenti normativi per gli obblighi antiriciclaggio delle agenzie immobiliari. La disciplina è regolata principalmente dal D.Lgs. 231/2007, modificato con il D.Lgs. 90/2017 e il D.Lgs 125/2019, per integrare le Direttive Europee 2015/849/UE e 2018/843/UE. L’impianto di legge identifica gli agenti immobiliari fra gli operatori non finanziari soggetti a specifici obblighi, al fine di contrastare il riciclaggio di denaro e il finanziamento di attività illecite. 

La decisione di estendere anche agli agenti immobiliari i doveri antiriciclaggio deriva dall’elevato rischio che può caratterizzare il settore della compravendita di immobili. Storicamente, queste transazioni sono infatti state indebitamente sfruttate da acquirenti e venditori malintenzionati, per:

• occultare capitali illeciti, impiegando grandi somme in poche transazioni;
• investire in finanziamenti, come affitti o costruzioni, con denaro di provenienza illecita;
• utilizzare holding o società internazionali per mascherare operazioni di riciclaggio.

Proprio poiché gli agenti immobiliari rappresentano i soggetti più vicini a compratori e venditori nelle transazioni immobiliari, la normativa ne riconosce l’essenziale ruolo per rilevare operazioni sospette. Non a caso, la legge non impone solo adempimenti formali, ma anche una valutazione oggettiva del pericolo associato a ciascun cliente, in base agli indicatori di anomalia forniti dall’Unità di Informazione Finanziaria (UIF) della Banca d’Italia, con verifiche periodiche.

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Dei compiti complessi, che devono essere integrati nelle routine quotidiane delle agenzie immobiliari anche con l’aiuto di software e servizi dedicati, come quelli proposti da Regold.

Chi è obbligato a fare l’antiriciclaggio

Ma su chi ricadono le necessità di verifica e controllo, in base alla normativa vigente? Le imposizioni di legge riguardano principalmente gli agenti immobiliari che operano come mediatori in compravendite o locazioni, purché regolarmente iscritti al Registro delle Imprese o al REA. Fra i principali obblighi, emergono:

• l’identificazione dei clienti, tramite documenti validi come la carta d’identità o il passaporto, con particolare attenzione al titolare della transazione;
• l’adeguata verifica della clientela, analizzando lo scopo e la natura della prestazione, nonché il rischio oggettivo associato;
• la conservazione dei documenti, con il mantenimento del registro delle operazioni e della relativa documentazione per almeno 10 anni, in formato cartaceo, informatico o misto, nel rispetto della privacy;
• la segnalazione di operazioni sospette, da inviare all’UIF della Banca d’Italia in caso di anomalie, come l’emersione di transazioni prive di giustificazione economica;
• la formazione del personale, con corsi regolari per riconoscere i segnali di rischio e per applicare procedure interne all’agenzia;
• la compilazione del registro delle operazioni, che tiene traccia di tutti i clienti, gli immobili e i pagamenti.

È bene sottolineare che questi doveri si applicano a tutti gli agenti, indipendentemente lavorino in proprio o per agenzie immobiliari. Affinché venga garantita la massima conformità con la normativa, è indispensabile avvalersi di un sistema interno di gestione del rischio e, se necessario, anche di strumenti esterni. Ad esempio, diverse associazioni di categoria offrono supporto e documentazione: basti pensare al modello per la valutazione del rischio antiriciclaggio della FIMAA o, ancora, al modulo antiriciclaggio FIAIP per l’adeguata verifica.

Quando scatta il controllo antiriciclaggio

Il controllo antiriciclaggio scatta al momento del conferimento dell’incarico di intermediazione immobiliare, anche quando semplicemente verbale, per i preliminari di vendita, le compravendite o le locazioni. In base a quanto stabilito dal D.Lgs 90/2017, l’adeguata verifica deve essere completata prima di procedere con l’operazione, con la valutazione del rischio in base al profilo del cliente.

In caso di operazioni sospette, come pagamenti frammentati per eludere le soglie di legge o clienti riluttanti a fornire la documentazione necessaria, l’agente deve sospendere l’operazione e, senza ritardi, effettuare la segnalazione all’UIF.

Quanto scatta l’antiriciclaggio per la compravendita immobiliare

Nell’ambito della disciplina antiriciclaggio nella vendita degli immobili, gli obblighi scattano per operazioni di valore pari o superiore a 15.000 euro, a prescindere dalle modalità di pagamento impiegate. Per le compravendite, la soglia si riferisce all’importo totale della transazione, inclusi eventuali acconti o caparre. Come già spiegato, l’agente immobiliare è tenuto a effettuare l’adeguata verifica sin dall’incarico della mediazione. 

Diversi sono invece i limiti per le transazioni legate alle locazioni: in questo caso, la soglia di verifica è di 10.000 euro annui per il canone complessivo, con attenzione particolare a strumenti di pagamento anonimi o a rischio, secondo le indicazioni UIF.

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È bene specificare che, in caso emergano sospetti - come già spiegato, clienti che forniscono informazioni dubbie o tentano di effettuare operazioni non giustificabili - i controlli devono essere attivati indipendentemente dalla soglia, come previsto dall’articolo 17 del già citato D.Lgs. 231/2007.

I documenti da produrre

Tra i documenti antiriciclaggio che l’agenzia immobiliare è tenuta a produrre, e conservare in un apposito fascicolo del cliente, vi rientrano:

• le copie dei documenti d’identità, come la carta d’identità o il passaporto;
• le dichiarazioni del titolare effettivo sullo scopo dell’operazione;
• la valutazione del rischio - basso, medio oppure alto;
• il registro delle transazioni con i dettagli dell’immobile e dei pagamenti.

Come già precedentemente spiegato, diverse associazioni di categoria rendono disponibili modelli precompilati, quali ad esempio il modulo antiriciclaggio per l’agenzia immobiliare in PDF.

Ma come compilare il registro antiriciclaggio degli agenti immobiliari? Di norma, è necessario che la compilazione avvenga con dati cronologici, purché includano:

• la data dell’operazione;
• le informazioni sul cliente;
• l’importo della transazione;
• il livello di rischio.

Come spiegato nei precedenti paragrafi, il registro può essere cartaceo, digitale o misto, nonché accessibile per eventuali ispezioni, ricordando sempre le tempistiche di conservazione di almeno 10 anni.

Le sanzioni per il mancato rispetto degli obblighi antiriciclaggio

Infine, è indispensabile ricordare quali siano le conseguenze per i professionisti che non rispettano gli obblighi di legge. Le sanzioni per l’antiriciclaggio omesso dagli agenti immobiliari sono particolarmente severe, così come previsto sempre dal D.Lgs. 231/2007. Ad esempio, per la mancata o incompleta verifica, si rischiano multe:

• da 2.000 euro per violazioni lievi;
• dai 2.000 ai 50.000 euro per violazioni gravi, ripetute, sistematiche o plurime. In caso di frode dolosa, la cifra può raddoppiare fino a 100.000 euro.

Per la mancata conservazione dei documenti o del registro delle operazioni, le sanzioni sono:

• di 2.000 euro per omissioni lievi;
• dai 2.000 ai 50.000 euro per omissioni aggravate, ripetute, sistematiche o plurime.

Infine, per l’omessa segnalazione di operazioni sospette, l’agenzia immobiliare rischia:

• 3.000 euro per violazioni lievi;
• dai 30.000 ai 300.000 euro per omissioni aggravate, ripetute, sistematiche o plurime;
• se la violazione comporta un vantaggio economico, il massimo può essere elevato fino al doppio dello stesso vantaggio o fino a un milione di euro, se non determinabile.

Le multe sono definite dagli articoli da 55 a 58 del D.Lgs 231/2007 e dalle indicazioni UIF. Bisogna però considerare che possono naturalmente variare in base alla gravità e includere anche altre misure, in base alle altre normative applicabili. È inoltre utile ricordare che possono essere previste anche sanzioni penali in caso di frode grave, quali false dichiarazioni sulla titolarità dei fondi, con multe fino a 30.000 euro e la reclusione da 6 mesi a 3 anni.

Infine, è bene sapere che eventuali irregolarità di solito emergono a seguito delle ispezioni da parte della Guardia di Finanza: per mitigare il rischio di imbattersi in grave conseguenze, le agenzie immobiliari dovrebbero sempre adottare procedure robuste e, fatto non meno importante, investire in formazione continua.