Raccomandata non ritirata sulla convocazione dell’assemblea: cosa fare

Le riunioni rappresentano il cardine della gestione del condominio e, per questa ragione, l’amministratore deve avvisare per tempo tutti gli interessati. Ma cosa succede in caso di raccomandata non ritirata per la convocazione dell’assemblea? Anche qualora il singolo condomino non fosse presente al momento della consegna, la comunicazione si considera finalizzata quando l’avviso di giacenza entra nella sfera di conoscibilità del destinatario, ossia quando il postino lo lascia nella cassetta delle lettere, purché l’indirizzo sia corretto e non sussistano impedimenti non imputabili al ricevente.

Come deve essere notificata la convocazione?

Per capire quando una convocazione via raccomandata sia valida, è innanzitutto necessario comprendere quali siano le modalità di notifica previste dalla legge. In base all’articolo 66 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile, l’amministratore può avvalersi:

• della posta raccomandata con ricevuta di ritorno;
• della posta elettronica certificata (PEC);
• del fax;
• della consegna a mano.

È infatti fondamentale utilizzare dei metodi che permettano di testimoniare la data di effettiva ricezione: qualsiasi altra alternativa, come l’avviso di convocazione in portineria o la notifica su WhatsApp, non è infatti valida. Questo perché la normativa prevede che l’avviso venga comunicato almeno 5 giorni prima della data fissata per l’assemblea, pena l’annullabilità da parte degli assenti e dei dissenzienti, ai sensi dell’articolo 1137 del Codice Civile.

La raccomandata per l’avvio dell’assemblea

Nonostante di recente siano state introdotte importanti novità tecnologiche per avvisare i condomini delle riunioni - come appunto la PEC, mentre la convocazione via mail ordinaria rimane invalida - la posta raccomandata rimane la modalità tutt’oggi più diffusa.

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Ma quali caratteristiche deve avere la lettera, affinché sia considerata valida? Per evitare contestazioni, l’amministratore si deve accertare che la raccomandata:

• sia indirizzata all’ultimo domicilio conosciuto del condomino, in base al registro condominiale;
• sia spedita con ricevuta di ritorno, affinché si possa testimoniare la data di ricezione;
• venga spedita con largo anticipo, così da rispettare i cinque giorni minimi di preavviso, considerando anche eventuali ritardi di consegna.

Inoltre, la comunicazione dovrà indicare chiaramente la data, l’ora e il luogo dell’assemblea, nonché esplicitare l’ordine del giorno. In caso di consegna a mano della raccomandata di convocazione all’assemblea - o, più specificatamente, della missiva equivalente - è bene che l’amministratore richieda al condomino di firmare un documento di avvenuta ricezione.

Come si calcolano i 5 giorni di preavviso

Quando la convocazione avviene tramite raccomandata, bisogna prestare maggiore attenzione al vincolo dei 5 giorni definito dall’articolo 66 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile. Il termine valido per il calcolo non parte infatti dalla data di spedizione, bensì dal momento in cui scatta la presunzione di conoscenza da parte del destinatario, in base all’articolo 1335 del Codice Civile.

Così come confermato dalla Cassazione con l’ordinanza 36379/2022, è infatti sufficiente che l’avviso di convocazione entri nella sfera di conoscibilità. Di conseguenza:

• la consegna è perfezionata al momento del deposito dell’avviso di giacenza nella cassetta postale del destinatario;
• i 5 giorni vengono perciò contati a partire dalla data di deposito risultante dalla documentazione postale.

È inoltre utile ricordare che dal conteggio va escluso il giorno dell’assemblea. Ad esempio, per una riunione fissata per il 15 aprile, l’avviso di giacenza deve essere stato immesso in cassetta entro il 9 dello stesso mese.

Cosa succede se non vengono ritirare le raccomandate

Ma cosa succede se la raccomandata non viene materialmente ritirata? Può infatti capitare che il destinatario non sia presente in casa al momento della consegna. Sempre in base al principio della presunzione di conoscenza, definito dall’articolo 1335 del Codice Civile, anche in assenza del ricevente, la raccomandata si considera legalmente consegnata quando:

• il postino deposita l’avviso di giacenza nella cassetta delle lettere;
• indipendentemente il destinatario abbia letto la comunicazione.

Non è invece valido il momento in cui il destinatario si accorge dell’avviso di giacenza o, ancora, quello in cui si reca alle Poste per ritirare materialmente la lettera. Non è infatti possibile testimoniarne le effettive date, in modo tracciabile. 

In caso di contestazioni, l’onere di provare l’omessa o irregolare convocazione grava sul condomino che impugna la delibera, l’amministratore deve comunque dimostrare di aver regolarmente spedito la raccomandata e di aver fatto depositare l’avviso di giacenza.

Cosa succede se l’amministratore non ritira la raccomandata

È utile sapere che la medesima disciplina sulla presunzione di conoscenza si applica anche per le comunicazioni inoltrate all’amministratore, quali segnalazioni da parte dei condomini o atti giudiziari.

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In altre parole, se un condomino invia  una raccomandata - ad esempio, per vagliare la possibilità di spostare l’assemblea per impossibilità - l’amministratore non può invocare il mancato ritiro per giustificare ritardi o omissioni. In particolare:

• il professionista risponde personalmente per negligenza se, pur informato della giacenza, non adempie ai suoi obblighi;
• il condominio può tutelarsi conservando la ricevuta postale o, ancora, richiedendo copia dell’avviso di giacenza.

Cosa fare se non si è ricevuta comunicazione

Ma cosa accade se il condomino non ha materialmente ricevuto né la raccomandata né l’avviso di giacenza o, ancora, la comunicazione è stata ricevuta a meno di 5 giorni dall’assemblea?

In linea generale, e se ne sussistono le condizioni, la delibera eventualmente approvata dall’assemblea può essere annullabile. In base a quanto previsto dall’articolo 1137 del Codice Civile, il condomino assente può perciò procedere all’impugnazione, entro 30 giorni dalla ricezione del verbale o dal momento in cui ne ha avuto notizia. In sede di giudizio, presso il Tribunale competente per territorio, bisognerà:

• provare che l’avviso di giacenza non sia mai pervenuto o, ancora, la presenza di un’impossibilità di conoscenza senza colpa;
• accompagnare l’impugnazione con una richiesta di sospensione dell’esecuzione della delibera, se sussiste un pericolo di danno grave e irreparabile.

È però necessario sapere che l’annullamento della delibera non è automatico: il Tribunale valuta l’accaduto e il peso relativo della stessa decisione condominiale. Per questioni che non determinano dei danni effettivi, o non influiscono sui diritti individuali dei singoli condomini, la giurisprudenza prende in considerazione la concreta lesione del diritto di partecipazione del condomino. In ogni caso, l’eventuale risarcimento dei danni derivanti dalla delibera annullata richiede la prova dell’illecito, del danno concreto e del nesso causale.