Conservazione dei documenti del condominio, quali obblighi di legge?

Al fine di garantire il massimo della trasparenza nella gestione degli stabili condominiali, l’archivio documentale rappresenta un tassello di fondamentale importanza. Ma come funziona la conservazione dei documenti in condominio? L’amministratore è chiamato a conservare i documenti contabili e giustificativi per 10 anni dalla loro registrazione, mentre per quelli stabili - come verbali, tabelle millesimali e regolamento - non vi sono limiti di tempo. In ogni caso, il singolo condomino ha sempre facoltà di prenderne visione o di ricevere copia della documentazione.

Quali documenti devono essere conservati dal condominio

Gli stabili condominiali si trovano a gestire una mole rilevante di informazioni, necessaria per garantirne la corretta gestione. Ma come si compone la documentazione condominiale obbligatoria? In linea generale, si possono distinguere due macro-categorie di documenti.

La prima è quella relativa alla sfera economica dello stabile, ovvero tutte quelle carte che si rendono necessarie per ricostruire i movimenti finanziari del condominio e, ancora, che risultano indispensabili per l’elaborazione del bilancio annuale. Fra questi vi rientrano:

• i fascicoli giustificativi, indispensabili per dimostrare ogni singola spesa effettuata e il corretto incasso delle rate condominiali;
• le rendicontazioni contabili, necessarie per comprovare la gestione annuale dello stabile;
• gli estratti del conto corrente intestato al condominio, così da garantire la piena tracciabilità dei flussi di denaro e la più piena trasparenza.

Nella seconda categoria vi rientrano invece tutti quei documenti che si riferiscono alla natura storica, strutturale e giuridica del condominio. All’interno di questo gruppo, si trovano:

• gli atti fondativi e regolamentari, compresi il regolamento assembleare e quello contrattuale, se presente;
• le delibere assembleari, che testimoniano le volontà prese a maggioranza dai proprietari;
• i certificati tecnici e di conformità, che testimoniano la regolarità urbanistica dello stabile e i requisiti di sicurezza degli impianti comuni.

Chi è il responsabile della conservazione dei documenti condominiali

La responsabilità della corretta gestione dell’archivio condominiale spetta all’amministratore, in base ai compiti previsti dall’articolo 1130 del Codice Civile. In particolare, tra gli obblighi concreti di conservazione dei documenti condominiali vi rientrano:

• tenere aggiornati i registri previsti dal Codice Civile, come l’anagrafe condominiale, i verbali assembleari, quelli di nomina e revoca e la contabilità;
• assicurare la sicurezza degli archivi, sia cartacei che digitali;
• consentire la consultazione dei documenti ai soggetti legittimati;
• consegnare tutta la documentazione al successore, al momento della cessazione dell’incarico.

Quanti anni si conservano i documenti del condominio?

Le tempistiche di mantenimento degli archivi condominiali rispondono a esigenze ben precise, che si differenziano a seconda della tipologia di documento. Rispettando i termini previsti dall’articolo 1130-bis del Codice Civile, nonché i principi di conservazione e prescrizione di cui agli articoli 2220 e 2946, la conservazione decennale è prevista per:

• fatture emesse dai fornitori, estratti conto bancari e registri di contabilità;
• bollette relative alle utenze comuni, come l’energia elettrica per le scale, l’ascensore o la fornitura idrica;
• ricevute di pagamento e bollettini relativi ai versamenti effettuati dai residenti per oneri ordinari e straordinari.

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Diversa è invece la questione per gli atti istituzionali, in relazione all’articolo 1130 del Codice Civile e alla loro natura permanente. Dovranno essere infatti conservati senza alcuna scadenza temporale:

• i verbali redatti durante le assemblee e il regolamento di condominio;
• le tabelle millesimali, per la definizione e la suddivisione delle quote di proprietà;
• gli atti di compravendita originari, gli atti giudiziari e le sentenze che vedono coinvolto lo stabile.

Per agevolare la comprensione, è utile rifarsi a una comoda tabella dei tempi di conservazione dei documenti, che spesso viene anche direttamente consegnata dall’amministratore ai condomini.

Cosa succede alla scadenza delle tempistiche di legge

È inoltre utile sapere come debbano essere gestiti quei documenti che, sottoposti al vincolo di conservazione di dieci anni, raggiungono alla loro naturale scadenza. 

A differenza di quanto si potrebbe credere, non è consigliabile procedere alla loro conservazione anche oltre i termini di legge, per via dei vincoli imposti dalle principali normative sulla privacy, quali la GDPR, ovvero il Regolamento (UE) 2016/679. Di conseguenza, trascorsi i 10 anni, l’amministratore è chiamato a:

• eliminare materialmente i vecchi documenti cartacei;
• cancellare in via definitiva i file digitali, compresi eventuali backup informatici;
• rispettare il principio di limitazione della conservazione, e di minimizzazione del dato, secondo cui le informazioni sulle persone fisiche non possono essere trattenute oltre alle finalità per cui sono state raccolte.

La conservazione di questi dati oltre i termini, soprattutto se comprendono nominativi, coordinate bancarie o morosità ormai sanate, può esporre lo stabile a pesanti sanzioni.

Quando i condomini possono accedere ai documenti

Per garantire il massimo della trasparenza nella gestione dello stabile, i proprietari conservano il diritto di accedere ai documenti del condominio, così come previsto dall’articolo 1130-bis del Codice Civile. Ai sensi dell’articolo 1129 del Codice Civile, l’amministratore ha infatti il dovere di comunicare i giorni e gli orari in cui condomini possono accedere a tutti i materiali.

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La richiesta di consultazione deve essere inoltrata all’amministratore, il quale non può vincolarla all’effettivo pagamento delle quote condominiali. Dal punto di vista pratico, è possibile:

• visionare i documenti gratuitamente nel luogo e negli orari indicati dall’amministrazione;
• ottenere le copie dei documenti, con costi di cancelleria a carico del condomino richiedente.

Per quanto tempo devo conservare le ricevute del condominio

Infine, è utile sapere anche quali siano le tempistiche per il singolo proprietario, ad esempio per la conservazione delle ricevute di pagamento delle quote condominiali o, ancora, qualsiasi altro documento che possa costituire prova utile in caso di contestazioni, controversie o morosità.

Per quanto non esista un preciso obbligo di legge per i privati, si consiglia in via prudenziale di conservare le ricevute relative agli oneri ordinari per almeno 5 anni, termine in cui si prescrive il debito per i pagamenti periodici. È invece opportuno estendere la conservazione a 10 anni per le ricevute dei lavori di manutenzione straordinaria, rispettando così i termini di prescrizione ordinaria e mantenendo la documentazione necessaria per eventuali detrazioni fiscali.

Inoltre, è sempre buona prassi:

• archiviare le ricevute insieme ai bilanci e ai verbali ricevuti;
• mantenere documenti digitali in formato sicuro;
• non eliminare documenti che siano oggetto di accertamenti fiscali o, ancora, di liti condominiali.