Cos’è il sostituto d’imposta e quando è obbligatorio per legge

Al fine di facilitare gli adempimenti fiscali, e sostenere i contribuenti in procedure dichiarative non di certo semplici, nel sistema tributario sono previste apposite figure. Ad esempio, cos’è il sostituto d’imposta? In linea generale si tratta di un soggetto - persona fisica o giuridica - obbligato per legge a operare ritenute sui redditi che eroga, nonché a versarle direttamente all’Erario al posto del percettore. Grazie a questo istituto, il contribuente che può beneficiare di un sostituto non deve occuparsi di versamente diretti e, al contempo, si riducono i rischi sia d’errore che di evasione. 

Cosa si intende per sostituto d’imposta

Il sostituto d’imposta rappresenta quel soggetto che, per espressa previsione di legge, si sostituisce al contribuente nei rapporti con il Fisco, relativamente alle imposte sui redditi che egli stesso eroga. Disciplinato dal D.P.R. 600/1973, non si tratta di una figura volontaria: è infatti un ruolo che scatta automaticamente ogni volta che un soggetto corrisponde somme assoggettate alla fonte.

Ad esempio, nei rapporti di lavoro subordinati, il sostituto d’imposta è il datore: al momento del pagamento del dipendente, trattiene le imposte sul reddito lordo, le versa all’Erario e procede a certificare i pagamenti tramite Certificazione Unica. Gli stessi saranno poi riportati nella dichiarazione dei redditi, ad esempio il Modello 730/2026.

Ma a cosa serve il sostituto d’imposta? Questa figura si è resa necessaria sia per semplificare le modalità di versamento da parte dei contribuenti, che potrebbero rimanere bloccati in procedure e calcoli complessi, sia per ridurre il rischio d’evasione, proprio poiché tali redditi sono assoggettati alla fonte.

Quali sono le funzioni del sostituto d’imposta

Al fine di comprenderne al meglio il ruolo, e conoscerne le modalità operative principali, è certamente utile sapere come funziona il sostituto d’imposta. Nei casi previsti dalla legge, il soggetto agisce tramite ritenute:

• a titolo d’acconto, che anticipano l’imposta e richiedono una successiva dichiarazione di conguaglio;
• a titolo d’imposta, che estinguono definitivamente l’obbligo di versamento.

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Nella pratica, e così come previsto dagli articoli 23 e 29 del D.P.R. 600/1973, il sostituto d’imposta si occupa di:

• trattenere l’imposta sul reddito lordo al momento del pagamento;
• versare all’Erario le trattenute, entro i termini di legge stabiliti;
• certificare al percipiente e all’Agenzia delle Entrate l’avvenuto versamento, tramite Certificazione Unica;
• condurre eventuali conguagli per rimborsi o debiti.

Chi può ricoprire il ruolo di sostituto d’imposta

Al fine di evitare vuoti nel meccanismo di riscossione, la legge stabilisce i principali vincoli per chi può essere il sostituto d’imposta. Non tutte le persone fisiche e giuridiche possono assumere questo ruolo: serve infatti un collegamento diretto con l’erogazione del reddito. Pertanto, sono solitamente sostituti:

• i datori di lavoro pubblici e privati, inclusi enti e amministrazioni statali;
• gli enti pensionistici che erogano pensioni, sussidi e indennità;
• le società di capitali, di persone e le associazioni residenti in Italia;
• le banche e gli intermediari finanziari per i redditi di capitale;
• i condomini, i curatori fallimentari, i commissari liquidatori e le società fiduciarie;
• i soggetti non residenti, ma con stabile organizzazione in Italia, limitatamente ai redditi prodotti sul territorio nazionale;
• le persone fisiche titolari di partita IVA per attività d’impresa, arti o professioni.

È utile ricordare che il sostituto d’imposta è obbligatorio in tutti i casi previsti dal D.P.R. 600/1973, appunto quando vi è un collegamento diretto con l’erogazione del reddito, mentre di norma non possono assumere tale ruolo le persone fisiche prive di un’attività economica organizzata.

Chi è il sostituto d’imposta per un lavoratore dipendente

Approfittando di un esempio, è normale chiedersi chi sia il sostituto d’imposta per un lavoratore dipendente. In linea generale, la figura coincide con il datore di lavoro, si tratti di un’azienda privata, un ente pubblico o una pubblica amministrazione. Il sostituto si occuperà di trattenere mensilmente la quota IRPEF sul reddito lordo, di applicare eventuali detrazioni e di versare il dovuto al Fisco.

Ma quando il datore di lavoro non è sostituto d’imposta? Si tratta di un’eventualità tutt’altro che frequente, limitata a casi particolari. Fra le più frequenti:

• quando si tratta di un datore di lavoro estero, privo di una stabile organizzazione in Italia;
• quando il rapporto di lavoro è cessato prima della presentazione della dichiarazione e non vi è più un soggetto che eroga redditi soggetti a ritenuta. In questo caso, è il contribuente a gestire autonomamente i versamenti tramite modello F24.

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In caso di dubbi, è sempre utile chiedere informazioni direttamente al datore di lavoro o, ancora, al proprio commercialista di fiducia.

Come faccio a sapere chi è il mio sostituto d’imposta

Individuare il proprio sostituto d’imposta è abbastanza semplice, perché è sufficiente controllare la documentazione ricevuta. Ogni anno viene infatti resa disponibile la Certificazione Unica, nella quale sono indicati tutti i dati identificativi, come codice fiscale, denominazione, sede legale e, se presente, il codice sede. Ma cos’è il codice sede del sostituto d’imposta? È il valore alfanumerico che permette di distinguere sedi diverse di grandi organizzazioni o enti.

In alternativa alla Certificazione Unica, si può recuperare il sostituto d’imposta:

• dalla busta paga o dal cedolino della pensione;
• dal cassetto fiscale sul sito dell’Agenzia delle Entrate;
• all’interno del Modello 730 precompilato.

Come specificare il sostituto d’imposta nella dichiarazione dei redditi

Infine, controllare e indicare correttamente il sostituto nel 730 è fondamentale, soprattutto per ottenere il conguaglio automatico di rimborsi e redditi. Ma cos’è il sostituto d’imposta nella dichiarazione dei redditi? È il soggetto che, come visto nei paragrafi precedenti, si occupa di trattenere e versare le somme risultanti all’Erario.

Ma cosa mettere per il sostituto d’imposta nel 730? Se vi è necessità di modifica, è sufficiente inserire nel frontespizio, all’interno della sezione sui dati del sostituto che effettuerà il conguaglio:

• il codice fiscale;
• la denominazione o cognome e nome;
• l’eventuale codice sede.

Per chi si trova senza sostituto, si indica la lettera A nella casella “730 senza sostituto” e si barra la seguente “Modello 730 Dipendenti senza sostituto”. In alternativa, ci si può rivolgere al proprio commercialista o, ancora, al CAF territorialmente competente.