Convocazione degli eredi all’assemblea condominiale: come procedere

Quando un condomino viene a mancare, le attività di gestione dello stabile richiedono un’attenzione particolare. Ad esempio, il decesso di un proprietario comporta la convocazione degli eredi all’assemblea condominiale: è l’amministratore a doversene occupare, inoltrando l’avviso all’ultimo indirizzo del defunto, salvo indicazioni diverse da parte dei nuovi proprietari. Questi ultimi devono comunque comunicare tempestivamente il subentro, affinché si possa procedere all’aggiornamento dell’anagrafe condominiale. In mancanza di specifici recapiti, rimane valido l’avviso inoltrato impersonalmente agli eredi all’ultimo domicilio conosciuto.

Quando gli eredi devono essere convocati in assemblea

All’interno della gestione dello stabile, la scomparsa di un proprietario non esonera il condominio dai propri doveri di comunicazione e partecipazione. L’amministratore ha infatti l’obbligo di coinvolgere gli eventuali eredi, ad esempio includendoli nelle convocazioni per le assemblee ordinarie e straordinarie. Ciò si rende necessario perché:

• prima dell’accettazione dell’eredità, per quanto gli eredi non siano ancora condomini, la convocazione all’indirizzo del defunto è utile a tutelare la legittimità delle delibere, evitando che queste possano essere impugnate per vizi di forma;
• a seguito dell’accettazione della successione, gli eredi subentrano formalmente nei diritti e negli oneri legati all’appartamento, diventando condomini a tutti gli effetti.

In virtù di queste considerazioni, gli eredi in condominio dovranno essere pertanto convocati:

• per ogni assemblea, ordinaria o straordinaria, che si tiene dopo l’apertura della successione, purché l’eredità sia stata accettata;
• sempre con un preavviso di almeno cinque giorni, in base all’articolo 66 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile.

L’amministratore può procedere quando ha ricevuto notizia certa del decesso del proprietario, inoltrando l’avviso di comunicazione al domicilio del defunto o, in caso abbia già ricevuto i nominativi degli eredi o specifiche indicazioni, direttamente ai nuovi titolari.

Chi comunica il decesso del proprietario all’amministratore 

Quando si verifica un decesso in ambito condominiale, l’amministratore di condominio deve essere formalmente informato, affinché possa aggiornare l’anagrafe condominiale con gli eredi e, quando necessario, convocare gli effettivi titolari in assemblea. Ma a chi spetta questo onere? In linea generale:

• l’obbligo di comunicazione ricade sugli stessi successori che, una volta accettata l’eredità, devono informare l’amministratore;
• in presenza di una comproprietà, e perciò di una comunione ereditaria, gli eredi devono designare un rappresentante, ai sensi dell’articolo 67 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile.

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La comunicazione deve avvenire per iscritto, tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o PEC, e contenere le generalità complete, comprensive di codice fiscale e dei recapiti di almeno un referente. 

Chi deve avvisare gli eredi

Ma a chi deve avvisare gli aventi diritto, quando si decide di indire una riunione condominiale? La convocazione degli eredi spetta all’amministratore di condominio - o ai condomini, in sua assenza - rispettando le norme previste dall’articolo 66 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile. 

La comunicazione deve infatti essere inoltrata almeno 5 giorni prima della riunione, indicando data, luogo e ordine del giorno. Inoltre, la consegna può avvenire a mano, tramite raccomandata con ricevuta di ritorno o via PEC, mentre non è ammessa la convocazione con mail ordinaria o attraverso un avviso lasciato in portineria.

In base all’articolo 1130 del Codice Civile, l’amministratore deve agire con diligenza professionale, utilizzando i dati in suo possesso, opportunamente trascritti nell’anagrafe condominiale. Nella pratica, invia la lettera di convocazione agli eredi:

• ai nuovi titolari, se hanno già provveduto a comunicare i propri nominativi e recapiti;
• presso l’ultimo domicilio conosciuto del defunto, se non ha ricevuto comunicazioni ufficiali.

In caso la convocazione degli eredi in condominio riguardi una comproprietà, è necessario inviare l’avviso individualmente a tutti gli eredi, anche se hanno designato un referente.

Quando l’amministratore deve individuare gli eredi

Sebbene vi sia l’obbligo di comunicare al condominio il decesso del proprietario, e i dati relativi ai nuovi proprietari, non sempre gli eredi si attivano con una pronta notifica. Ma quando l’amministratore si deve muovere per individuare i successori?

In linea generale, l’amministratore deve procedere all’individuazione degli eredi - ad esempio, consultando i registri catastali - quando ha notizia certa della morte. In caso di inerzia prolungata dei successori, può procedere autonomamente all’acquisizione dei dati dai pubblici registri, addebitando le relative spese ai sensi dell’articolo 1130 del Codice Civile.

Per quanto sugli effettivi obblighi dell’amministratore gli orientamenti della giurisprudenza siano molteplici, con la sentenza 12700/2023 il Tribunale di Roma ha confermato il dovere di attivazione da parte del professionista una volta venuto a conoscenza della morte. Tuttavia, in caso non vi siano ancora eredi formali, l’invio all’ultimo indirizzo noto del defunto è considerato comunque legittimo.

Cosa fare se gli eredi non sono rintracciabili

Non sempre il recupero dei nominativi degli eredi è tuttavia possibile. Poiché le tempistiche della successione di un appartamento condominiale possono essere anche abbastanza dilungate, può infatti capitare che i registri catastali non contengano ancora informazioni aggiornate. In questo caso, come deve procedere l’amministratore di condominio per la comunicazione agli eredi?

Quando i nuovi titolari risultano irreperibili, l’amministratore può procedere comunque alla convocazione all’ultimo domicilio noto del defunto o, in casi particolarmente urgenti, richiedere al tribunale la nomina di un curatore dell’eredità giacente.

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È però importante che l’amministratore dimostri di essersi effettivamente attivato, per evitare il rischio che le delibere dell’assemblea siano annullabili per vizi di forma o su richiesta degli eredi stessi. Ad esempio, con la sentenza 6942/2023 il Tribunale di Roma ha annullato una delibera, perché l’amministratore non aveva fornito adeguata prova dell’invio della convocazione al domicilio del defunto.

In ogni caso, bisogna ricordare che le conseguenze di una mancata convocazione possono essere rilevanti:

• le delibere adottate senza aver avvisato gli aventi diritto sono appunto annullabili, su ricorso degli eredi;
• l’amministratore può essere chiamato a rispondere per danni, o essere revocato ai sensi dell’articolo 1129 del Codice Civile, se non usa i recapiti di cui è a conoscenza o, ancora, non si attiva nel verificarli tramite l’anagrafe condominiale o i registri catastali.

Come si notifica un atto agli eredi

Infine, è utile ricordare come non sia importante solo l’obbligo di convocazione, ma anche le modalità con cui l’avviso viene consegnato agli eredi. In particolare:

• non vi sono deroghe a quanto previsto dall’articolo 66 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile, di conseguenza l’avviso dovrà essere consegnato a mano, con raccomandata con ricevuta di ritorno, via fax o PEC, almeno 5 giorni prima della riunione. Non sono ammesse altre modalità informali, come SMS, chat di messaggistica o mail ordinarie;
• l’amministratore deve conservare prova d’invio e ricezione dell’avviso. Ad esempio, fanno fede le date riportate sulla raccomandata o, ancora, le intestazioni digitali della PEC.

Inoltre, è bene sapere che un’eventuale delega degli eredi per l’assemblea condominiale potrà essere conferita al rappresentante comune o a un soggetto terzo, allegando prova della qualità di titolare, ad esempio tramite autocertificazione o dichiarazione di successione.