Le assemblee rappresentano lo strumento fondante per la gestione degli stabili condivisi: è proprio durante le riunioni che i proprietari si confrontano su questioni comuni, come i lavori da eseguire e le relative spese. In questo contesto, oltre all’amministratore, si distinguono anche altre figure: il presidente e il segretario dell’assemblea condominiale. Quest’ultimo si occupa di redigere il verbale dell’assemblea, oltre a fornire supporto allo stesso presidente. Ma quali sono i compiti nel dettaglio e, soprattutto, come viene scelto?
- Chi sono il presidente e il segretario in assemblea condominiale
- Chi è il responsabile del verbale di assemblea di condominio
- Chi può fare il presidente dell'assemblea di condominio
- Come viene scelto il segretario dell’assemblea
- È possibile scegliere un segretario esterno?
- L’amministratore può fungere da segretario in un’assemblea condominiale?
- Quali sono i compiti di un segretario nell’assemblea di condominio
- In quali casi il segretario non è legittimo
Chi sono il presidente e il segretario in assemblea condominiale
Affinché risulti il più trasparente possibile, la gestione dell’assemblea condominiale richiede la presenza di figure che sappiano guidare il confronto fra i condomini e, fatto non meno importante, cristallizzare le decisioni, nel rispetto della normativa vigente. Oltre all’amministratore di condominio, spiccano quindi:
- il presidente, che gestisce la riunione, garantisce il rispetto dell’ordine del giorno e verifica la legittimità delle costituzioni iniziali;
- il segretario, che si occupa perlopiù della redazione del verbale e della parte documentale dell’assemblea.
Queste figure non sono definite direttamente dal Codice Civile, ma derivano dalla giurisprudenza, dalle consuetudini di condominio e, in molti casi, sono definite direttamente dal regolamento condominiale. A livello normativo, se ne fa menzione nell’articolo 66 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile, specificando i ruoli di presidente e segretario nelle assemblee in videoconferenza.
Chi è il responsabile del verbale di assemblea di condominio
La stesura del verbale rappresenta un passaggio delicato dell’assemblea di condominio. È infatti un atto giuridico che vincola tutti i proprietari, inclusi gli assenti e i dissenzienti, ai sensi dell’articolo 1137 del Codice Civile. Proprio per questa ragione deve essere redatto con diligenza, solitamente dal segretario scelto per la riunione.
La responsabilità del verbale non ricade, tuttavia, su un unico individuo:
- il verbale prevede infatti una sottoscrizione congiunta, al termine della seduta, affinché venga confermata la legittimità delle dichiarazioni riportate;
- eventuali imprecisioni, omissioni o delibere contrarie alle maggioranze di legge costituiscono motivo di impugnazione, di cui è responsabile l’assemblea nel suo complesso.
Chi può fare il presidente dell'assemblea di condominio
La scelta su chi debba coordinare la riunione condominiale spetta direttamente ai condomini presenti alla seduta, che possono decidere in autonomia la persona più indicata. Non vi sono però particolari vincoli di legge su chi possa fare il presidente dell’assemblea. Può infatti ricoprire questo ruolo:
- un proprietario, un usufruttuario o un rappresentante delegato;
- purché goda della fiducia della collettività condominiale.
Non vi sono nemmeno particolari vincoli su vicende giudiziarie che hanno coinvolto la persona prescelta, se compatibili con la normativa vigente: un presidente dell’assemblea condominiale condannato in passato conserva la capacità di presiedere l’incontro, salvo specifiche interdizioni legali o divieti statutari.
Bisogna però ricordare che il regolamento condominiale, soprattutto se di tipo contrattuale, può introdurre restrizioni specifiche, ad esempio riservando il ruolo solo agli effettivi titolari di diritti reali sulle unità immobiliari.
Come viene scelto il segretario dell’assemblea
La situazione è del tutto analoga per la scelta della persona che, durante la riunione, si occuperà di fornire supporto tecnico e procedere alla stesura del verbale. Ma chi nomina il segretario dell’assemblea condominiale?
Di solito, la designazione avviene tramite libera scelta dell’assemblea stessa o, ancora, su suggerimento del presidente, nei limiti di eventuali vincoli da regolamento contrattuale. Possono ricoprire questo ruolo:
- i singoli condomini oppure i delegati;
- i titolari di altri diritti, come l’usufrutto;
- dei soggetti esterni, se non vi sono limitazioni regolamentari.
È bene sottolineare che l’individuazione del verbalizzante avviene tramite votazione palese, solitamente per alzata di mano. Per le assemblee svolte da remoto, in base all’articolo 66 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile, la scelta avviene contestualmente all’apertura del collegamento telematico.
È possibile scegliere un segretario esterno?
Può capitare che l’assemblea condominiale non riesca a individuare alcun componente interno, come ad esempio un condomino, che si presti alla stesura del verbale. In questo caso, la normativa non vieta di avvalersi di un segretario dell’assemblea condominiale estraneo, poiché l’incarico è unicamente di natura materiale e documentale. Affinché la nomina sia valida, è però necessario che:
- il soggetto esterno partecipi esclusivamente per verbalizzare la seduta, senza acquisire alcun diritto autonomo di voto. Può però fungere da delegato di altri condomini, formalizzando l’incarico per iscritto;
- la presenza deve essere motivata dall’incarico svolto, nel rispetto dei principi di tutela della privacy, compresa la minimizzazione dei dati, ai sensi del Regolamento Europeo sul GDPR.
L’amministratore può fungere da segretario in un’assemblea condominiale?
Proprio perché non è sempre semplice identificare un soggetto che voglia assumere specifici ruoli durante la riunione, sorge spesso una domanda legittima: il segretario dell’assemblea condominiale può essere l’amministratore?
Sebbene non sussista un divieto di legge e l'amministratore possa svolgere compiti di verbalizzazione, è sconsigliabile affidargli la guida o la stesura nei punti all'ordine del giorno, soprattutto se riguardano il suo operato o il rendiconto, per evitare conflitti d'interesse. In ogni caso, l'eventuale incarico di segretario non gli consente mai di superare il divieto assoluto di ricevere deleghe di voto, ai sensi dell’articolo 1129 del Codice Civile.
Quali sono i compiti di un segretario nell’assemblea di condominio
Ma entrando maggiormente nel dettaglio, è utile chiedersi quali siano le mansioni affidate a chi redigerà il verbale. I compiti del segretario dell’assemblea condominiale consistono sostanzialmente nell’ascolto del dibattito, nella sintesi ordinata degli interventi e nella collaborazione con il presidente. Più in particolare:
- annota con cura le presenze, le deleghe, i millesimi rappresentati, l’ordine del giorno, le dichiarazioni dei presenti e l’esito di ogni votazione, distinguendo tra favorevoli, contrari e astenuti;
- rilegge i punti salienti del testo e chiarire eventuali formulazione dubbie, prima della chiusura dei lavori.
Questo orientamento trova conferma nella pronuncia della Cassazione che, con l’ordinanza 8577/2024, ha chiarito che il verbalizzante si limita ad attestare il corretto insediamento dell'assemblea e a sintetizzare lo svolgimento della seduta, inserendo a verbale gli interventi dei singoli che ne fanno esplicita istanza.
In quali casi il segretario non è legittimo
Infine, è bene anche considerare i casi in cui la nomina di un segretario dell’assemblea possa risultare illegittima. Sebbene non vi siano particolari vincoli alla scelta di questa figura, di solito non risulta regolare se:
- viola norme imperative da regolamento contrattuale, che potrebbe limitare l’incarico ai soli condomini o altri titolari di diritti reali sulle unità immobiliari;
- il soggetto prescelto non è capace di garantire la piena imparzialità, tanto che il suo operato ha riflessi sull’attività del presidente.
Diverso è il caso in cui vi siano mere irregolarità formali nella nomina: secondo la giurisprudenza consolidata - come la sentenza della Cassazione 4615/1980 - la mancanza o l'irregolare designazione del segretario non comporta l'invalidità delle decisioni assunte, purché siano stati rispettati i quorum dell'articolo 1136 del Codice Civile. Qualora invece sussista un vizio effettivo, per violazione del regolamento contrattuale o delibera contraria alla legge, si apre la via dell’impugnazione ai sensi dell’articolo 1137 del Codice Civile. Questa dovrà avvenire entro il termine di 30 giorni dall’assemblea per i dissenzienti o astenuti, oppure dalla comunicazione del verbale per gli assenti.
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