Registratore di cassa e POS: cosa cambia dal 2026

A partire dal 1° gennaio 2026, la normativa italiana prevede l’obbligo di abbinare il registratore di cassa e il POS, con l’obiettivo di rafforzare il controllo fiscale e contrastare l’evasione, mediante una procedura digitale effettuata sul portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate. L’operazione consiste nell’associazione online dei codici identificativi dei dispositivi, senza necessità di collegamenti hardware. 

Il sistema può funzionare sia con soluzioni integrate, come i POS evoluti con funzione cassa, sia con apparecchi collegati via rete, consentendo l’invio automatico dei dati relativi alle vendite e ai pagamenti elettronici. 

Il POS deve essere collegato al registratore di cassa?

Tra le novità previste per l’anno in corso si segnalano anche le nuove regole relative ai pagamenti elettronici. Dal 1° gennaio 2026, infatti, il POS (Point of Sale), deve essere collegato al registratore di cassa telematico. Questo significa che ogni dispositivo usato per accettare pagamenti elettronici, deve essere “associato” al registratore di cassa telematico dell’esercente tramite una procedura ufficiale. 

L’obbligo è stato previsto dalla legge di Bilancio 2025, con la concessione di un anno di tempo per l’adeguamento alle nuove regole che contemplano registratore di cassa e POS insieme. L’obiettivo principale è quello di monitorare le somme incassate dai commercianti, al fine di arginare in qualche modo il fenomeno dell’evasione fiscale. 

Il mancato collegamento del POS e del registratore telematico è punito con delle sanzioni, pari a 100 euro per ogni invio dei dati non effettuato o trasmesso in modo scorretto, con un tetto massimo di 1.000 euro per ciascun trimestre. In caso di assenza del collegamento tecnico tra il POS e il registratore di cassa, invece, la sanzione amministrativa va da 1.000 a 4.000 euro.

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Cosa cambia dal 1° gennaio 2026 per i registratori di cassa?

Con l’entrata in vigore della legge di Bilancio 2025 e il successivo provvedimento attuativo dell’Agenzia delle Entrate, è scattato il nuovo obbligo dal 2026 per registratore di cassa e POS. Tutti i soggetti che trasmettono corrispettivi telematici e accettano pagamenti elettronici, devono associare il proprio registratore telematico a un POS attivo. L’obbligo interessa: 

• esercenti commerciali al dettaglio;
• bar, ristoranti, alberghi e attività di somministrazione di alimenti e bevande;
• artigiani e professionisti (quando previsto);
• tutte le attività con registratore di cassa telematico che accettano pagamenti elettronici.

Come ribadito dall’Agenzia delle Entrate, l’abbinamento di registratore di cassa e POS non richiede alcun collegamento fisico o sostituzione forzata dei dispositivi: l’adempimento è totalmente digitale e si basa sull’associazione dei codici identificativi dei terminali tramite la piattaforma telematica.

Registratori di cassa e POS, nuovo obbligo dal 2026: che fare?

Con il provvedimento n. 424470 del 31 ottobre 2025, l’Agenzia delle Entrate ha fornito precise istruzioni in merito alle nuove modalità operative. Da gennaio 2026 registratore di cassa e POS devono essere collegati tramite la funzione online del portale “Fatture e Corrispettivi”.

L’operatore dovrà entrare nella propria area personale del portale dell’Agenzia delle Entrate e collegare il numero di matricola del registratore telematico, già registrato presso l’Anagrafe Tributaria, alle informazioni identificative dei dispositivi di pagamento elettronico di cui è intestatario. Le nuove funzioni saranno attivate all’inizio del mese di marzo, a partire da una data che verrà indicata tramite apposita comunicazione sul sito istituzionale.

Per quanti non utilizzano un registratore telematico, ma la procedura web dell’Agenzia delle Entrate per la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica dei dati dei corrispettivi giornalieri, sarà possibile realizzare il collegamento all’interno della stessa procedura. 

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Quali sono le novità per il POS nel 2026

Il 2026 non è solo l’anno in cui scatta l’obbligo di collegare il POS al registratore di cassa, ma anche quello che introduce una serie di novità operative e fiscali che riguardano il ruolo del POS nell’ecosistema dei pagamenti e della fiscalità. La novità più grande è senza dubbio il collegamento telematico del POS al registratore di cassa, seguendo tempi diversi a seconda che lo strumento di pagamento sia già attivo o venga attivato successivamente:

• POS già attivi al 1° gennaio 2026: l’abbinamento al registratore deve essere effettuato entro 45 giorni dalla data di attivazione del servizio web (previsto per i primi giorni di marzo 2026);
• POS attivati successivamente: il collegamento deve essere effettuato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità del POS ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese.

L’altra novità per il 2026 è che i dati dei pagamenti elettronici accettati tramite POS devono essere memorizzati e trasmessi giornalmente in forma aggregata insieme ai corrispettivi all’Agenzia delle Entrate. Questo rafforza la tracciabilità delle transazioni e mira a ridurre l’evasione fiscale.

Quanto costa un registratore di cassa collegato al POS?

Il costo di un registratore di cassa telematico, varia molto in base alle funzionalità, alla qualità e al tipo di attività. Per i modelli che includono la connessione automatica all’Agenzia delle Entrate si può spendere all’incirca tra 300 e 800 euro, mentre per i registratori digitali o touchscreen più evoluti, la cifra sale tra 500 e 1.200 euro. 

Chi sceglie soluzioni che integrano POS e funzioni di gestione fiscale direttamente in un unico sistema, quindi registratore di cassa e POS integrato, deve mettere in conto un esborso un po’ più elevato che si aggira di solito tra i 700-800 e i 1.500 euro in base al modello.