Il sito web di condominio è obbligatorio? La normativa di riferimento

Il sito web del condominio è obbligatorio? La risposta è no, poiché non esiste un disposto del Codice civile in cui si attesta l’obbligatorietà dello strumento. Tuttavia, nulla vieta che i condomini stessi, attraverso una delibera assembleare, decidano di approvare l’adozione del sito internet condominiale, vincolando in tal modo l’amministratore di condominio a soddisfare tale richiesta. Cerchiamo dunque di fare chiarezza sul punto andando ad esaminare, inoltre, i vantaggi ed i costi di un sito web condominiale.

Il sito web condominiale: cos’è e a cosa serve

Il sito web condominiale è uno strumento virtuale pensato per agevolare la gestione e la condivisione della documentazione e delle informazioni relative al condominio. La sua utilità principale consiste nell'offrire ai condomini un accesso agevole e previamente deliberato in assemblea a una serie di documenti rilevanti per la vita condominiale.

Le finalità stabilite dalla normativa di riferimento mirano a consentire agli interessati di consultare una vasta gamma di documenti condominiali, tra cui si menzionano:

• regolamenti interni;
• avvisi di convocazione;
• verbali delle assemblee e delle riunioni dei consiglieri o delle commissioni;
• bilanci consuntivi e preventivi;
• registri di contabilità;
• documentazione bancaria e fatture;
• polizze assicurative;
• contratti di forniture e servizi;
• atti amministrativi e giudiziari.

Inoltre, ad esempio, il sito web di condominio potrebbe contenere avvisi, comunicazioni e l'elenco dei fornitori del condominio, inclusi contatti utili per piccoli interventi di manutenzione o riparazione, come idraulici, elettricisti o giardinieri, da contattare direttamente in caso di necessità o in assenza dell'amministratore.

Di norma, i condomini selezionano quali documenti dovranno essere caricati sul sito web con una delibera assembleare, ma è anche possibile decidere quali documenti debbano essere resi disponibili sul sito internet condominiale tramite il regolamento di condominio.

È obbligatorio dotarsi di un sito web di condominio?

Il carattere di obbligatorietà del sito web del condominio è piuttosto circoscritto e non può essere interpretato nel senso più stretto del termine. Più nello specifico, la necessità di realizzare un sito internet condominiale obbligatorio sorge soltanto se l'assemblea decide di adottare uno strumento informatico di questo tipo tramite delibera assembleare.

Pertanto, se i condomini deliberano in tal senso, l’amministratore in forza del mandato conferitogli, è tenuto ad attuare la delibera assembleare e procedere con la creazione del sito web condominiale. Solo nel caso in cui il sito web di condominio sia stato oggetto di una decisione dell’assemblea, dunque, l'amministratore risulterà essere vincolato a seguire la volontà dei residenti, nell'ambito delle sue competenze.

Il mancato rispetto dell’obbligo relativo al sito web del condominio da parte dell'amministratore può comportare conseguenze legali, come la revoca del mandato od anche, com’è logico pensare, il mancato rinnovo dell'incarico.

L'art. 71 ter delle disposizioni di attuazione del Codice civile regola questa eventualità. Secondo tale articolo, su richiesta dell'assemblea, l'amministratore è tenuto ad attivare un sito internet condominiale che consenta agli interessati di consultare ed estrarre in formato digitale i documenti stabiliti dalla stessa assemblea. Dunque, non sussiste un vero e proprio obbligo nel Codice civile relativo al sito internet condominiale ma, nelle disposizioni attuative si afferma che il sito, una volta approvato con la maggioranza di cui all’art. 1136 c.c. tramite delibera assembleare, dev’essere attivato e reso disponibile dall’amministratore di condominio agli aventi diritto.

La decisione approvata per lanciare un sito web è legalmente vincolante per ogni singolo proprietario nell'edificio, incluso chi non ha accesso a strumenti informatici (a meno che la delibera non venga impugnata). Da ciò si evince dunque che l’adozione del sito web del condominio non è obbligatoria ma facoltativa.

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Quali sono gli adempimenti obbligatori per la privacy del condominio?

Rispetto al sito web, l’amministratore di condominio, come già accennato, deve assicurarsi che gli aventi diritto (proprietari, comproprietari, usufruttuari e nudi proprietari) possano accedervi per visionare e scaricare i documenti previsti dalla stessa assemblea di condominio. 

L’amministratore di condominio è tenuto a fornire informazioni dettagliate sulle valutazioni dei rischi e sui criteri di protezione rispetto all'accesso da parte di terze parti. L'accesso al sito dev’essere limitato esclusivamente ai condomini elencati nell'anagrafe condominiale, i quali riceveranno credenziali di accesso personali sotto forma di username e password, secondo quanto deliberato nel rispetto delle disposizioni dell'articolo 71 ter delle disposizioni attuative del c.c.

È importante che il trattamento dei dati da parte dell’amministratore sia limitato alle informazioni necessarie e pertinenti per gli scopi condominiali, e che sia nominato un responsabile della protezione dei dati per garantire il rispetto delle disposizioni del GDPR. Questo responsabile, se diverso dall'amministratore, deve essere comunicato ai condomini insieme alle sue competenze specifiche.

Ogni condomino, o ogni individuo appartenente alla comunità condominiale, deve ricevere un'informativa sulla privacy conforme agli articoli 13 e 14 del GDPR/2016, che spieghi le finalità del trattamento dei suoi dati, i criteri di trattamento e l'identità del responsabile della protezione dei dati.

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Quali sono gli adempimenti di un amministratore di condominio?

L’amministratore di condominio, sin dal momento della nomina, diventa il rappresentante legale del condominio e, pertanto, ha diversi obblighi oltre a quelli relativi alla tutela della privacy sopra riportati. Nello specifico, ha l'incarico di intraprendere tutte le azioni legali nell’interesse del condominio, come recuperare pagamenti arretrati da parte dei residenti, inviare richieste di pagamento, gestire comunicazioni e procedere al recupero coattivo di somme dovute, oltre a difendere gli interessi condominiali in tribunale.

Inoltre, l'amministratore ha l'obbligo di:

• indicare il luogo di conservazione dei registri condominiali (anagrafe, verbali, contabilità) e stabilire gli orari per la consultazione;
• sottoscrivere una polizza assicurativa professionale, se richiesto dai condomini, per coprire eventuali errori;
• esporre i propri dati e contatti all'ingresso del condominio;
• aprire un conto corrente dedicato al condominio per gestire le transazioni finanziarie.

Infine, in caso di revoca, l'amministratore deve restituire tutta la documentazione e limitarsi ad attività amministrative di routine fino alla nomina del successore.

Il costo di un sito internet condominiale

Individuare il costo di un sito internet condominiale non è facile; infatti, si tratta di una spesa che può variare considerevolmente in base a diverse variabili. In linea di massima, tuttavia, è possibile affermare che questo costo si divide in due parti: una tassa unica per la creazione del sito e un costo annuale per il mantenimento dei servizi web correlati (come il dominio, il backup e la sicurezza dei dati). Naturalmente, le spese iniziali e quelle ricorrenti per il sito web saranno suddivise tra i condomini in base alla loro quota di proprietà e, pertanto, in sede di delibera, i condomini dovranno considerare non solo l’utilità in sé dello strumento ma anche le spese correlate al sito web.