Identificazione digitale degli ospiti, avv. Marino: "Trovare un equilibrio tra innovazione tecnologica e normativa"

Nel settore Hospitality, identificare gli ospiti che entrano in albergo è un obbligo penale introdotto già nel 1931 dall’art. 109 TULPS. Oggi, però, l’evoluzione tecnologica – tra self check-in, riconoscimento facciale e sistemi automatizzati – sta modificando il mercato, che deve venire a termini con questo obbligo, aprendo nuovi interrogativi giuridici. Ne abbiamo parlato con Donatella Marino, fondatrice di Hospitality Law Lab, il noto Think Tank di accademici e avvocati dedicato all’evoluzione del diritto nel Real Estate e nella Hospitality, per capire come cambia il quadro normativo.

Perché la mancata identificazione degli ospiti è centrale al punto che le conseguenze sono penali?

Si tratta di un obbligo introdotto con Regio Decreto 18 giugno 1931, n. 773, con l’art. 109 Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), la cui funzione è legata a esigenze di ordine pubblico: prevenire i rischi connessi alla presenza di persone coinvolte in attività criminali o latitanti favorendone la tracciabilità. 

L’art. 109 è stato modificato negli anni ma solo per ampliare la platea delle strutture obbligate, così da ricomprendere tutte le nuove forme di ospitalità turistica che comparivano sul mercato. Inoltre, nel 2018, l’obbligo è stato esteso ai locatori con contratti inferiore ai trenta giorni (noti in Italia come “affitti brevi”).

 L’art. 109 impone in realtà due obblighi: verificare l’identità degli alloggiati (più precisamente, “possono dare alloggio esclusivamente a persone munite della carta d'identità o di altro documento idoneo ad attestarne l'identità”) e trasmetterne i relativi dati alle autorità di pubblica sicurezza.  E’ il primo obbligo al centro dei problemi di oggi. 

Come sta cambiando questo primo obbligo con l’introduzione delle nuove tecnologie?

Negli ultimi anni, la diffusione di strumenti digitali come il self check-in e l’identificazione da remoto ha contribuito a trasformare l’Hospitality, soprattutto nei piccoli alberghi, nelle strutture extra-alberghiere e per gli “affitti brevi”. Spesso i documenti vengono richiesti all’ospite tramite messaggistica, viene inviato un codice con cui l’ospite apre una Key Box vicina all’alloggio dove, in assenza di Reception o del locatore che lo accoglie, entra, senza verifica della corrispondenza con il documento di identità inviato. 

Per contenere il fenomeno, una Circolare ministeriale aveva valorizzato il requisito della verifica “de visu”, richiedendo la presenza fisica di una persona fisica al check-in. Ma il Consiglio di Stato ha poi chiarito che questa verifica può avvenire anche tramite le nuove tecnologie, come “appositi dispositivi di videocollegamento predisposti dal gestore all’ingresso della struttura”, purché consentano un accertamento effettivo e immediato dell’identità l’effettiva corrispondenza tra ospite e titolare esibito o trasmesso. Si è aperta così la strada all’utilizzo dei dati biometrici, disciplinati da altre normative.

Che ruolo giocano i dati biometrici in questo contesto?

Se da una parte potrebbero risolvere il problema di cui all’art. 109 TULPS, ne apre però altri: gestibili, ma se si conosce bene l’intero quadro normativo. Da tenere presente che i dati biometrici stanno assumendo un ruolo sempre più centrale nei processi di identificazione digitale non solo nel segmento Real Estate e nella Hospitality turistica, in quanto trasformano caratteristiche fisiche uniche – come il volto, l’impronta digitale o la voce – in modelli digitali, consentendo di autenticare l’identità di una persona senza bisogno di documenti fisici o chiavi, con applicazione sempre più diffusa in tutti gli ambiti. Dal punto di vista giuridico, ciò che rileva non è (solo) la semplice raccolta di un’immagine, ma il trattamento automatizzato finalizzato a identificare o autenticare un individuo. 

Quali tecnologie biometriche vengono già utilizzate nel settore Hospitality?

Sono già ampiamente utilizzate diverse soluzioni tecnologiche con applicazioni sempre più integrate nell’esperienza dell’ospite. La più diffusa è probabilmente il riconoscimento facciale, utilizzato nei processi di self check-in e check-out tramite kiosk automatizzati che confrontano il volto dell’ospite con il documento caricato. La stessa tecnologia può essere impiegata per accedere alle camere d’albergo con serrature intelligenti oppure per autorizzare ingressi in aree riservate, come spa e palestre. 

Accanto a questa, trovano spazio anche gli scanner di impronte digitali, utilizzati per identificazioni rapide o per il controllo degli accessi, ad esempio per aprire porte o tornelli. In contesti più esclusivi o ad alta sicurezza, possono essere impiegati sistemi di riconoscimento dell’iride o della retina, capaci di identificare in modo univoco l’ospite attraverso caratteristiche oculari. Infine, il riconoscimento vocale si sta diffondendo nelle camere smart, dove consente agli ospiti di interagire con assistenti virtuali per controllare luci, temperatura o richiedere servizi.

Come si inseriscono queste tecnologie nel processo di check-in?

L’utilizzo delle tecnologie biometriche si inserisce in un processo sempre più digitalizzato. Per esempio, già nella fase di prenotazione, attraverso il cosiddetto digital onboarding, il guest può caricare un documento di identità e un selfie: il sistema crea così un modello biometrico che verrà utilizzato nelle fasi successive di identificazione. In alcuni casi, i sistemi più avanzati arrivano anche ad analizzare elementi comportamentali, come il modo di camminare (gait) o altri parametri, per finalità di sicurezza. Si tratta però di applicazioni ancora più delicate sotto il profilo giuridico.

Quali sono le norme di compliance per gli operatori?

Il quadro normativo è oggi definito principalmente da due riferimenti: il GDPR e il nuovo AI Act. 

• Il GDPR (Regolamento UE 2016/679) è la normativa sulla protezione dei dati personali, che richiede liceità, correttezza, trasparenza e misure di sicurezza. Sono norme inderogabili che prevedono sanzioni amministrative a volte elevate. L’art. 4, 14) definisce i “dati biometrici” come “i dati personali ottenuti da un trattamento tecnico specifico relativi alle caratteristiche fisiche, fisiologiche o comportamentali di una persona fisica che ne consentono o confermano l'identificazione univoca, quali l'immagine facciale o i dati dattiloscopici”: una categoria particolare, con regole molto rigorose, dovendo rispondere ai principi di necessità e proporzionalità e, in molti casi, richiedendo un consenso esplicito e informato dell’interessato.
•  L’AI Act (Regolamento UE 2024/1689) sull'intelligenza artificiale, pienamente operativo dal prossimo agosto 2026 - aggiunge un ulteriore livello di regolazione, classificando i sistemi di identificazione biometrica come “ad alto rischio” e imponendo obblighi stringenti in termini di gestione del rischio, trasparenza e supervisione umana. 

È dunque lecito utilizzare sistemi biometrici per il check-in?

Non automaticamente: questo è un punto essenziale. Deve trattarsi di una tecnologia in cui l’intero processo operativo risulti compliant con tutte le normative applicabili: sia di settore, sia legate a Compliance Digitale e Cybersecurity. Per esempio, l’utilizzo di sistemi biometrici è legittimo solo quando è realmente necessario rispetto alla finalità perseguita e non esistono alternative meno invasive: se una struttura dispone di una reception, il ricorso a tali tecnologie potrebbe risultare sproporzionato. 

Qual è oggi la principale sfida per i check-in nel settore Hospitality?

Anche in materia di check in, la compliance oggi in Italia richiede un approccio integrato, in cui le norme di settore si sovrappongono a quelle generali sulla sicurezza e la protezione dei dati, trasformando la conformità in un sistema dinamico di gestione dei rischi. 

La sfida è investire in modo equilibrato nelle competenze necessarie per un equilibrio tra innovazione tecnologica e compliance normativa. Non si tratta più di scegliere tra efficienza e regole, ma di costruire modelli sostenibili che sappiano garantire contemporaneamente competitività e sicurezza pubblica, efficienza operativa e rispetto dei diritti fondamentali degli ospiti. È su questo equilibrio che si gioca oggi il futuro del settore Hospitality, e non solo.