Spese borsuali dell’amministratore: cosa sono e chi deve pagarle

La corretta gestione degli stabili condominiali richiede ai condomini di sostenere costi aggiuntivi, rispetto alle comuni spese di manutenzione ordinaria e straordinaria dell’edificio. Fra questi vi rientrano anche le spese borsuali dell’amministratore, ovvero legate alle necessità operative delle sue funzioni e, fatto non meno importante, anticipate dallo stesso professionista. Si tratta di una voce aggiuntiva rispetto al compenso stabilito per l’amministratore e, per questa ragione, devono essere precisamente documentate per evitare controversie.

Cosa sono le spese borsuali dell’amministratore

Innanzitutto, cosa sono le spese borsuali? Si tratta di tutti quei costi che l’amministratore di condominio sostiene per lo svolgimento delle sue mansioni, quindi indispensabili per la sua attività. Di norma, ci si riferisce a esborsi di media entità, come l’acquisto di materiali di cancelleria, stampe e fotocopie, l’invio di raccomandate, spese telefoniche e via dicendo.

Il significato di spese borsuali deriva dalla natura viva di queste spese, che non costituiscono un compenso aggiuntivo per l’amministratore rispetto a quanto già concordato con il condominio, bensì un rimborso per anticipazioni fatte “di propria borsa” dallo stesso professionista.

A livello normativo, sono diversi i riferimenti sulle spese borsuali. Anche in considerazione della Legge 220/2012 - ovvero, la Riforma del Condominio - e dell’introduzione di maggiori obblighi di trasparenza nella gestione finanziaria dello stabile, nel Codice Civile utili indicazioni si trovano:

• nell’articolo 1720, che stabilisce il diritto del mandatario, in questo caso l’amministratore, al rimborso delle spese durante l’esercizio del mandato;
• nell’articolo 1129, che impone all’amministratore di presentare un preventivo dettagliato del proprio compenso al momento della nomina o del rinnovo, mentre le spese borsuali devono essere richieste separatamente se opportunamente documentate;
• nell’articolo 1130-bis che, nel disciplinare il resoconto condominiale, richiede di includere una chiara esposizione di tutte le entrate e le uscite, per garantirne la verificabilità da parte dei condomini.

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È utile nuovamente ricordare che, data la natura di queste spese, l’amministratore è tenuto a produrne una certosina documentazione e richiederne l’approvazione in assemblea, affinché siano esigibili: è quanto conferma la Cassazione, con la sentenza 14197/2011.

La differenza tra spese borsuali e ordinarie per il condominio

Per meglio comprendere la natura di queste spese, è utile distinguerle da altri costi che normalmente i condomini sono chiamati a sostenere. In particolare, le spese sono:

• ordinarie, se riguardano tutte le attività di gestione e manutenzione delle parti comuni, come le pulizie, l’illuminazione, il controllo ciclico degli impianti e via dicendo;
• straordinarie, quando gli interventi di manutenzione si rendono necessari a seguito di guasti o altre esigenze improvvise, come ad esempio il rifacimento del tetto, la sostituzione della caldaia centralizzata e così via;
• di compenso, ovvero quelle concordate e approvate dall’assemblea condominiale per il mandato conferito all’amministratore;
• borsuali, se anticipate dall’amministratore per lo svolgimento delle sue funzioni e, pertanto, aggiuntive al compenso e rimborsate a seguito della relativa documentazione.

Quando l’amministratore ha diritto al rimborso

Per quanto l’amministratore di condominio possa anticipare piccole e medie spese con i propri fondi, al fine di garantire il regolare funzionamento delle sue attività, il diritto al rimborso non è automatico. Vi sono infatti dei costi che se, sufficientemente provati, il condominio è tenuto a sostenere, altri che invece non sono rimborsabili.

Le spese effettivamente rimborsabili

Affinché le spese borsuali possano essere effettivamente rimborsate, è necessario che siano strettamente correlate alla gestione condominiale e, come già più volte ribadito, adeguatamente documentate. In linea generale, dovrebbero soddisfare tre criteri di base:

• devono essere necessarie, ovvero indispensabili affinché l’amministratore possa svolgere le proprie funzioni;
• devono essere utili, ovvero beneficiare il condominio;
• devono essere comprovabili, ad esempio con la presentazione di fatture e scontrini.

In linea esemplificativa, vi possono quindi rientrare tutti i costi sostenuti:

• per l’attività d’ufficio, come materiali di cancelleria, stampe e fotocopie;
• per gestire le comunicazioni, come ad esempio spese per telefonate con i fornitori o, ancora, invio di lettere tramite raccomandata o PEC;
• per gli spostamenti, come ad esempio per raggiungere le riunioni o per effettuare controlli sulle parti comuni;
• per consulenze, perizie o altre necessità approvate dall’assemblea condominiale.

Come già visto, in base all’articolo 1130-bis del Codice Civile, nel rendiconto annuale dovranno essere inserite tutte le entrate e le uscite, quindi comprese anche le spese borsuali. Inoltre, il rendiconto dovrà essere approvato in base alle maggioranze previste dall’articolo 1136 del Codice Civile:

• la maggioranza degli intervenuti;
• purché rappresentino almeno la metà dei millesimi del valore del condominio.

È inoltre utile sapere che, se l’amministratore gestisce più condomini, le spese borsuali devono essere allocate in modo proporzionale, evitando di addebitare a un singolo stabile costi che invece sono condivisi.

Le spese personali non rimborsabili

È però necessario sottolineare che non tutti gli esborsi effettuati dall’amministratore devono essere rimborsati. Infatti, il condominio non è tenuto a sostenere alcun costo se le spese:

• sono personali, quindi non direttamente legate al condominio;
• sono generiche o, ancora, non adeguatamente documentate.

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Sempre a titolo esemplificativo, potrebbero quindi non rientrare fra le spese borsuali:

• i costi per l’acquisto di attrezzature informatiche utilizzate a scopo generico, ovvero come smartphone o computer che il professionista non usa specificatamente per il condominio, bensì per esigenze personali;
• i corsi di aggiornamento professionale o di formazione;
• i costi sostenuti per attività di rappresentanza non preventivamente approvata dall’assemblea;
• viaggi, spostamenti, pranzi non specificatamente effettuati per il condominio.

Come si divide la spesa dell’amministratore di condominio

Compresa la natura di questi costi, è utile chiedersi chi paga l’amministratore di condominio e le relative spese borsuali. Si seguono normalmente i principi di proporzionalità stabiliti dal Codice Civile, previa verifica delle richieste di rimborso presentate dal professionista.

La verifica delle spese per l’amministratore

Prima di essere suddivise fra i condomini, le spese borsuali devono essere verificate e approvate dall’assemblea. Come già specificato, l’articolo 1130-bis del Codice Civile impone all’amministratore di presentare un rendiconto annuale, che includa un elenco dettagliato di tutte le uscite, supportato dalla relativa documentazione.

Ancora, l’articolo 1129 del Codice Civile consente ai condomini di chiedere chiarimenti sulle spese, ad esempio visionando fatture e scontrini o, ancora, richiedendo copia dei giustificativi. In presenza di costi anomali o non particolarmente chiari, l’assemblea ha facoltà di:

• rifiutarne l’approvazione;
• richiedere all’amministrazione motivazioni o documentazioni maggiori.

La suddivisione fra i condomini

Una volta approvate, le spese borsuali vengono suddivise secondo i criteri previsti dall’articolo 1123 del Codice Civile. I costi dovranno infatti essere sostenuti:

• da tutti i condomini;
• in proporzione ai millesimi di proprietà.

L’amministratore è obbligato ad agire per la riscossione forzosa delle quote morose entro sei mesi dalla chiusura dell’esercizio, salvo dispensa dell'assemblea.
Infine, è bene ricordare che le spese borsuali sono aggiuntive rispetto al compenso già stabilito per il professionista, perché rappresentano appunto dei costi anticipati dallo stesso per garantire le sue funzioni.