Cos’è la PEC: ecco come funziona la posta elettronica certificata

Cos’è la PEC e come funziona? A diversi anni dalla prima introduzione della posta elettronica certificata, avvenuta nel 2005, sono ancora molti i cittadini che si interrogano sul suo utilizzo. Eppure è uno strumento davvero utile, in particolare per comunicare con la Pubblica Amministrazione o i professionisti, poiché si tratta a tutti gli effetti di missive elettroniche con valore legale. In altre parole, si può considerare la PEC come l’equivalente elettronico della raccomandata con ricevuta di ritorno.

Inizialmente la diffusione della PEC ha coinvolto, oltre alla già citata Pubblica Amministrazione, soprattutto imprese e professionisti, poiché nel 2009 è stato introdotto l’obbligo di attivazione di una casella di posta elettronica certificata per queste categorie. Tuttavia, nel corso degli anni il servizio è stato adottato anche da molti comuni cittadini, soprattutto per sbrigare online alcune delle più comuni comunicazioni con gli enti dello Stato.

Quello della PEC è però un percorso che sta volgendo al termine: questo standard italiano, infatti, a partire dal 2024 verrà progressivamente modificato per adattarsi a quello europeo: la REM, la Registered Electronic Mail. Di seguito, tutte le informazioni utili.

Cos’è la PEC

Così come già accennato, la PEC è una comunicazione elettronica che, grazie a un complesso sistema di sicurezza a livello informatico, ha valore giuridico. Si tratta dell’equivalente elettronico di una raccomandata con ricevuta di ritorno: nella pratica, l’invio, la ricezione e il contenuto del messaggio vengono certificati.

Valida esclusivamente in Italia e introdotta per la prima volta con il DPR dell’11 febbraio 2005, la PEC oggi è largamente regolata dal Codice di Amministrazione Digitale, che sancisce appunto il valore legale di questo tipo di comunicazione. Va però sottolineato, così come specificato dalla Circolare 3/2014 della Ragioneria Generale dello Stato e dalla Circolare 20 gennaio 2014 del MEF, che la certificazione giuridica riguarda mittente, destinatario e corpo del messaggio, mentre per gli allegati è necessario apporre la firma digitale affinché siano legalmente validi. Ancora, perché le comunicazioni abbiano effettivo potere legale, devono essere conservate per 10 anni dalla loro emissione o ricezione.

Le caratteristiche legali della PEC

Ma cosa rende la PEC una comunicazione giuridicamente valida, rispetto a un comune messaggio di posta elettronica? Così come da normativa introdotta nel 2005, questo tipo di comunicazione deve garantire:

• uno scambio dei dati in un ambiente informatico completamente sicuro, per evitare alterazioni del messaggio e garantire il massimo della privacy;
• l’impossibilità di modificare il messaggio dopo l’invio e dopo la ricezione;
• la presenza di conferme d’invio e ricezione della comunicazione, con la certificazione della data e dell’orario sia dell’inoltro da parte del mittente che di ricezione del destinatario.

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Proprio per garantirne il suo intrinseco valore legale, la PEC non viene offerta da qualsiasi operatore di servizi Web, bensì è resa disponibile da gestori di posta autorizzati e supervisionata da un’apposita autorità, la Certification Authority Pubblica AgID, che si preoccupa di emettere i certificati di autenticazione e di firma per queste comunicazioni.

Che differenza c’è tra una mail e una PEC?

Comprese le caratteristiche della posta elettronica certificata, è più che lecito domandarsi quale sia la reale differenza tra una PEC e una classica mail. D’altronde, i due sistemi condividono alcuni protocolli di base e, almeno nell’utilizzo pratico, non risultano dissimili.

La grande differenza è nell’assenza, nella mail classica, di una prova legale di invio e ricezione della comunicazione, tramite un sistema di verifica inviolabile. La comune mail, infatti:

• non conferma l’univocità di mittente e destinatario;
• non è dotata di strumenti informatici che ne attestino l’autenticità;
• può essere digitalmente alterata.

Come funziona la PEC

Di primo acchito, il funzionamento di una casella di posta certificata non appare molto differente da quello di una comune mail: l’utente si trova a interagire con un’interfaccia che ricorda i più comuni client di posta elettronica, può consultare le comunicazioni in ingresso e in uscita e compilare messaggi, con tanto di allegati. Quel che cambia è però il processo di certificazione della comunicazione, che avviene senza che l’utente debba compiere alcun passo aggiuntivo.

Dal punto di vista tecnico, i passaggi che ne consentono la verifica sono molto complessi, poiché si basano sull’utilizzo di server e protocolli di scambio dati sicuri, come SSL. Nella pratica, e semplificando enormemente il processo, la PEC funziona in questo modo:

• il mittente prepara il messaggio e i suoi allegati, esattamente nello stesso modo con cui si compila una comune mail;
• il gestore della casella del mittente prende in carico la comunicazione, la certifica - ad esempio, confermando data e orario di trasmissione - e la inoltra al destinatario;
• il gestore della casella del destinatario prende in carico la comunicazione e, a sua volta, ne certifica la ricezione;
• Il messaggio viene reso disponibile al ricevente, che potrà così leggerne il contenuto.

Con chi si può usare la PEC e quando è obbligatoria

Come facile intuire, la PEC può essere utilizzata tutte le volte che si desidera approfittare di una comunicazione legalmente certificata, così come si farebbe per una comune raccomandata cartacea con ricevuta di ritorno. A oggi, è possibile inviare e ricevere queste comunicazioni:

• ad altre caselle di posta PEC;
• da PEC a posta elettronica ordinaria;
• da posta elettronica ordinaria a PEC, se il gestore prescelto lo prevede. Spesso questa possibilità è inibita, per evitare di ricevere spam o altro tipo di comunicazioni indesiderate.

Vale anche la pena sottolineare che, come stabilito dalle leggi 2/2009 e 221/2012, la PEC è obbligatoria per:

• pubbliche amministrazioni;
• liberi professionisti;
• ditte individuali;
• società.

È inoltre utile ricordare che, a partire dal 6 luglio 2023, la PEC è stata nella pratica resa necessaria anche per i comuni cittadini: le comunicazioni con la Pubblica Amministrazione saranno infatti digitali e non più cartacee dal 30 novembre 2023, per effetto dell’introduzione dell’INAD, l’Indice Nazionale dei Domini Digitali. A questo scopo, è utile comprendere cosa sia e come attivare il proprio Dominio Digitale.

Quanto costa la PEC?

Sebbene esistano dei provider che offrono caselle PEC di base completamente gratuite, così come alcuni albi professionali, spesso l’attivazione della posta elettronica certificata è pagamento. La maggior parte dei gestori offre infatti il servizio in abbonamento, di norma a partire da circa 5 euro l’anno. Questa somma può ovviamente variare a seconda dei servizi aggiuntivi richiesti, ad esempio più spazio su server per conservare le proprie comunicazioni rispetto a quello standard.

Come si ottiene la PEC

Attivare una casella di posta elettronica certificata PEC è abbastanza semplice e, nella maggior parte dei casi, non richiede grandi competenze pregresse né troppi passaggi aggiuntivi rispetto a una classica mail.

Il primo e fondamentale passaggio è scegliere il provider - ovvero, il gestore autorizzato - con cui sottoscrivere il servizio. Per farlo, si può consultare l’elenco completo disponibile sul sito dell’AgID.

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Scelto il gestore di propria preferenza, si procede alla registrazione preliminare, che porterà alla successiva apertura della casella PEC desiderata. In questa fase, sarà richiesto di fornire informazioni quali:

• dati anagrafici completi, incluso domicilio e indirizzo di residenza;
• codice fiscale;
• attività e ragione sociale, ad esempio se privato cittadino, professionista, impresa e via dicendo;
• numero di telefono;
• indirizzo email classico d’appoggio, per il recupero dei dati d’accesso;
• eventuali informazioni aggiuntive, a seconda del provider prescelto;
• consenso al trattamento dei dati personali.

A differenza della classica casella di posta, la PEC non viene attivata immediatamente dopo l’inserimento di queste informazioni. I dati forniti dovranno infatti essere verificati e certificati:

• tramite la firma digitale, se la si possiede;
• inoltrando al gestore via posta, fax o mail ordinaria la richiesta di attivazione, allegando una copia fronte/retro del documento d’identità e del codice fiscale.

Le tempistiche possono variare a seconda del provider: in genere, l’intero processo non richiede più di una settimana.

Dalla PEC alla REM

Come accennato in apertura, la PEC ha rappresentato un importante passo per la digitalizzazione italiana, soprattutto nelle comunicazioni con la Pubblica Amministrazione, con le imprese e con i professionisti. Ed è stata anche una vera e propria avanguardia europea, considerando come l’Italia sia stata la prima nazione del Vecchio Continente ad aver adottato un sistema di certificazione legale della posta elettronica.

A partire dal 2024, la PEC verrà però progressivamente sostituita dalla REM - la Registered Electronic Mail - ovvero il corrispettivo europeo della posta elettronica certificata. I due protocolli hanno molte caratteristiche in comune - come la certificazione della data e dell’orario di invio e del contenuto - tuttavia la REM aggiunge anche la verifica obbligatoria dell’identità del possessore della casella e l’autenticazione a due fattori.

Con l’aiuto dell’AgID, tutti i provider si stanno preparando a questa transizione, per convertire senza intoppi tutte le caselle PEC esistenti in future REM. Affinché sia possibile questa conversione, è probabile che ai titolari venga richiesto di confermare digitalmente la propria identità, ad esempio con le credenziali SPID. Tuttavia, gli adempimenti di legge necessari verranno definiti ufficialmente nel corso dei prossimi mesi.