Convocazione dell’assemblea condominiale via mail: norme e limiti da considerare

La questione della validità di una convocazione dell’assemblea condominiale via mail è stata affrontata dai tribunali di primo e secondo grado, il che evidenzia quanto sia diffusa la pratica di alcuni condomini di utilizzare la posta elettronica per la trasmissione di simili comunicazioni. Ma cosa dice la normativa di riferimento a riguardo? Questa modalità è ammessa? Sebbene non vi siano pronunce della Cassazione sulla convocazione dell'assemblea condominiale via mail, la giurisprudenza e le norme contenute nelle Disposizioni di attuazione del Codice civile consentono di individuare la risposta a tale quesito.

La convocazione dell’assemblea condominiale via mail è valida?

L'intento di sfruttare la tecnologia e, più precisamente, la posta elettronica per semplificare l'operato dell'amministratore spesso si traduce in dubbi e contestazioni giudiziali poiché, la legge attuale, non fornisce linee guida specifiche sull'uso dell’e-mail per la convocazione delle assemblee di condominio. Per tale ragione, è fondamentale esaminare attentamente la normativa di riferimento per comprendere in quali circostanze e a quali condizioni è lecito effettuare la convocazione dell'assemblea condominiale via mail e qual è più in generale, nel contesto del condominio, il valore della corrispondenza a mezzo mail.

In linea generale, stando al dispositivo dell’art. 66 delle Disposizioni per l’attuazione del Codice civile, la convocazione dell’assemblea condominiale via mail ordinaria non è ammessa. Tuttavia, questa modalità di comunicazione delle convocazioni può essere considerata valida solo se il condomino destinatario:

• esplicita il consenso a ricevere tali avvisi tramite posta elettronica. A tal riguardo, tuttavia, è bene considerare che la mera indicazione dell'indirizzo e-mail "per future comunicazioni" all'amministratore non è considerata sufficiente, bensì è richiesta una manifestazione di volontà chiara e specifica;
• è in grado di fornire la prova della ricezione di tali e-mail, escludendo il semplice messaggio di conferma inviato da alcuni software, il quale non risulta essere adeguato a tale scopo.

Solo se entrambe queste condizioni sono soddisfatte, l'avviso di convocazione dell’assemblea di condominio via mail ordinaria è considerato valido e non influisce né sull'integrità dell'assemblea condominiale né sulle relative votazioni. Tuttavia, se il destinatario, pur avendo letto l’e-mail, afferma di non aver ricevuto la convocazione e contesta la convocazione della riunione, le eventuali delibere dell’assemblea, potrebbero essere dichiarate prive di efficacia.

Pertanto, la posta ordinaria costituisce prova piena solo se il destinatario non nega i fatti. Se invece viene contestata la ricezione, è compito del mittente dimostrare che il messaggio è stato ricevuto, un compito spesso difficile da portare a termine e la situazione cambia quando il condomino esprime esplicitamente la volontà di ricevere le convocazioni via posta elettronica ordinaria.

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Come deve avvenire la convocazione dell’assemblea condominiale?

Come si convoca l’assemblea di condominio? L’art. 66 delle Disposizioni per l’attuazione del Codice civile fornisce un elenco esaustivo e tassativo dei mezzi ritenuti validi per la convocazione delle riunioni di condominio. Gli strumenti validi secondo la legge sono i seguenti:

• fax;
• PEC (Posta elettronica certificata);
• lettera raccomandata, anche spedita con servizi postali privati;
• lettera consegnata personalmente al diretto interessato, la quale dev’essere controfirmata per l’accettazione della convocazione.

Le ragioni del riconoscimento della PEC come posta elettronica ammessa per la trasmissione degli avvisi ufficiali sono da ricercare anche nel fatto che, mentre la posta ordinaria non offre una conferma di ricezione, optare per la convocazione dell’assemblea condominiale via PEC permette di ricevere una prova di consegna legalmente valida, equivalente al ricevimento di una raccomandata. 

Tuttavia, dal momento che non tutti i condomini sono provvisti di PEC (che opera solo se sia il mittente che il destinatario dispongono di un indirizzo di posta certificata), spesso si ricorre all'utilizzo dell’e-mail ordinaria.

Come già accennato, l’enumerazione di queste modalità di convocazione delle assemblee condominiali è categorica e non consente applicazioni analogiche ad altri casi non contemplati dalla legge. Infatti, è da considerare illecita la convocazione dell’assemblea condominiale via WhatsApp, SMS, chat, telefonate ed anche la convocazione dell’assemblea condominiale tramite avvisi inseriti nella buca delle lettere o affissi sulla porta dell'androne dell'edificio.

Quanti giorni prima va mandata la convocazione dell’assemblea condominiale?

L’avviso della convocazione dell’assemblea condominiale via mail ordinaria (in presenza delle suddette condizioni), fax, PEC, raccomandata o consegna a mano dev’essere recapitato al destinatario entro almeno cinque giorni dalla data della prima convocazione.

Come annullare l’assemblea condominiale per mancata convocazione?

Nel caso in cui un condomino non convocato partecipi spontaneamente alla riunione, è possibile annullare l’assemblea condominiale. Questo perché non gli è stata data l'opportunità di conoscere in anticipo gli argomenti all'ordine del giorno e di formarsi un'opinione in merito. A tal riguardo, non è sufficiente correggere l'omessa convocazione affermando che il condomino ha comunque appreso della riunione tramite conversazioni informali con l'amministratore o con il vicino di casa.

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È possibile annullare la delibera per convocazione via mail?

Alla luce di quanto detto, dunque, esistono delle condizioni specifiche per le quali la convocazione dell’assemblea condominiale via mail è ritenuta valida. In mancanza delle condizioni già menzionate, tuttavia, la convocazione effettuata potrebbe essere considerata come mai avvenuta e la delibera può essere annullata se la convocazione è via mail ma non vi è il consenso dei condomini alla ricezione delle comunicazioni tramite tale mezzo.

Pertanto, in tali circostanze, la decisione presa in sede assembleare è suscettibile di essere revocata (e non dichiarata nulla). La conseguenza di ciò è di rilievo: la delibera può essere contestata entro un periodo di 30 giorni affinché un giudice la invalidi. Tuttavia, nel caso in cui il condomino coinvolto non dovesse presentare obiezioni entro tale intervallo, l'irregolarità si risolve da sola e la delibera diventa definitiva, esente da ulteriori contestazioni, nonostante l'errore nella convocazione.

Per evitare tale rischio, l'amministratore che desidera avvalersi dell'uso dell’e-mail ordinaria e, contemporaneamente, agire in conformità con le norme in vigore, dovrà richiedere ai condomini il consenso esplicito alla ricezione dell'avviso di convocazione tramite mail ordinaria.

Convocazione dell’assemblea condominiale: fac simile

Definite le modalità previste dalla normativa vigente sul tema delle convocazioni via mail, è bene sottolineare che ogni avviso relativo all’indizione delle riunioni deve includere gli argomenti all'ordine del giorno, insieme all'indicazione precisa della data e dell’ora previsti per l’incontro dei condomini. 

Per comprendere come dev’essere redatto un avviso di convocazione, di seguito è riportato un fac simile di convocazione dell’assemblea condominiale con dei punti all’ordine del giorno fittizi.

CONVOCAZIONE ASSEMBLEA CONDOMINIALE ORDINARIA

Con la presente, La invito a partecipare all'assemblea ordinaria dei condomini dell'edificio situato in via ................................................, la quale si terrà in .............................................................., presso l'ufficio dell'amministratore il giorno ................................., alle ore ............................, in prima convocazione, e, se necessario, in seconda convocazione, nello stesso luogo (o altro da specificare), in via ................................................................. il giorno ..................................., alle ore ............................

L'assemblea avrà all'ordine del giorno i seguenti punti:

• Presentazione del rendiconto relativo al periodo chiuso il .....................................
• Discussione del preventivo delle spese ordinarie per l'esercizio .....................................
• Trattazione delle dimissioni e Nomina del nuovo amministratore.
• Designazione dei consiglieri (se previsto dal regolamento di condominio o secondo quanto indicato all'art. 1130-bis c.c.).
• Valutazione degli interventi di manutenzione straordinaria riguardanti parti comuni e impianti.
• Esame delle opzioni disponibili e relativi costi.
• Approfondimento di argomenti segnalati o richiesti dai condomini o dai consiglieri competenti dell'assemblea.

La documentazione relativa al rendiconto consuntivo dell'esercizio concluso al .................................. è consultabile dai Sigg. condomini presso l'ufficio dell'amministratore tutti i giorni feriali dalle ore 9.30 alle ore 12.30, fino al giorno dell'assemblea.

Distinti saluti,

L'Amministratore

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