La comunicazione è di fondamentale importanza nella gestione del condominio. La bacheca condominiale assume tradizionalmente un ruolo di riferimento per l’informazione dei condomini e la comunicazione tra questi e l’amministratore del condominio.
Di solito collocata nei luoghi di accesso al condominio o di maggior uso comune, la bacheca “fisica” sta per essere progressivamente sostituita dalla bacheca elettronica spesso integrata all’interno del sito internet condominiale. Ma vediamo qual è il corretto utlizzo della bacheca condominiale
La bacheca condominiale è obbligatoria?
La legge non prevede alcun obbligo di installare una bacheca condominiale. Esistono tutta una serie di obblighi d’informazione, prevalentemente a carico dell’amministratore del condominio. Tuttavia, non sono specificati gli strumenti di comunicazione da utilizzare. La bacheca è obbligatoria solo nel caso in cui sia espressamente prevista dal regolamento di condominio o dall’assemblea condominiale.
Competenze e prezzi della bacheca condominiale
La competenza a decidere se installare o meno la bacheca condominiale spetta, indifferentemente, tanto all’assemblea quanto all’amministratore. Molto dipende dai costi. Di solito, le bacheche hanno un costo relativamente basso, rientrante nell’ambito di quelle attribuzioni che riconoscono all’amministratore la facoltà di agire direttamente per il miglior uso delle parti comuni. In discorso cambia, ad esempio, per la bacheca digitale. Non solo per i costi (tendenzialmente più elevati), ma anche per la necessità di stipulare contratti per la manutenzione periodica e il servizio di assistenza. In questo caso si ritiene opportuna una decisione a maggioranza dell’assemblea condominiale.
Cosa affiggere?
La bacheca condominiale è uno strumento di comunicazione dei dati salienti che riguardano lo stabile, e di diffusione di tutte le informazioni destinate non solo ai condomini, ma anche a persone terze che operano all’interno del condominio.
Non esiste un contenuto obbligatorio o prestabilito. La bacheca dovrebbe anzitutto fornire tutte le informazioni di contatto dell’amministratore condominiale. Sulla bacheca potranno poi essere affisse tutte le informazioni relative all’erogazioni dei servizi. Possiamo trovare avvisi relativi a lavori o attività che avvengono in condominio. Pensiamo agli orari delle pulizie degli spazi condominiali o alla manutenzione di scale, ascensori, ecc. Oppure richiami generici all’osservanza del regolamento di condominio o, ancora, avvisi provenienti da soggetti esterni (Comune, enti erogatori di servizi pubblici, ecc.) di interesse generale dei condomini.
Comunicazioni bacheca condominiale
Nulla vieta di affiggere in bacheca l’avviso di convocazione in assemblea condominiale. Tuttavia, ai fini della corretta convocazione (e della validità) dell’assemblea non ha alcun valore legale. La legge stabilisce che l’avviso di convocazione deve essere comunicato ai condomini esclusivamente tramite: fax, consegna a mano, p.e.c., raccomandata a/r. Altri mezzi non sono consentiti.
La bacheca condominiale elettronica o digitale
La bacheca digitale consiste in un monitor, anche touch screen, solitamente collegato con un terminale remoto, che consente di pubblicare in formato digitale annunci e avvisi. La maggior parte delle bacheche digitali permette anche il download della App sul proprio pc o smartphone.
La bacheca elettronica può anche diventare un vero e proprio strumento di comunicazione. Ad esempio, può permettere a negozi, aziende, imprese, enti pubblici e privati, di sponsorizzare la propria attività proponendo ai condomini offerte, sconti oppure avvisandoli di eventi ed appuntamenti. Gli introiti pubblicitari potrebbero consentire di recuperare le spese sostenute per l’installazione e di coprire i costi per la manutenzione e gestione della stessa. Si tratta comunque di decisioni che vanno adottate in sede di assemblea condominiale.
Attenzione alla privacy
Nella gestione della bacheca occorre fare attenzione alla tutela dei dati personali dei condomini.
Il principale riferimento normativo in materia è rappresentato dal Regolamento Unione Europea n. 2016/679, meglio conosciuto con la sigla GDPR (General Data Protection Regulation), entrato in vigore in Italia il 25 maggio 2018. Le norme europee hanno modificato il Codice della Privacy italiano (D.lgs. n. 196/2003).
Chi gestisce la bacheca (di solito, l’amministratore del condominio), in quanto titolare del trattamento dei dati, deve osservare alcune cautele nella diffusione e pubblicazione di questi dati in bacheca. In primo luogo, deve raccogliere e utilizzare solo i dati personali necessari alla gestione amministrativa del condominio. Inoltre, deve rendere conto ai singoli condomini le modalità di trattamento, che deve rispettoso dei princìpi sanciti dalla legge. In particolare, devono essere rispettati i princìpi di pertinenza e di non eccedenza. Quindi, possono essere raccolti, archiviati, anche ai fini del loro periodico aggiornamento, solo i dati strettamente indispensabili per amministrare il condominio.
La diffusione dei dati dei condomini morosi
Proprio per tutelare la privacy, ad esempio, non è possibile disporre l’affissione in bacheca di elenchi contenenti i nomi dei condomini o inquilini morosi o avvisi indirizzati a singole e persone con solleciti di pagamento. La bacheca condominiale non è lo strumento idoneo per veicolare simili informazioni.
Sull’argomento è intervenuto più volte il Garante della Privacy. Rimangono valide le linee guida per il corretto uso della bacheca indicate nel vademecum “il condominio e la privacy” del 2013.
Vademecum dell’Autorità garante per la protezione dei dati personali |
1) Quali avvisi possono essere esposti nella bacheca condominiale? Le bacheche condominiali sono utilizzabili per avvisi di carattere generale (ad esempio relativi ad anomalie nel funzionamento degli impianti) e non per comunicazioni che comportano l’uso dei dati personali riferibili a singoli condòmini. Sono pertanto vietati avvisi tipo “il sig. Rossi è pregato di passare in portineria per le quote relative alla riparazione della colonna pluviale”, “si prega la signora Bianchi di non far giocare i figli a pallone nel cortile”, come pure quelli che contengono indicazioni precise sulle autovetture dei singoli condòmini (targa dell’automobile e relativo posto auto...). 2) Si possono notificare ai condòmini assenti i verbali di assemblea attraverso le affissioni in bacheca? No. Gli spazi condominiali sono utilizzabili solo per diffondere avvisi a carattere generale. Per comunicazioni individualizzate è necessario fare ricorso a modalità alternative che scongiurino il rischio che soggetti terzi vengano a conoscenza delle informazioni relative – ad esempio - ai singoli condòmini o affittuari. È consentito, al contrario, lasciare i verbali dell’assemblea, in busta chiusa, nella cassetta delle lettere del singolo condomino. 3) Se un condomino è in ritardo con i pagamenti l’amministratore può indicarlo come moroso con un avviso nella bacheca condominiale? No. Tuttavia eventuali inadempienze possono essere comunicate dall’amministratore agli altri condòmini al momento del rendiconto annuale oppure a seguito della richiesta effettuata da un condomino nell’esercizio del potere di vigilanza e controllo. Le singole morosità possono anche essere oggetto di discussione nel corso dell’assemblea. |
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