Convocazione assemblea condominiale via WhatsApp: si può fare?

È possibile inoltrare la convocazione dell’assemblea condominiale via WhatsApp? Con le app di messaggistica sempre più di uso comune, si tratta di un dubbio più che diffuso fra i condomini, i quali potrebbero ricevere sui loro smartphone comunicazioni di vario tipo dall’amministrazione.

Tuttavia, di recente diverse sentenze hanno stabilito che non è legittimo convocare l’assemblea condominiale via WhatsApp, perché contraria alle modalità previste dal Codice Civile.

Come inviare una convocazione per l’assemblea condominiale

Innanzitutto, è utile domandarsi quali siano le modalità previste per convocare l’assemblea condominiale. Le regole da seguire, e di conseguenza anche i relativi limiti, fanno riferimento all’articolo 66 delle Disposizioni di Attuazione del Codice Civile. Quest’ultimo prevede delle specifiche modalità che, in sede di convocazione, l’amministratore di condominio dovrà rispettare:

• la raccomandata con ricevuta di ritorno;
• la Posta Elettronica Certificata (PEC);
• il fax;
• la consegna a mano, con ricevuta di conferma.

Tutti i modi previsti dalla legge hanno in comune diverse caratteristiche. Innanzitutto, queste tipologie di convocazione non solo sono tutte comprovabili e documentabili, ma prevedono anche la conferma di ricezione da parte degli interessati. Questo anche nel caso del fax che, per sua natura, inoltra una stringa di conferma al mittente per l’avvenuta consegna del messaggio. In base a questa considerazione, l’utilizzo di strumenti come WhatsApp - o altre forme di messaggistica istantanea - può essere considerato valido?

Si può usare WhatsApp per la convocazione dell’assemblea condominiale

Come già accennato in apertura, le applicazioni di messaggistica istantanea sono sempre più di uso quotidiano e, di conseguenza, non stupisce vengano spesso utilizzate anche per necessità varie di gestione della vita del condominio. Ma si può utilizzare WhatsApp per informare i condomini di un’imminente assemblea condominiale?

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Sulla questione è intervenuta di recente la giurisprudenza, con diverse sentenze che impediscono di ricorrere a WhatsApp per la convocazione dell’assemblea di condominio. Il Tribunale di Avellino, con la sentenza 1705/2024, si è di recente trovato a giudicare il caso di una condomina che, a seguito di una convocazione formale via WhatsApp, ha deciso di impugnare la delibera dell’assemblea per invalidità della stessa. Il Tribunale ha quindi confermato che i software di messaggistica non possono essere considerati validi e, quindi, rappresentano un difetto di forma della convocazione. Questo poiché:

• non è possibile derogare le modalità previste dalla legge, al già citato articolo 66 delle Disposizioni Attuative del Codice Civile, a meno che siano previste dal regolamento condominiale con votazione all’unanimità;
• strumenti come WhatsApp non permettono di avere certezza sull’effettivo inoltro, ricezione e lettura della convocazione.

Di parere analogo anche il Tribunale di Monza che, con la sentenza 1734/2024, ha stabilito che l’amministratore deve seguire le modalità previste dalla legge in modo esclusivo, qualsiasi altro metodo di convocazione formale non può essere ritenuto valido.

Di conseguenza, WhatsApp potrà essere considerato solo un canale comunicativo preparatorio alla futura convocazione secondo le modalità di legge. In altre parole, l’amministratore vi può ricorrere semplicemente per segnalare - se lo desidera - che entro poco tempo verrà inoltrata una comunicazione formale sulla riunione di condominio.

Si può usare la mail per la convocazione dell’assemblea condominiale?

In considerazione delle precisazioni emerse dalle sopracitate sentenze, e quindi con l’impossibilità di utilizzare WhatsApp per la convocazione dell’assemblea condominiale, sorge un più che lecito quesito: la normale mail è considerato un metodo valido?

No, similmente a quanto accade per la messaggistica istantanea, anche la convocazione dell’assemblea via mail canonica non è valida, proprio poiché non si può avere conferma di ricezione o lettura. Se si vuole procedere per posta elettronica, l’unico mezzo ammesso è quello della PEC, poiché il suo funzionamento è equivalente - in digitale - a una raccomandata con ricevuta di ritorno.

Cosa scrivere per convocare una riunione condominiale

È necessario considerare che, affinché la convocazione dell’assemblea condominiale sia valida, non è necessario unicamente prestare attenzione alle modalità di invio, ma anche al contenuto della stessa. Ma cosa scrivere, affinché non vi siano dubbi sulla sua validità?

La comunicazione deve incorporare diversi elementi, in particolare:

• la data, l’orario e il luogo dove si svolgerà l’assemblea;
• l’ordine del giorno della riunione di condominio, suddiviso in punti se gli argomenti da discutere sono più di uno.

È consuetudine diffusa inserire, all’interno della stessa comunicazione, un rimando alla possibilità di delega. Ad esempio: “Si raccomanda la partecipazione all’assemblea o, se impossibilitati, la delega scritta”.

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Inoltre, è bene ricordare che l’articolo 66 delle Disposizioni Attuative del Codice Civile prevede che la convocazione sia inoltrata almeno 5 giorni prima della data prevista per l’assemblea, affinché tutti i condomini abbiano tempo sufficiente sia per prendere visione dell’ordine del giorno che per organizzarsi in vista della loro partecipazione.

WhatsApp per il condominio: cosa si può fare

Per quanto non siano previsti per convocare riunioni di condominio, gli strumenti di messaggistica istantanea possono essere utili per la gestione della vita condominiale, in particolare per le comunicazioni veloci fra i condomini. È però necessario utilizzare queste applicazioni con criterio e, sebbene non vi siano precisi obblighi di legge, procedere comunque a definire un regolamento per il gruppo WhatsApp di condominio, così da ridurre al minimo le possibilità di malumori e controversie.

Ma per cosa può essere utilizzato WhatsApp in un contesto condominiale? L’applicazione, o altri analoghi, dovrebbero essere impiegati solamente per:

• le comunicazioni immediate e informali;
• come strumento di segnalazione, e non di discussione, fra i partecipanti.

È buona consuetudine che l’eventuale gruppo WhatsApp sia gestito dall’amministratore di condominio, il quale si preoccuperà di includere tutti i condomini - l’eventuale rimozione di un condomino da WhatsApp potrebbe ledere il suo diritto all’informazione, sebbene sia poi difficile ottenere un ricorso, poiché modalità di comunicazione condominiale non ufficialmente riconosciuta - ed escludere tutti gli estranei. 

In più, l’amministratore di condominio dovrà farsi carico della moderazione del gruppo - sempre necessaria, poiché questi canali comunicativi rischiano di degenerare facilmente, con insulti e recriminazioni - e, fatto non meno importante, monitorare il rispetto della riservatezza di tutti i partecipanti, anche in relazione alle normative vigenti sulla protezione della privacy - come le norme GDPR - ad esempio evitando di condividere numeri o informazioni personali senza consenso. Per contro, lo stesso amministratore dovrà premurarsi di utilizzare le consone metodologie previste per legge per tutte quelle comunicazioni che hanno carattere formale o urgente.