Dichiarazione sostitutiva di atto notorio: cos’è e quando serve

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio è un documento, redatto in carta semplice, con il quale si comprovano stati, qualità personali e fatti a diretta conoscenza di chi la sottoscrive, sotto la propria piena responsabilità.

Disciplinata dal D.P.R. 445/2000, sostituisce alcuni documenti pubblici allo scopo di snellire alcune procedure amministrative. Ma come si compila e quando presentarla?

Cos’è la dichiarazione sostitutiva di atto notorio

Come già accennato, la dichiarazione sostitutiva di atto notorio è un documento che il soggetto interessato compila in piena autonomia, sottoscrivendolo sotto la propria responsabilità.

Così come evidenzia il nome, si tratta di un’autodichiarazione alternativa all’atto notorio, che può essere resa anche in assenza di un pubblico ufficiale, purché nelle modalità previste dal D.P.R. 445/2000. In particolare, la dichiarazione sostitutiva di atto notorio è giustificata dall’articolo 47, che consente ai cittadini di fornire in modo autonomo alcune informazioni per motivi legali o amministrativi.

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Ad esempio, la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà serve per testimoniare:

• stati, come ad esempio l’essere proprietario di un immobile oppure l’erede di un individuo;
• qualità personali, come il non essere soggetto all’imposta sui redditi;
• fatti di cui si è a conoscenza, ad esempio l’aver subito dei danni a seguito di una catastrofe naturale.

Le casistiche di impiego sono ovviamente le più disparate, tuttavia è necessario sapere che la normativa vigente spiega in quali situazioni la dichiarazione sostitutiva di atto notorio non può essere utilizzata:

• per gli stati o i fatti che, per obbligo di legge, sono soggetti ad atto notorio oppure a dichiarazione sostitutiva di certificazione;
• per le manifestazioni di volontà, come rinunce, accettazioni o procure;
• per certificati di origine, medici, sanitari o veterinari;
• per certificati di conformità CE;
• per marchi e brevetti.

Chi può servirsi della dichiarazione sostitutiva di atto notorio

La possibilità di produrre la dichiarazione sostitutiva di atto notorio, nei limiti previsti dalla legge, è garantita a tutti i cittadini italiani o, ancora, provenienti da Paesi dell’Unione Europea.

Per i cittadini extracomunitari, invece, è necessario che vengano soddisfatte due precise condizioni:

• il possesso della residenza italiana;
• stati, fatti e qualità personali che siano attestabili da soggetti pubblici o privati italiani.

Quando è utile la dichiarazione sostitutiva di atto notorio

Nella quotidianità della maggior parte delle persone, la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà si rende particolarmente utile per:

• le successioni, poiché attraverso questo documento è possibile confermare l’identità e l’unicità degli eredi, nonché delle loro qualità personali, e procedere anche alla corretta gestione dei beni ereditati in assenza di contestazioni;
• per alcune tipologie di vendite immobiliari, ad esempio quando la compravendita ha come oggetto un immobile appartenuto a una persona defunta, per dichiarare l’effettiva successione e il possesso dei relativi diritti sullo stesso immobile;
• nella gestione di alcuni rapporti bancari e finanziari, come ad esempio per certificare la posizione dei clienti - o, più spesso, degli eredi - su conti e depositi.

Ancora, il documento può essere necessario anche per alcune necessità relative ad agevolazioni e detrazioni fiscali, come ad esempio nel caso del Superbonus per condomini.

Che differenza c’è tra l’atto notorio e la dichiarazione sostitutiva di atto notorio

L’atto notorio e la dichiarazione sostitutiva di notorietà sono due documenti formalmente diversi, anche in relazione al loro relativo valore probatorio. Infatti, è utile sapere che

• l’atto di notorietà è un’attestazione giurata, che viene resa da due testimoni maggiorenni dinanzi a un pubblico ufficiale - come un notaio o un cancelliere - per certificare stati, qualità personali o fatti. Presenta, di conseguenza, un valore probatorio molto elevato, trattandosi di dichiarazioni più formali;
• la dichiarazione sostitutiva di atto notorio è invece un’autodichiarazione che viene resa direttamente dal cittadino, sempre su stati, qualità personali e fatti, che tuttavia ha un valore probatorio medio.

È anche utile sottolineare che la dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà non deve essere confusa con la dichiarazione sostitutiva di certificazione. Quest’ultima serve per attestare informazioni di cui l’amministrazione pubblica è già a conoscenza, come la data di nascita, l’indirizzo di residenza, lo stato civile libero, coniugato o vedovo e molto altro ancora.

Come si fa a fare la dichiarazione sostitutiva di atto notorio?

La dichiarazione sostitutiva di atto notorio è un documento abbastanza semplice da produrre e, quando non è necessaria l’autenticazione della firma, non comporta nemmeno l’applicazione della marca da bollo, per il pagamento della relativa imposta di bollo.

Le informazioni da inserire su carta libera, a seconda delle necessità, possono essere:

• i dati anagrafici del dichiarante, come nome e cognome, luogo e data di nascita, indirizzo di residenza;
• l’oggetto della dichiarazione e la relativa descrizione, ovvero ciò che il dichiarante vuole attestare;
• un riferimento al D.P.R. 445/2000, con la relativa dichiarazione di consapevolezza della responsabilità penale in caso di dichiarazioni mendaci;
• la firma del dichiarante.

È utile sapere che, tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate, è possibile scaricare un fac-simile della dichiarazione sostitutiva di notorietà, valevole a scopi generici.

Dove si fa la dichiarazione sostitutiva di atto notorio per eredi

Come accennato nei precedenti paragrafi, una delle richieste più comuni è quella della dichiarazione sostitutiva di atto notorio per successione. Questo documento si rende fondamentale per tanti obblighi connessi all’eredità, come ad esempio la dichiarazione di unico erede, la testimonianza del grado di parentela verso il defunto, l’assenza di altri eredi e molto altro ancora.

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Per le necessità connesse alla successione, la dichiarazione sostitutiva dell’atto notorio può essere resa:

• in Comune, presso l’Ufficio Anagrafe preposto, sia in quello di residenza o dove è necessario utilizzare la dichiarazione. In questo caso, il Comune stesso può convalidare il valore legale della stessa dichiarazione;
• all’Agenzia delle Entrate, per testimoniare la propria situazione fiscale;
• dal notaio, sebbene non si tratti di un passaggio obbligatorio, poiché può facilitare la gestione di processi di successione complessi o, ancora, dal valore rilevante. In questo caso, il notaio può conferire al documento una maggiore autorevolezza, autenticandolo.

È bene specificare che, per le amministrazioni pubbliche e le imprese di gestione dei servizi pubblici, la firma non deve essere autenticata in presenza di un dipendente addetto o, ancora, se viene consegnata la fotocopia del documento di identità del firmatario.

Quanto costa una dichiarazione sostitutiva di atto notorio

Ma quali spese bisogna sostenere, per presentare una dichiarazione sostitutiva dell’atto di notorietà? Per la maggior parte delle necessità dei cittadini, questo documento non ha costi: se firmata dal dichiarante e depositata presso uffici di enti pubblici che non richiedono una formale autenticazione, non vi sono altri passaggi.

Tuttavia, in alcuni casi specifici potrebbe essere necessario farsi carico di una modesta spesa:

• se si desidera spontaneamente approfittare di una maggiore autorevolezza della dichiarazione, tramite l’autenticazione da parte di un notaio, i prezzi possono essere molto variabili a seconda del professionista scelto e del luogo di residenza. In genere, si rimane nell’ordine massimo di un centinaio di euro;
• se, invece, la dichiarazione è necessaria per documenti fiscali o giuridici, e serve la convalida o l’autenticazione dell’ente preposto a raccoglierla, potrebbe essere necessario il pagamento della relativa imposta di bollo, da 16 euro.

Poiché ogni caso è a se stante, è utile informarsi direttamente presso gli uffici di riferimento per le proprie necessità - l’Agenzia delle Entrate, il Comune e via dicendo - richiedendo se siano dovuti eventuali costi o imposte.