Atto notarile online: quando si può ottenere una copia o stipularlo

Nell’ottica di una sempre maggiore digitalizzazione, è oggi possibile ottenere diversi documenti legali per via telematica. Fra i tanti, vi rientrano anche alcune tipologie di atto notarile online. Accendendo al portale dell’Agenzia delle Entrate, tramite SPID o CIE, è infatti possibile scaricare gratuitamente le copie degli atti regolarmente registrati. Inoltre, limitatamente ad alcune categorie di atto, è possibile sfruttare modalità telematiche per la stipula a distanza, con procedure che possono coinvolgere uno o più notai e che ne garantiscono comunque la validità legale.

Gli atti notarili online: copie e sottoscrizione a distanza

Innanzitutto, quando si parla di atti notarili online, ci si riferisce genericamente a diverse possibilità digitali per la gestione o la stipula di questi documenti. Entrando maggiormente nel dettaglio, si può distinguere tra:

• la richiesta di copia di un atto notarile online, che permette di ottenere duplicati di documenti già esistenti, tramite il portale dell’Agenzia delle Entrate;
• la sottoscrizione a distanza, che consente di stipulare nuovi atti utilizzando strumenti telematici, in presenza del notaio, per firme e identificazioni remote.

Si tratta di opzioni che rappresentano una significativa evoluzione del settore notarile, al fine di snellire alcune procedure che, tradizionalmente, risultano più complesse perché richiedono lo spostamento fisico dei soggetti interessati.

Come scaricare un atto notarile dall’Agenzia delle Entrate

La prima possibilità messa a disposizione dai cittadini è l’ottenimento di copie digitali di atti notarili già registrati, tramite i servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate. Attraverso il portale dedicato, è infatti possibile accedere gratuitamente a tutti gli atti sottoposti a registrazione fiscale, come rogiti per la compravendita immobiliare, donazioni o successioni. È però necessario che siano stati registrati in origine in modalità telematica, una consuetudine ormai diffusa da diversi anni.

Freepik

Per scaricare un atto notarile online dall’Agenzia dell’Entrate, è sufficiente:

• accedere all’Area Riservata del portale ufficiale, con le proprie credenziali SPID, CIE o CNS;
• entrare nel Cassetto Fiscale, per accedere alle proprie informazioni personali;
• cercare la voce “Consultazione atti registrati” o, semplicemente, “Atti Registrati”;
• procedere alla ricerca dell’atto notarile online gratuito, inserendo parametri quali il periodo di registrazione o la data dell’atto, ma anche il nome del notaio, il numero di repertorio o altri estremi noti;
• visualizzare e scaricare l’atto, normalmente fornito in formato PDF.

È però necessario sapere che questa modalità prevede l’ottenimento della copia informatica con valore fiscale: potrebbero non essere sempre presenti tutti gli allegati o altri dettagli notarili originali.

Se l’atto non risulta disponibile, o serve una copia conforme con pieno valore probatorio, bisogna rivolgersi all’archivio notarile competente, al notaio rogante o ai Servizi di Pubblicità Immobiliare dell’Agenzia delle Entrate. Se necessario, può essere richiesta l’integrazione di una visura dell’atto notarile presso la Conservatoria dei Registri Immobiliari.

Chi può richiedere la copia di un atto notarile

La possibilità di ottenere una copia di un atto notarile non è consentita a chiunque, per ragioni di privacy e di riservatezza sulle informazioni che i documenti potrebbero contenere. La disciplina di riferimento è principalmente la Legge Notarile e le sue successive modificazioni - ovvero la Legge 89/1913 - ma anche il Regolamento UE 2016/679, ovvero la GDPR.

Ma nella pratica, chi può richiedere la copia dell’atto notarile? Sia il notaio che gli archivi notarili - anche online - possono rilasciare copie unicamente a soggetti legittimati, quali:

• le parti direttamente coinvolte, come acquirenti e venditori, donatari e donanti, costitutivi di società  indicati nell’atto stesso;
• i successori a titolo universale o particolare, quindi gli eredi, i legatari o i cessionari dei diritti derivanti dall’atto;
• i rappresentanti legali o volontari, purché muniti di delega valida o procura, come avvocati, curatori legali, tutori e procuratori;
• le autorità giudiziarie e le pubbliche amministrazioni, ad esempio per esigenze legate a procedimenti amministrativi o penali;
• i soggetti terzi con un interesse legittimo, come ad esempio creditori, potenziali acquirenti in trattative preliminari o parti in causa.

È inoltre utile specificare che, nel caso specifico di atti immobiliari, le norme sulla pubblicità immobiliare consentono un accesso più ampio, tramite visura: chiunque, anche senza essere parte dell’atto, può richiedere l’ispezione dei dati trascritti o la copia semplice della nota di trascrizione, ad esempio per verificare lo storico dei trasferimenti di proprietà.

Quanto costa richiedere una copia di un atto notarile

I costi per ottenere una copia di un atto notarile dipendono dal canale scelto, dalla tipologia di copia richiesta - ad esempio semplice, autentica o esecutiva - e dalla complessità del documento.

Per la richiesta di una copia dell’atto notarile online tramite l’Agenzia delle Entrate non sono previsti costi, ricordando che il servizio è limitato agli atti registrati telematicamente in origine, per le sole copie informatiche con valore fiscale.

Freepik

Se, invece, servono copie con valore probatorio pieno, vengono applicati diritti fissi e imposte stabiliti dalla normativa fiscale vigente, integrate dagli eventuali onorari dei notai. In linea indicativa, una richiesta all’archivio notarile o al notaio rogante può comportare:

• 6 euro di diritto di ricerca dell’atto;
• un euro di diritto per ciascuna richiesta effettuata;
• 1,50 euro per facciata di 25 righe per diritti di scritturazione, aumentati a 3 euro in urgenza;
• 18 euro per la copia autentica, digitale o cartacea;
• 27 euro per la copia esecutiva;
• 16 euro di imposta di bollo per ogni 100 righe su supporto cartaceo o, ancora, a titolo forfettario per quelle digitali;
• eventuali spese aggiuntive per certificazioni complesse o spedizioni;
• gli oneri variati applicati dal professionista, per le ricerche effettuate dal notaio rogante. 

Va precisato che gli importi indicati possono variare in base all’ufficio competente, al formato e in presenza di eventuali tariffari aggiornati: il consiglio è di informarsi preventivamente presso il notaio o gli uffici di riferimento. Inoltre, per la sottoscrizione di alcune tipologie di atti - si pensi al rogito completo - potrebbero essere necessari anche documenti anagrafici, come il certificato di stato libero, ottenibile online tramite ANPR o al Comune.

Come fare un atto notarile a distanza

Oltre alla copia, da qualche tempo è possibile anche procedere alla stipula a distanza di un atto notarile, ovvero anche senza compresenza fisica delle parti interessate. Questa modalità è stata introdotta con il Decreto Semplificazioni, ovvero il 76/2020, convertito nella Legge 120/2020, che ha integrato la Legge Notarile con specifiche disposizioni su firme digitali e videoconferenze.

A oggi, la stipula a distanza di atti notarili è consentita principalmente per atti pubblici informatici - soprattutto di natura societaria, come costituzioni di SRL - attraverso una procedura specifica regolata dal Decreto Semplificazioni. Le principali modalità pratiche includono:

• l’atto pubblico informatico con firma digitale, in cui le parti, dotate di firma qualificata, partecipano a una videoconferenza sincrona con il notaio, che verifica l’identità - tramite SPID, CIE o strumenti equivalenti -  legge l’atto e riceve le firme elettroniche;
• il coordinamento tra più notai, quando le parti si trovano in luoghi diversi e ciascun notaio riceve la firma digitale della propria parte, con l’ultimo che completa la registrazione.

Va tuttavia nuovamente sottolineato che queste opzioni non sono applicabili a tutti gli atti notarili - ad esempio, molti atti immobiliari richiedono ancora la presenza fisica per prassi e cautela notarile - e restano soggette a specifici controlli di identità e sicurezza. Ancora, è utile ricordare che tali opzioni possono prevedere degli specifici costi, oltre ai diritti ed eventuali spese di certificazione, in base agli onorari del notaio prescelto.