Come deve essere un ufficio per essere a norma di legge?

Secondo le disposizioni del decreto legislativo 81 del 2008, un ufficio deve garantire un ambiente di lavoro rispettoso delle norme sulla salute e sulla sicurezza dei lavoratori. Si tratta di un complesso di regole che devono essere rispettate principalmente dai datori di lavoro, ma sulle quali devono vigilare anche altre figure interne ed esterne all’azienda. 

In questo ambito si ricorda che la normativa fissa i requisiti minimi di spazio, di ergonomia e di sicurezza e che anche le sedie e le scrivanie devono presentare specifiche caratteristiche e dimensioni. Ecco, quindi, quali sono le regole che assicurano un ufficio a norma di legge. 

Quali sono le dimensioni minime di un ufficio per una persona

Il Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro, oltre a definire gli obblighi dei datori, identifica anche i rischi e le norme a tutela della salute di chi passi molte ore al computer. A iniziare dalla superficie minima dell’ufficio per ciascun dipendente che, secondo il d.lgs 81/08, deve essere di almeno 2 m2 di superficie e di 10 m3 di volume. 

Tuttavia, per avere una postazione di lavoro confortevole, la normativa applicabile agli uffici privati consiglia di avere uno spazio di almeno 7-8 m2, con un’altezza minima da terra di 2,70 metri e spazio sufficiente per muoversi in maniera comoda, al netto delle aree occupate da armadi e mobili. 

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Ufficio a norma di legge, cosa cambia nel pubblico

La superficie minima di un ufficio per dipendente pubblico presenta le stesse caratteristiche degli spazi di un ufficio privato. Tuttavia, nell'organizzazione degli spazi, delle scrivanie e delle sedie, spesso vengono presi in considerazione requisiti più generosi dettati da circolari di amministrazioni locali, come quella dell’Unità Locale Socio Sanitaria (ULSS) del Veneto. 

Il documento, in merito all'area e alla cubatura dei locali, stabilisce che la superficie minima dell’ufficio per persona non deve essere inferiore a 4 m2. La misura si riferisce a quanto prevede il punto 9.2, comma 3, della Circolare del Presidente della Giunta regionale n. 13 del 1° luglio 1997, fermo restante i valori della cubatura di 10 m3 dell’allegato IV, punto 1.2.1.2 del decreto legislativo 81/08. 

Qual è la distanza minima tra le scrivanie in ufficio

Nel caso in cui l’ufficio sia organizzato in modo da ospitare più lavoratori, è importante che la distanza minima tra le varie scrivanie sia di almeno 60-90 cm. Tale distanza è reputata sufficiente a consentire il passaggio, la concentrazione e la privacy dei lavoratori. 

Lo spazio ottimale è l'elemento che si prende in considerazione per garantire delle distanze più generose tra le scrivanie e portarle a 80-120 cm, soprattutto se alle spalle dei lavoratori sono presenti degli armadi, la cui apertura comporta un distacco aggiuntivo di almeno 30 cm per aprire e chiudere le ante. 

Alle spalle di una scrivania è, dunque, richiesto uno spazio di almeno un metro per assicurare un’adeguata libertà di movimento. 

Sedie di un ufficio, quando sono a norma di legge

Il decreto legislativo 81/2008, oltre a definire qual è la normativa sui mq per ciascuna persona che lavori in un ufficio, stabilisce anche quali debbano essere le caratteristiche di sedie e scrivanie, nonché gli obblighi, da parte del datore di lavoro, di adottare le "prescrizioni minime per le postazioni di lavoro destinate ai videoterminalisti". 

Misure e distanziamento si rendono quanto mai necessari per garantire che l’attività lavorativa venga svolta in maniera corretta. 

Quali sono le caratteristiche di una sedia da ufficio

Ai sensi della norma di legge 81/08, le sedie d’ufficio devono garantire una posizione adeguata per la salute della schiena, in modo da ridurre, il più possibile, la possibilità di favorire cattive posture, tensioni cervicali e dolori lombari. Quindi, quando si sceglie una sedia, è importante verificare che abbia: 

• un assetto posturale stabile, ma che si adatti alle condizioni anatomiche della schiena dal momento che il lavoratore rimane seduto per parecchie ore al giorno e la muscolatura toracica e lombare tende a rilassarsi;
• l’altezza regolabile;
• lo schienale regolabile, sia nell’altezza che nell’inclinazione, in modo da sorreggere la zona lombare. A tal proposito, si ricorda che varie patologie riguardanti la schiena, come la lombalgia, la scoliosi o l’artrosi, possono derivare da sbagliate posture;  
• preferibilmente le ruote e il meccanismo girevole;
• i braccioli, che consentono un corretto appoggio delle braccia e un giusto assetto alla schiena;
• un poggiapiedi, quando possibile, per sollevare le gambe e consentire evidenti vantaggi sulla circolazione venosa e sulla tensione dei muscoli.  

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Scrivanie da ufficio, quando sono a norma di legge

Le caratteristiche e le dimensioni delle scrivanie da ufficio sono disciplinate in maniera precisa dal decreto legislativo sulla sicurezza dei lavoratori. L’attenzione dedicata si spiega con le molteplici necessità che un videoterminalista ha durante una giornata lavorativa, sia per quanto concerne la distanza dal terminale che lo spazio sul piano e la libertà di movimento delle gambe. Più nello specifico, il decreto legislativo 81/08 stabilisce che la scrivania debba avere: 

• la superficie stabile e opaca;
• l’altezza tra 70 e 80 cm;
• lo spazio sufficiente per monitor, tastiera, mouse, libri, documenti e quant’altro;
• la profondità, intesa come distanza visiva corretta dal monitor che deve essere di circa 50-70 cm;
• la libertà di movimento delle gambe, senza ingombri e ostacoli che ne possano limitare lo spostamento. 

Gli oggetti che di solito si trovano in una postazione di lavoro, ovvero il computer, la tastiera e il mouse, sono destinatari di specifiche prescrizione da parte del Testo Unico sulla Sicurezza sul Lavoro. 

Infatti, lo schermo deve essere orientabile, inclinabile e privo di riflessi provenienti da luci artificiali e finestre; la tastiera e il mouse devono essere separati dal video e consentire una postura comoda delle braccia e delle mani. A tal proposito, si ricorda che lo spazio sulla scrivania deve essere sufficientemente ampio in modo da garantire l’appoggio degli avambracci sul piano. 

Qual è l'altezza minima per un ufficio

L’altezza minima per gli uffici è di 2,70 metri, sia nel caso di locali di nuova costruzione che per quelli già esistenti. La misura può scendere a 2,40 metri considerando gli ambienti accessori, come i ripostigli, i corridoi e i locali di servizio. 

Le normative locali o quelle che stabiliscono vincoli urbanistici e architettonici possono prevedere deroghe e variazioni. Per esempio, l’altezza degli uffici per i locali di nuova costruzione può arrivare a 3 metri, mentre si può abbassare quella di uffici situati in edifici storici, con vincoli architettonici e culturali, fino a 2,40 metri. Ulteriori vincoli sono stabiliti dalle norme in materia per abitare in una casa a uso ufficio. 

La normativa non vieta gli uffici senza finestre, ma impone specifici adempimenti in tema di aerazione e illuminazione. A tal proposito, le norme UNI, quali la 10339 e la EN 12464-1, stabiliscono che se manca la ventilazione naturale, sia necessario installare un impianto di ventilazione meccanica forzata (VMC), in grado di assicurare ricambi d’aria adeguati senza creare fastidi di correnti ai lavoratori. 

Dal punto di vista dell’illuminazione, è importante prendere in considerazione il contenuto della norma UNI EN 12464-1, la quale prescrive che l’assenza di finestre deve essere rimpiazzata da sistemi di illuminazione artificiale che assicurino non meno di 500 lux, nonché uniformità, comfort visivo e riduzione dell’affaticamento della vista.