Esempio di bilancio condominiale: cosa deve contenere

Per una gestione contabile del condominio che garantisca trasparenza, chiarezza e correttezza, un esempio di bilancio condominiale può essere utile sia ai condomini che all’amministratore. Il rendiconto condominiale, disciplinato principalmente dall’articolo 1130-bis del Codice Civile, è infatti un documento indispensabile affinché i condomini possano verificare sia l’operato dell’amministratore che la situazione finanziaria dello stabile. Ma come deve essere stilato, quali dettagli dovrebbe riportare?

Come va redatto un bilancio condominiale

Come già anticipato in apertura, il bilancio condominiale è un documento fondamentale per la gestione del condominio e, per questa ragione, richiede il massimo della chiarezza e della trasparenza, oltre che la conformità con le normative vigenti. La sua preparazione deve perciò essere conforme all’articolo 1130-bis del Codice Civile, introdotto con la Legge 220/2012, ovvero la cosiddetta Riforma di Condominio.

In linea generale, il rendiconto di condominio deve essere strutturato affinché sia comprensibile da tutti i condomini, anche da coloro che non hanno particolari competenze contabili. Dopodiché, dovrà essere predisposto alternativamente:

• seguendo il principio di cassa, quindi con la registrazione delle entrate e delle uscite al momento del loro effettivo incasso o pagamento;
• seguendo il principio di competenza, cioè con la registrazione delle operazioni nel periodo in cui si riferiscono, indipendentemente dal pagamento.

Prima di entrare nei dettagli della predisposizione del bilancio, e delle caratteristiche che deve garantire, è però necessario vagliare i passaggi indispensabili per la sua redazione.

I passaggi per la predisposizione del bilancio condominiale

Affinché il bilancio condominiale possa essere predisposto, e successivamente approvato, è necessario seguire alcuni specifici passaggi, di cui normalmente si occupa l’amministratore o, ancora, il condomino facente funzioni amministrative per i condomini che non prevedono l’obbligo di amministrazione. Nel dettaglio, è prevista:

• la raccolta dei dati, ovvero la fase in cui l’amministratore recupera tutte le informazioni relative alle entrate - ad esempio, le quote condominiali versate - e delle uscite - quali le spese di manutenzione o per i servizi - nel periodo di esercizio annuale di riferimento;
• la registrazione cronologica, cioè l’inserimento di tutte le movimentazioni finanziarie nel registro di contabilità entro 30 giorni dall’operazione, come previsto dall’articolo 1130-bis del Codice Civile;
• la strutturazione del rendiconto in tre documenti, ovvero il registro di contabilità, il riepilogo finanziario e la nota sintetica esplicativa;
• la suddivisione delle spese in ordinarie - ad esempio, la pulizia delle scale o la manutenzione dell’ascensore - e straordinarie, includendo la tabella di ripartizione tramite millesimi o altri criteri specifici.

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Predisposto il bilancio, l’intero rendiconto dovrà essere approvato. Entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, come previsto dall’articolo 1130 del Codice Civile, l’amministratore deve convocare l’assemblea: in base all’articolo 1136 del Codice Civile, in prima convocazione servirà almeno la maggioranza degli intervenuti, purché rappresentino almeno la metà dei millesimi del condominio, mentre in seconda convocazione sarà sufficiente la maggioranza, purché vengano rappresentati almeno un terzo dei millesimi.

Che cosa deve contenere il rendiconto condominiale

Come visto nei precedenti paragrafi, sono previsti dei documenti obbligatori per il rendiconto condominiale, al fine di assicurarne la completezza e la trasparenza. In particolare, sono necessari il registro di contabilità, il riepilogo finanziario e la nota sintetica esplicativa. Quali sono le loro funzioni?

Cos’è il registro di contabilità

Il registro di contabilità è un documento che riporta, in ordine cronologico, tutti i movimenti in entrata e in uscita effettuati nell’anno di gestione. In particolare, incorpora:

• le entrate condominiali, come le quote pagate dei singoli condomini, gli eventuali affitti di parte comuni dello stabile, nonché gli interessi maturati sul conto corrente condominiale;
• le uscite condominiali, ad esempio i pagamenti ai fornitori, la spesa per le utenze comuni, i costi per la manutenzione ordinaria o straordinaria dello stabile. Le registrazioni devono essere effettuate entro 30 giorni dall’operazione, come previsto dall’articolo 1130 del Codice Civile, e devono essere riconciliate con gli estratti conto bancari o postali del conto corrente condominiale.

A cosa serve il riepilogo finanziario

Il riepilogo finanziario è un documento che riporta lo stato patrimoniale del condominio. Per questa ragione, dovrà riportare:

• le attività, cioè i fondi disponibili - ad esempio, la cassa contanti e il saldo del conto corrente - e i crediti, quali le quote condominiali non versate;
• le passività, cioè i debiti verso i fornitori oppure nei confronti dei condomini;
• i fondi di riserva, come delle somme già accantonate per spese future.

La quadratura dello stato patrimoniale del condominio - termine comunemente usato per indicare la verifica della corrispondenza dei dati finanziari - richiede che il totale delle attività corrisponda al totale delle passività e del patrimonio netto, come previsto per il riepilogo finanziario, ai sensi dell’articolo 1130-bis del Codice Civile. Eventuali discrepanze e disavanzi dovranno essere giustificati dall’amministratore nella nota esplicativa.

Le funzioni della nota sintetica esplicativa

La nota sintetica esplicativa, invece, agevola la comprensione del bilancio. Infatti, questo documento riporta:

• i criteri contabili adottati, ad esempio di cassa o di competenza;
• le motivazioni per l’eventuale utilizzo di fondi di riserva;
• le eventuali variazioni patrimoniali;
• i rapporti in corso, come i contenzioni, così come le questioni pendenti, quali lavori non ancora conclusi;
• le certificazioni di sicurezza degli impianti comuni.

Lo stato di ripartizione all’interno del bilancio condominiale

Oltre ai tre già citati documenti, il bilancio condominiale deve anche includere lo stato di ripartizione, ovvero un documento che specifica:

• come le spese sono state suddivise tra i condomini;
• in base a quali criteri, ad esempio il ricorso alle tabelle millesimali oppure a ripartizioni specifiche, come nel caso dei consumi comuni di acqua e riscaldamento.

Inoltre, deve includere tutti i conguagli a debito o a credito per ogni condomino, se necessario.

Per chi fosse alla ricerca di un esempio, è possibile scaricare un fac-simile di rendiconto condominiale in PDF dal sito ufficiale dell’ACAP, completo anche di una preliminare guida alla stesura e di un modello di bilancio condominiale compilabile.

Cosa deve riportare l’amministratore nel bilancio consuntivo

Elencati gli elementi fondamentali del bilancio condominiale, quali sono le responsabilità operative dell’amministratore? In altre parole, quali sono i passaggi di cui il professionista si deve far carico, affinché il resoconto sia chiaro, trasparente e comprensibile?

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In linea generale, l’amministratore è chiamato a:

• garantire la tracciabilità delle operazioni, quindi a utilizzare esclusivamente il conto corrente condominiale, in base all’articolo 1129 del Codice Civile. Ciò assicura che ogni movimento sia registrabile all’interno dello stesso bilancio;
• provvedere a una documentazione dettagliata e accessibile, conservando tutti i documenti giustificativi - fatture, contratti, ricevute - per almeno 10 anni, allegandoli al bilancio se necessario e rendendoli disponibili ai condomini su richiesta. Questo sia per le spese ordinarie che per quelle straordinarie, così come anche eventuali documenti relativi a contenziosi o certificazioni di sicurezza;
• gestire correttamente le morosità, riportando nel rendiconto i nominativi dei condomini morosi, gli importi dovuti e aggiornando tali informazioni nei bilanci successivi fino al saldo, purché nel rispetto delle normative sulla privacy;
• evidenziare eventuali conguagli a debito o a credito per ciascun condomino.

Come già spiegato, l’amministratore deve presentare il bilancio consuntivo: entro 180 giorni dalla chiusura dell’esercizio, dovrà quindi convocare l’assemblea per l’approvazione del rendiconto. 

Come controllare il bilancio condominiale

Una volta presentato il rendiconto, i condomini hanno ovviamente il diritto di sottoporlo a specifici controlli. In base all’articolo 1130-bis del Codice Civile, l’amministratore è infatti tenuto a fornire agli stessi condomini, su richiesta, l’accesso completo ai documenti contabili. Ovviamente, la visione della documentazione condominiale è riservata unicamente ai condomini, quindi ai titolari di diritti reali sulle unità immobiliari.

Ma quali elementi verificare, per accertarsi che il bilancio sia stato preparato correttamente? In linea generale, è utile:

• verificare la presenza e la correttezza dei documenti obbligatori, quindi il registro di contabilità, il riepilogo finanziario e la nota esplicativa;
• visionare e confrontare i giustificativi di spesa, come fatture o ricevute, con i dati riportati in bilancio, per accertarsi siano conformi. È utile sapere che, in caso si richiedano le copie dei documenti, l’amministratore può addebitare i costi di riproduzione, purché ragionevoli e documentati;
• controllare che le ripartizioni delle spese seguano i criteri stabiliti, ad esempio quelli millesimali. In caso di errori, si potrà avviare una contestazione in assemblea o, per casi gravi, anche in sede giudiziaria;
• vagliare le morosità, affinché siano riportate correttamente nel bilancio, accertandosi che i crediti del condominio siano stati aggiornati e che le morosità pregresse, non ancora saldate, siano sempre riportate nei bilanci successivi.

Infine è bene sapere che, per i contesti condominiali dove la gestione è molto complessa o in caso di dubbi di difficile risoluzione, l’assemblea ha facoltà di nominare un revisore della contabilità condominiale, anche tra i condomini, purché in possesso dei requisiti di onorabilità, sempre in base all’articolo 1130-bis del Codice Civile.