Come firmare un contratto di locazione a distanza

Firmare un contratto di locazione a distanza è divenuta una consuetudine sempre più comune. Quando si riceve il contratto di affitto via email o su una piattaforma dedicata, è possibile firmarlo digitalmente usando un certificato qualificato. Dopo la firma, il documento verrà trasformato in un formato crittografato e quindi protetto (come un file .p7m) per garantirne l'integrità. Ma proviamo a vedere nel dettaglio tutto ciò che è necessario sapere per agire in modo sicuro e legale.

Che cos'è un contratto di locazione a distanza

Il contratto di locazione a distanza è un accordo che viene stipulato tra due parti senza che queste debbano incontrarsi fisicamente. Si tratta di una soluzione scelta il più delle volte da grandi società per portare a termine le loro trattative per procedere alla registrazione del contratto di locazione, ma che può essere usata anche dai singoli, soprattutto nel caso dell'affitto di immobili. In questo modo, dunque, è possibile risparmiare del tempo prezioso facendo ricorso ai mezzi telematici come mail e, ovviamente, la firma elettronica. 

La fase più importante e delicata, infatti, è rappresentata proprio dalla firma delle due parti interessate, che dà effettiva valenza al contratto. Un momento, questo, che richiede particolare attenzione e che può infondere non pochi dubbi in chi non è molto esperto di pratiche contrattuali. Nonostante questo, però, concludere un contratto di locazione da remoto è tutt'altro che impossibile. L'importante è seguire con attenzione tutte le fasi necessarie.

La bozza del contratto via mail

Quando si deve firmare un contratto di locazione, di qualsiasi natura esso sia, è bene avere a portata di mano una copia per leggerlo attentamente in tutte le sue parti. Il primo passo da compiere, dunque, è quello di chiedere una bozza del contratto per mail. In questo modo le parti possono valutare i termini e apportare eventuali cambiamenti prima di apporre la firma. 

Nel caso, poi, si avesse poca fiducia nella sicurezza di una comunicazione via mail, è sempre possibile creare un collegamento tramite VPN (Virtual Private Network). Si tratta di una rete di telecomunicazioni privata che permette agli utenti di scambiarsi informazioni. Rispetto alle classiche mail in questo caso si presta particolare attenzione proprio alla riservatezza degli operatori. Un risultato possibile grazie alle connessioni crittografate che offrono una protezione efficace contro la violazione dei dati sensibili. In questo modo, dunque, si abbattono i rischi di qualsiasi intercettazione da parte di terzi. 

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I documenti di riconoscimento della controparte

Altro elemento essenziale da visionare prima di concludere un accordo di locazione sono i documenti di riconoscimento della controparte. Si tratta di una richiesta assolutamente plausibile che non dovrebbe incontrare nessun tipo di ostacolo. In questo modo, infatti, è possibile accertarsi dell'identità della parte in causa nel contratto. 

Anche in questo caso è possibile inviare il tutto tramite posta elettronica o posta elettronica certificata.

La stampa della copia del contratto e la firma a mano

Una volta portate a termine queste due prime fasi e stabilito ogni particolare o eventuale cambiamento, è il momento di stampare una copia del contratto definitivo per poi firmarlo in calce. Si tratta di un passaggio fondamentale, visto che sancisce l'effettiva validità dell’accordo e, proprio per questo è necessario prestare attenzione a dei particolari. Uno di questi, ad esempio, riguarda la consuetudine di apporre la firma su ogni singola pagina del contratto di locazione e non solamente su quella finale. 

Prima di procedere a questo, però, è bene accertarsi che le clausole che limitano le garanzie per il contraente siano specificamente approvate per iscritto, apponendo un'ulteriore firma, così come previsto dall'art. 1341 del Codice Civile, 2° comma. Si tratta delle limitazioni di responsabilità, della facoltà di recedere dal contratto o di sospenderne l'esecuzione, delle decadenze a carico dell’altro contraente, delle limitazioni alla facoltà di opporre eccezioni e alla tacita proroga o al rinnovo del contratto. 

Spedizione del contratto con posta assicurata

La parte conclusiva dell'iter contrattuale a distanza prevede la spedizione del documento firmato. Un passaggio delicato e importante e che, proprio per questo, deve essere portato a termine attraverso dei canali sicuri come la posta assicurata e per raccomandata con ricevuta di ritorno. In questo modo, infatti, il plico arriverà a destinazione senza nessun tipo di danneggiamento e in modo rapido. 

Il contratto firmato, comunque, dovrà essere spedito presso la sede legale della società con cui si sta concludendo l'accordo o alla residenza del privato. Al suo interno è bene apporre una lettera di accompagnamento in cui viene descritto il contenuto del plico, comunicando lo scopo di consegnare la copia originale del contratto firmato.

Richiesta copia del contratto firmato dalla controparte

Quando si firma un contratto di locazione a distanza è fondamentale poter dimostrare, da entrambe le parti, che la firma ci sia stata. Ecco perché è necessario richiedere una copia del documento con le firme apposte. 

Un caso specifico, poi, è rappresentato dalla presenza di una società di capitali come controparte. In questo caso ci si deve sincerare che la firma apposta sia quella del rappresentante legale o di un'altra figura societaria che abbia il potere di firma. Per controllare l’identità del rappresentante legale, dunque, si dovrà prendere visione della visura camerale della società depositata presso la Camera di Commercio.

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La firma elettronica

Nel caso in cui tutti questi passaggi possano essere visti come un deterrente o un ostacolo per concludere un contratto di locazione a distanza, è sempre possibile ricorrere alla firma online dei contratti per concluderne uno da remoto. Si tratta di un metodo utilizzato con sempre maggior frequenza per risparmiare tempo e denaro in spedizioni di documenti fisici. 

La firma elettronica garantisce anche un livello di sicurezza maggiore, visto che ogni transazione viene archiviata in modo crittografato e protetta da accessi non autorizzati. Ad oggi sono disponibili tre diverse tipologie: 

• FES - Firma elettronica semplice: è quella più comune e usata, ma è anche la più debole visto che non garantisce sull’identità di chi appone la firma;
• FEA - Firma elettronica avanzata: si tratta di un metodo più sicuro visto che richiede l’utilizzo di certificati qualificati emessi da Autorità di Certificazione accreditate. In questo modo è possibile ottenere una maggiore protezione legale in caso di disconoscimento di firma;
• FEQ - Firma elettronica Qualificata: è il metodo più sicuro. Questa, infatti, è l’equivalente firma autografa disciplinata dal Codice Civile.

Stabilite le varie opzioni, però, come può essere apposta una firma digitale? L'elemento essenziale è possedere un dispositivo elettronico generato dal fornitore. Qui è contenuto il cosiddetto certificato digitale. In sostanza si tratta di una smart card con chip integrato o una chiavetta USB. Il passo successivo, poi, è produrre la forma digitale del documento. Per una maggiore sicurezza, si consiglia sempre un formato statico, ossia non modificabile in futuro. Nello specifico, ecco i formati inseriti nella normativa: 

• CAdES (Advances Electronic Signature) per firmare qualsiasi tipo di file 
• PAdES (PDF Advanced Electronic Signature) per i file PDF
• XAdES (XML Advanced Electronic Signature) per i file in .xml

A questo punto, una volta installato uno dei software specifici, apporre la firma è veramente semplice. Inserito il PIN associato al dispositivo, infatti, si seleziona l’area del documento dove si desidera apporre la firma e si conferma l’operazione.

Le caratteristiche della Firma Elettronica Qualificata

Considerando il livello avanzato di questo tipo di firma, è bene soffermarsi sulle sue caratteristiche. Prendendo, dunque, come riferimento il Regolamento Europeo eIDAS, ecco i vantaggi più importanti di questo tipo di firma elettronica: 

• Processo di autenticazione: necessita dell'utilizzo di un certificato qualificato rilasciato da un Ente Certificatore accreditato come il Prestatore di Servizi Fiduciari
• Livello tecnologico: questo è definito e regolamentato in un testo normativo europeo
• Identificazione firmatario: viene utilizzato un dispositivo di firma affidabile come una Smart Card o un Token USB;

Per finire, poi, ha un alto livello di compatibilità tra sistemi diversi. In sostanza, dunque, si tratta di una firma forte che stabilisce un legame evidente con l’oggetto sottoscritto. Questo vuol dire che i dati contenuti nel certificato del titolare sono fortemente protetti e collegati alla firma stessa. E proprio per questo la legge richiede che la firma sia posta tramite un dispositivo controllato in modo esclusivo dal firmatario. 

Quando un contratto firmato a distanza è valido?

L'autenticazione e la validità di un contratto firmato a distanza è strettamente legata alla modalità di apposizione della firma e alla sua registrazione che può avvenire anche online. Partendo da questo presupposto, dunque, deve essere scelta con molta attenzione la giusta opzione per apporre la firma rispetto al documento che si sta convalidando. 

Dal punto di vista legale, dunque, si consiglia sempre di scegliere tra la firma Elettronica Qualificata e quella Avanza. Entrambe, infatti, hanno un valore maggiore e inoppugnabile rispetto alla Firma Elettronica Semplice. 

Questo, però, non è l’unico aspetto che deve essere considerato per rendere valido un contratto firmato a distanza. Essenziale, infatti, è che le parti interessate abbiano capacità di agire, abbiano espresso un consenso libero e consapevole, ci sia una causa lecita e la forma del contratto rispetti quella richiesta dalla legge.

Che valore ha la firma a distanza nelle controversie relativi ai contratti di affitto?

In caso di controversie relative a un contratto di locazione firmato digitalmente, la firma può essere utilizzata come prova. Essenziale, ovviamente, è che questa sia considerata giuridicamente valida. Per questo motivo si consiglia di apporre sempre la firma in calce su un documento cartaceo per poi spedirlo tramite posta o, se si preferisce risparmiare tempo, ricorrere alla firma Elettronica Qualificata. 

Il valore probatorio, però, dipende anche da altri fattori come la buona conservazione del documento e la presenza, eventuale, di testimoni o corrispondenza che attesti l’avvenuto accordo. 

Considerando tutto questo, dunque, si suggerisce di utilizzare una posta elettronica certificata per l’invio dei documenti e di non utilizzare mai una firma scannerizzata da apporre su un documento. In quel caso, infatti, non è previsto nessun valore legale e, quindi, anche nelle controversie legali non ha alcun tipo di peso andando ad annullare tutto il contratto.