Come concordare la riduzione del canone di locazione commerciale

Le clausole contenute all’interno di un contratto d’affitto sono figlie della contrattazione tra il proprietario e l’inquilino: quest’ultimo non può decidere per la riduzione del canone di locazione commerciale senza un nuovo accordo, che deve essere prontamente registrato, attraverso il Modello RLI, all’Agenzia delle Entrate. Il conduttore deve prontamente comunicare al locatore i problemi che sta affrontando e negoziare un nuovo importo: non deve, quindi, agire in modo unilaterale. È importante registrare la riduzione - dopo che è stata accordata - in modo che le imposte che si andranno a versare siano calcolate sul canone che viene effettivamente versato.

Canone di locazione commerciale, quando si può modificare

Sono due i motivi principali che possono determinare la modifica di un canone di locazione commerciale:

• l’adeguamento Istat, nel caso in cui sia stato previsto all’interno del contratto di affitto;
• un nuovo accordo tra il locatore ed il conduttore, che porta alla rinegoziazione dell’importo da versare.

Adeguamento Istat

Uno degli strumenti più utilizzati per modificare il canone di locazione commerciale è l’adeguamento Istat: serve ad aggiornare l’importo che il conduttore versa periodicamente al costo della vita. Non siamo davanti ad una vera e propria rinegoziazione degli accordi presi, ma a una clausola contrattuale standard, che ha le seguenti caratteristiche:

• ne devono sussistere le condizioni: la clausola deve essere inserita esplicitamente all’interno del contratto di affitto commerciale, così come è previsto dall’articolo 32, della Legge n. 392/1978. Nel caso in cui dovesse mancare, l'adeguamento non può avvenire in modo automatico;
• la misura entro cui adeguare il prezzo: l’adeguamento Istat si basa sulle variazioni dell’indice dei prezzi al consumo (il Foi). Quando vengono sottoscritti dei contratti commerciali standard (6+6), è possibile applicare una variazione massima pari al 75% dell’indice Istat. Quando i contratti dovessero avere una durata superiore (per esempio 7+6) o con un canone di locazione particolarmente elevato, la rivalutazione può arrivare al 100% dell’indice;
• richiesta: anche quando inserito nel contratto l'adeguamento Istat non avviene in modo automatico, ma deve essere richiesto espressamente dal locatore ogni anno. Eventuali arretrati possono essere richiesti solo dal momento in cui è stata presentata la domanda.

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Accordo tra le parti

Il proprietario dell’immobile e l’inquilino hanno, in qualsiasi momento, la possibilità di rinegoziare il canone di locazione commerciale. Indipendentemente dalle condizioni contrattuali sottoscritte originariamente:

• il nuovo accordo può prevedere una riduzione o un aumento del canone di locazione. In caso di difficoltà economiche momentanee o di una crisi economica, il conduttore può chiedere una riduzione temporanea;
• è necessario ottenere il consenso: qualsiasi modifica del canone prevede che entrambe le parti diano il proprio benestare. L'inquilino non può imporre un taglio dell’affitto e il proprietario non lo può aumentare unilateralmente (con la sola esclusione degli adeguamenti Istat);
• l’accordo di rinegoziazione deve essere formalizzato per iscritto e registrato presso l’Agenzia delle Entrate.

Chi ha diritto alla riduzione dell'affitto

Sono diversi i motivi che possono portare a richiedere la riduzione del canone di locazione commerciale. I più importanti sono legati ai problemi strutturali o ai vizi dell’immobile - come dei guasti o delle infiltrazioni - o degli eventi esterni che non sono prevedibili, come una crisi economica o una pandemia che riducono drasticamente l’attività. 

I motivi per chiedere la riduzione del canone legati all’immobile sono i seguenti:

• vizi dell’immobile: stiamo pensando a dei difetti che riducono l’idoneità al suo utilizzo, come le infiltrazioni d’acqua, la muffa, i problemi strutturali o i malfunzionamenti degli impianti elettrici o idraulici. Il problema deve essere comunicato tempestivamente al proprietario per iscritto, con una raccomandata o una Pec;
• criticità locali: lavori in corso destinati a durare molti anni - come può essere il cantiere della metropolitana - limitano l’accesso al locale e possono modificare le abitudini dei clienti, determinando un calo del giro d’affari.

I motivi economici e di mercato sono:

• contrazioni di mercato, nelle quali rientrano le crisi settoriali e generali, che hanno impattato pesantemente sull’attività commerciale;
• imprevedibilità e gravità economica: alcuni fattori esterni imprevedibili possono alterare l’equilibrio del contratto e la redditività dell’impresa;
• eccessiva onerosità sopravvenuta: situazioni straordinarie - come la recente pandemia che ha portato ad una serie di restrizioni - possono rendere il pagamento del canone di locazione eccessivamente oneroso rispetto ai benefici economici che il conduttore riesce ad ottenere.

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Come comunicare la riduzione del canone di locazione

La comunicazione della riduzione del canone di locazione all’Agenzia delle Entrate deve essere effettuata utilizzando il modello RLI (Richiesta di Registrazione Locazioni Immobili): l’istanza deve essere inoltrata preferibilmente in modalità telematica. I passaggi procedere sono i seguenti:

• deve essere sottoscritto nuovo accordo: attraverso una nuova scrittura privata o un’integrazione del contratto originale deve essere formalizzata la riduzione del canone di locazione. È necessaria la firma delle parti, che non devono essere autenticate. Ma è necessario conservare la documentazione;
• si accede ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate - tramite Spid o Carta d'identità elettronica - e si cerca il Modello RLI;
• la compilazione del Modello RLI prevede di selezionare la voce Adempimenti successivi, dove deve essere flaggata l’opzione Rinegoziazione del canone o Accordi di riduzione del canone, dove è necessario compilare le voce relativa alla nuova decorrenza;
• a questo punto si invia telematicamente il Modello RLI compilato. È necessario allegare una copia firmata della nuova scrittura privata/accordo firmato;
• costi: non sono previste delle spese per la riduzione del canone di locazione, né sotto forma di imposta di registro o di bollo;
• scadenza: la comunicazione deve essere effettuata entro 30 giorni dalla data in cui è scattato l’accordo per la riduzione.

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Riduzione del canone di locazione: il facsimile

Come abbiamo visto, il conduttore e il locatore possono concordare una riduzione del canone di locazione commerciale, ma devono redigere una scrittura privata, il cui fac simile è il seguente.

La seguente scrittura privata viene sottoscritta tra il locatore (inserire i dati anagrafici, l’indirizzo e il codice fiscale) e il conduttore (inserire i dati anagrafici, l’indirizzo e il codice fiscale).

Premesso che:

Lo scorso (inserire data) le parti hanno stipulato un contratto di locazione ad uso commerciale relativo all'unità immobiliare sita in: (indicare l’ubicazione dell’immobile).

Il contratto, per il quale è stato fissato un canone annuo pari a (inserire l'importo), è stato registrato presso l'Ufficio dell'Agenzia delle Entrate di (inserire gli estremi della registrazione).

Il Conduttore ed il Locatore hanno concordato una riduzione del canone di locazione a causa di (indicare motivazione, es. difficoltà economiche temporanee, crisi di mercato, ecc.).

Le parti convengono e stipulano quanto segue:

Articolo 1 - Riduzione del Canone

Le parti concordano che, a decorrere dalla data del (inserire la data) e fino al (inserire la data oppure: per tutta la restante durata contrattuale), il canone annuo di locazione precedentemente pattuito viene ridotto da (inserire l'importo concordato originariamente) ad euro (inserire il nuovo imposto).

Pertanto, il canone mensile sarà pari a (inserire il nuovo imposto).

Articolo 2 - Condizioni Invariate

Le altre condizioni pattuite all’interno del contratto di locazione originario sono confermate. Rimangono invariate anche le altre condizioni, patti e clausole, che non risultino essere in contrasto con la presente scrittura integrativa. 

Letto, confermato e sottoscritto in duplice originale.

Luogo, ______________ - Data, ______________

Il Locatore

______________________

Il Conduttore

______________________